忘年会・新年会ノウハウ

忘年会の案内状・メール例文集|ビジネス文から面白い案内メールまで

忘年会の開催が決まると必要なのが対象者への案内です。1人でも多くの参加者を募るためにも、書面やメールで適切にアナウンスしましょう。

本記事では、下記のように忘年会の案内状や案内メールについて例文を紹介します。社内向け・社外向けだけでなく、参加率を上げるユニークなものまでありますので、ぜひ、ご活用ください。
本記事を活用いただければ、きっと、忘年会の案内がスムーズにできますよ。

ぜひ、本記事をご活用いただき、忘年会の案内状・案内メールの作成にお役立てくださいね。

忘年会の案内状や案内メールに必要な項目

忘年会の案内状・案内メールを作成するにあたり、必要な項目を確認しましょう。フォーマットが異なるため、それぞれのポイントを分けて紹介します。

案内状

案内状は、以下の項目に沿って書面で作成します。社内向けと社外向けでニュアンスが異なりますので、後述の例文を参考に作成しましょう。
◆日付……案内状を作成した日
◆タイトル……忘年会のご案内など
◆案内文……忘年会開催のお知らせ
◆別記……日時や場所、地図、幹事名など
◆出欠について……期日や返信先など

案内メール

案内メールは、以下の項目に沿って作成します。後ほど紹介する社内向けと社外向けのほか、工夫を凝らしたユニークな例文を参考に作成しましょう。
◆件名……忘年会のご案内など
◆案内文……忘年会開催のお知らせ
◆別記……日時や場所、地図、幹事名など
◆出欠について……期日や返信先など
◆署名……部署名や氏名、アドレスなど
また日程調整については、調整さんなどのネットで無料利用できる日程調整ツールを使うとより効率よく調整できます。URLを送るだけで勝手にみんなが入力してくれるので、便利ですよ。

社内向け案内状の一般的な例文

社員 各位

令和■年■月■日
株式会社△△△△
◇◇◇部 〇〇〇

忘年会のご案内

今年も残すところわずかとなりました。そこで恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。 つきましては社内の親睦をはかり、来年に向けたさらなる飛躍への機会にしたいと存じます。 年の瀬を迎える中、ご多用とは存じますが楽しい企画も予定していますので、是非ご参加下さいますようお願い申し上げます。

日時 20××年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図 東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
会費 〇,〇〇〇円(当日、なるべくお釣りが出ないようご持参いただけると助かります)
幹事 総務部 □□□□  内線0000
誠に恐れ入りますが、〇月〇日までに部署ごとの出欠表を幹事まで提出して下さい。
・参加率を上げるため楽しいイメージがわくような文言を加えたり、参加者がスムーズに会場に到着するようアクセスを載せたりなどしましょう。

社外向け案内状の一般的なビジネス例文

株式会社〇〇 御中

令和■年■月■日
株式会社△△△
◆◆部 ◆◆◆

忘年会のご案内
拝啓 歳末の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 今年一年、格別のご厚情でお引き立ていただきましたこと心よりお礼申し上げます。 さて、このたび弊社では、恒例の忘年会を下記の通り開催する運びとなりました。 つきましては、日頃のご厚情へのご挨拶を申し上げたく、また新年のさらなる飛躍のため相互の親睦を深めたく存じます。 ご多忙中のことと存じますが、是非ともご出席を賜りますようご案内申し上げます。
日時 20××年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図
東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇 (地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
幹事 総務部 □□□□  電話 03-***-****(内線0000)
〒100-**** 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
尚、会場準備の都合上、誠に恐れ入りますが〇月〇日までに御出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
社外向けの場合は会費を記載しないのが一般的です。取引先の代表者など重役に出す場合はメールよりも案内状がよいでしょう。

社内向け案内メールの一般的な例文

件名:忘年会のご案内
社員の皆様、毎日お仕事お疲れ様です。 さて、今年も残すところあとわずかとなりました。 つきましては、恒例の忘年会が下記の通り決定しましたのでご連絡差し上げます。 今回、総務部□□が幹事を務めますのでよろしくお願いします。
日時 20××年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
会費 〇,〇〇〇円(当日、なるべくお釣りが出ないようご持参いただけると助かります)
当日は、豪華景品が当たるハズレ無しのビンゴ大会を企画しております。 お忙しいこととは思いますが、ぜひ奮ってご参加ください。 尚、忘年会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメール返信にて件名を変えずそのまま送信をお願いします。
……………………………………
総務部 □□(内線001)
E-mail:***@****.***.**
携帯 090-0000-0000
……………………………………
メールを早めに読んでもらって速やかに出欠の返信をしてもらえるよう、件名をわかりやすくしたり、返信方法をわかりやすく伝えたりしましょう。

