お世話になった上司の定年退職。大事に育てた部下の転職。送別会を実際に開く際、幹事の方は案内状や案内メールをどのように書けば良いか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、案内状や案内メールの書き方について、初めての方でもわかるよう例文を交えて解説させていただきます。
案内状についてはテンプレートもご用意しておりますので、きっと具体的な作成イメージがわくでしょう。
ぜひ、ご参考いただき、送別会の案内状・案内メールの作成に活用してくださいね。
送別会の案内状・メールの書き方ポイント
案内の内容は、文書もメールも基本的には同じです。ただ、細かな部分で異なるケースがありますので、ぞれぞれの項目について解説します。また、いくつか注意点もあるので、ご参考ください。
案内状・メールに絶対に書くべき項目
①日付
案内状の作成日を記入します。和暦か西暦かは、会社でいつも使用している方にしましょう。
②宛名
「社員各位」「〇〇部各位」など、案内の対象を明記しましょう。
③差出人
通常、送別会の幹事の名前にします。
④件名
文書の場合は書面の左右中央に、やや大きな文字で、メールの場合は件名の欄に表記しましょう。
⑤案内文
送別会の主役、送別会の趣旨、送別会への参加を促す文章を簡潔にまとめましょう。
⑥別記
文書の場合は「記」として、日時や会場案内、会費などの必要事項を明記します。メールの場合は、＜詳細＞＜〇〇さん送別会＞などの小タイトルをつけても良いでしょう。
メールの場合、地図や会場のリンク先を貼付しておくと便利です。また、いずれも出欠の場合も、返答方法と締め切り日も記載しましょう。
⑦署名
メールの場合、最後に差出人の部署名やメールアドレスなどを記載しましょう。
案内状・メールを書くときの注意点
送別会の主役へは案内を分ける
送別会の主役には、会費や寄せ書きの依頼などについてを伏せるため、案内を分けます。また、丁寧な気持ちが伝わるよう、主役へのメッセージもひとこと添えるといいでしょう。
転職や寿退社は公表の範囲に配慮する
送別会の主役が転職や寿退社をする場合、どこまで公表しているのか確認した上で案内に記します。たとえば、転職先の会社や、結婚の予定そのものなど、案内に記載してよいかどうか配慮するのが大切です。
会費については内容を明記する
会費の案内では、内訳など何が含まれているのかを明記しましょう。たとえば、飲食代以外に花代やプレゼント代が含まれるなら、（花代・プレゼント代込みです。）とします。
【参考】送る時期について
余裕を持つ場合は2週間～1ヵ月前。遅くなってしまっても1週間前には送りましょう。
それまでに日程調整や会場探し等、事前に準備しておく必要があります。
※会場探しは無料で宴会場検索できる”会場ベストサーチ”もぜひ利用してみてください。
送別会の案内状に使える例文7パターン
異動で転勤になる場合の例文
〇〇各位
皆様、お疲れ様です。〇〇部の◇◇(幹事名)です。
このたび、〇月〇日付けで〇〇支社に異動されることになった
〇〇さんの今後の活躍を祈念し、送別会を行う運びとなりました。
ぜひ、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
参加費：5,000円(花代・プレゼント代込みの金額です)
参加できない方は〇月〇日(〇)までに、◇◇までご返答ください。
よろしくお願いいたします。
以上※メールの場合は署名
異動による転職の場合は、華々しく送り出したいので、ほかにも「前途を祝して」などの表現を使い、壮行会のようなニュアンスで書きましょう。
転職する場合の例文
皆様、お疲れ様です。〇〇部の◇◇(幹事名)です。
このたび、〇月〇日付けで〇〇部の〇〇さんが退職されることになりました。
つきましては、〇〇さんのこれまでの労をねぎらい、
今後のご活躍を祈念して送別会を開催したいと思います。
ぜひ、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
参加費：5,000円(花代・プレゼント代込みの金額です)
出席のお返事については、各部署で取りまとめ〇月〇日(〇)までに、
幹事◇◇までお知らせください。
よろしくお願いいたします。
以上※メールの場合は署名
社外への転職の場合、特に退職理由を明らかにする必要はなく、これまでの功労と今後の活躍について触れたものにしましょう。
定年退職をする場合の例文
皆様、お疲れ様です。〇〇部の◇◇(幹事名)です。
このたび、〇月〇日付けで〇〇部の〇〇さんが
定年退職されることになりました。
つきましては、〇〇さんの長年のご尽力に感謝し、
今後のご健勝を祈念しまして送別会を執り行います。
ぜひ、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
参加費：5,000円(花代・プレゼント代込みの金額です)
もし、参加できない方がおられましたら、
〇月〇日(〇)までに、◇◇までご返答ください。
よろしくお願いいたします。
以上※メールの場合は署名
定年退職の場合、年長者であり、会社への貢献度が大きいため、主役を敬うような一文を添えましょう。
寿退社する場合の例文
皆様、お疲れ様です。〇〇部の◇◇(幹事名)です。
このたび、〇月〇日付けで退職される〇〇部の〇〇さんの
送別会についてお知らせいたします。
皆様ご承知の通り、〇〇さんは〇月にご結婚されます。
そこで〇〇さんの門出を祝して、ささやかながら送別会を開催いたします。