社内向け案内メールの上司宛て例文

件名 忘年会について日程のご相談
■■部長殿 お疲れ様です。総務部の□□です。
ただいま、毎年恒例の忘年会を企画しております。
ご多用とは存じますが、ぜひ■■部長にご参加いただきたいと思っております。
〇月〇日~〇日の中で■■部長のご都合がつく日はございますでしょうか? 大変お手数ですが、ご都合のつくお日にちを来週中に□□までお知らせいただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
……………………………………
総務部 □□(内線001)
E-mail:***@****.***.**
携帯 090-0000-0000
……………………………………
できるだけ口頭で事前に予定を確認しておき、日程を知らせる旨を伝えておきましょう。メールは口頭で確認できない場合に活用しましょう。

社外向け案内メールの一般的な例文

件名:弊社忘年会へ是非お越しください
株式会社〇〇 ●●様
平素より大変お世話になっております。
■■株式会社 総務部□□と申します。
師走の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
今年一年、格別のご尽力でお引き立ていただきましたこと、心よりお礼申し上げます。
さて、弊社では、日頃よりご尽力をいただいております皆様方と親睦を深めたく、下記の通り恒例の忘年会を予定しております。
つきましては、貴社の皆様にはご多用とは存じますが何卒ご出席いただけますようお願い申し上げます 。
日時 20××年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
誠に恐れ入りますが、準備の都合がございます関係で〇月〇日(〇)までに、ご参加いただけます皆様をこちらのメール返信にてお教えいただきましたら幸いです。
よろしくお願いいたします。
……………………………………
総務部 □□(内線001)
E-mail:***@****.***.**
携帯 090-0000-0000
……………………………………
・ビジネスメールにふさわしい時節の挨拶や日頃の感謝などを述べ、参加を促すための丁寧な文章を作成しましょう。
・人数が多くなるのであれば、調整さんなどの調整ツールのご利用もおすすめです。

社外向け案内メールの親しい関係者宛て例文

株式会社〇〇 ●●様
忘年会のご案内
いつもお世話になっております。
今年一年、格別のご支援でお引き立ていただきましたこと心よりお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、恒例の忘年会を下記の通り開催する運びとなりました。
つきましては、●●様とさらなる親睦を深めたく、ご多忙中のことと存じますが、是非ともご出席いただけますと幸いです。
日時 20××年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図
東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
……………………………………
営業部 □□(内線001)
E-mail:***@****.***.**
携帯 090-0000-0000
……………………………………
取引先でも、日頃から交流のある親しい相手などに出す場合は親しみのある案内メールでもよいでしょう。ただし、基本的には会費を記載しないのがベターです。

案内メールのちょっと面白い例文

件名:【緊急企画】笑い納めの仰天忘年会が開催決定!
今年も残すところあとわずかとなりました。
そこで、毎年恒例の忘年会を下記の通り開催したいと思います。
今年はなんと、〇〇忘年会を企画!
一年の笑い納めとして、どしどしご参加ください。
また、特別ゲストとして□□が登場しますので、参加しないと損をするかもしれません!
全員で大いに盛り上がり、楽しく新年を迎えましょう!
日時 20××年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇 1-1-1
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
(地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分)
会費 〇,〇〇〇円(当日、なるべくお釣りが出ないようご持参いただけると助かります)
当日は、大熱唱必至のカラオケ大会も企画しておりますので楽しみにしていてください。
尚、忘年会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメール返信にて□□までご回答をお願いします。
……………………………………
総務部 □□(内線001)
E-mail:***@****.***.**
携帯 090-0000-0000
……………………………………
忘年会の企画を全面に出し、件名をキャッチーにしたり案内文をにぎやかにしたりしましょう。たとえば、企画のテーマを仮装・コスプレなどにし、誰かをサンプルに写真を撮ってゲスト画像として貼付するのもおすすめです。

案内以外の幹事の仕事もチェックしよう

ここまで、すぐに使える忘年会の案内状・案内メールの例文を紹介してきました。ぜひ、本記事の例文を参考にして、忘年会のスムーズなアナウンスにご活用ください。
忘年会の幹事さんは、ゲームの景品選びも仕事。詳しくまとめている記事がありますので、こちらも参考にしてみてください。
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