ぜひ、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
参加費：5,000円(花代・プレゼント代込みの金額です)
参加できない方は〇月〇日(〇)までに、◇◇までご返答ください。
よろしくお願いいたします。
以上※メールの場合は署名
寿退社でも、もし主役が入籍の時期や転居先など「伏せてほしい」といった場合、周知させないようにしましょう。また、ほかには「ご健勝とご多幸を祈念して」という表現も使えます。
親しいメンバーだけに出すおもしろい例文
皆様、お疲れ様です。◇◇(幹事名)です。
このたび、〇月〇日付けで〇〇部の〇〇さんが
退職されることになりました。
もちろん、盛大な送別会を開催します！
ぜひ、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。
別れの涙がどれだけ溢れても対処できるよう、
ハンカチは余分に用意しておいてください！
また、各自で事前に二日酔い防止のドリンクを飲んでおいてください！
日時：〇月〇日(〇)19:00～涙が枯れるまで
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
参加費：5,000円(一次会の飲食代と花代の金額です)
どうしても参加できない方は〇月〇日(〇)までに、◇◇までご返答ください。
ちなみに、途中参加もOKなので、当日はいつでも幹事まで連絡ください。
よろしくお願いします。
親しいメンバーでの送別会なら、参加率を上げたり、参加予定者をワクワクさせたりできるユニークな案内を出しましょう。
社外の関係者へ出すビジネス例文
ビジネスレターの場合
株式会社〇〇
〇〇部 ■■課 □□様
平素よりお世話になっております。
さて、突然ではありますが、弊社〇〇部●●(敬称略)が、定年退職することとなりました。
つきましては、ささやかながら●●の門出を祝した宴を催したく存じます。
貴社にはこれまで、ひとかたならぬご尽力を賜り、長年おつきあいさせていただきました。
もし、お時間が許すようでしたら、ぜひご来会いただきたく、ご案内申し上げます。
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
ビジネスメールの場合
株式会社〇〇
〇〇部 ■■課 □□様
いつもお世話になっております。
さて、先日お伝えしていました〇〇部●●(敬称略)の送別会について
詳細が決定しましたので下記の通りご案内申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
当日のご参加、心よりお待ち申し上げます。
＜詳細＞
———————————————————
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
貴社よりご出席：▲▲部長、△△様
弊社より出席：●●課長、◆◆(上司)、◇◇(幹事名)
———————————————————
よろしくお願いいたします。
以上
署名
招待という形で案内する場合、会費は記載しません。また、出欠の返事は促さず、文書では案内のみにとどめ、メールを送る場合は事前に、電話か口頭で伝えておきましょう。
送別会の主役に出すシンプルなメール例文
同期や部下などの場合
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の◇◇です。
先日お声がけさせていただいた○○さんの送別会について
詳細が決まりましたので案内いたします。
＜詳細＞
———————————————————
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
———————————————————
当日は、よければ10分前に〇〇で待ち合わせて一緒に行きましょう。
ぜひ、気兼ねなく大いに飲んで食べてくださいね。
署名
上司の場合
〇〇部長
このたびは、ご定年、おめでとうございます。
長きにわたるご尽力に、心から感謝いたします。
また、並々ならぬご尽力に、厚くお礼申し上げます。
つきましては、〇〇部長の新たな人生の幕開けを祝し、下記の通り送別会の準備をさせていただいております。
ご多忙のこととは存じますが、ぜひとも、ご出席いただきますようお願い申し上げます。
———————————————————
日時：〇月〇日(〇)19:00～21:00
場所：居酒屋○○※メールの場合はリンクを貼る
———————————————————
署名
送別会の日時は主役の都合に合わせるため、事前に開催の旨を伝えて予定を合わせておき、詳細が決まってから、正式に案内をします。同期や部下の場合は親しみを込め、上司の場合は丁重な表現にしましょう。
まとめ
送別会の案内状・案内メールは、基本的なポイントと注意点を押さえれば、簡単に作成できます。ぜひ、送別会の趣旨に合わせて、本記事で紹介した例文を活用してご作成ください。
また、送別会の主役を気遣い、親しみや尊敬を込めたメッセージも添えてあげましょう。送る側が1人でも多く参加し、送られる側が晴れ晴れとした気持ちで出席できるよう、最適な案内をしてくださいね。
【参考】
送別会の際に「送別する上司や部下を感動して送り出したい！」といった方は下記の記事も併せてご参考ください。
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