セミナー後の懇親会については、主催者にも参加者にも気になることがあるのではないでしょうか。
「セミナー後に懇親会を開催するべき？」
「セミナー後の懇親会に参加するべき？」
「セミナー後の懇親会の準備やマナーは？」
このような、セミナー後の懇親会にまつわる疑問や課題を本記事で解決しましょう！
- セミナー後に懇親会を開催する目的とメリット
- セミナー懇親会の流れや当日までの事前準備
- セミナー懇親会におけるマナーや費用の扱い
ぜひ、本記事を参考にしながら、これからの準備や当日のマナーにお役立てください！
セミナー後に懇親会を開催する目的
ここでは、セミナー後に懇親会を開催する目的を確認しておきましょう。
- ●セミナー講師との対話
- ●参加者同士の交流
それぞれのポイントを解説します。
セミナー講師との対話
セミナー後の懇親会は、講師と直接対話できる貴重な機会です。
セミナー中にできなかった質問や実務的な疑問を気軽に相談でき、セミナーで学んだことへの理解を深められます。
また、セミナーでは聞けなかった講師の経験談に触れることで、参加者が新たな学びや意欲を得られる点も大きな目的です。
参加者同士の交流
同じテーマに関心のある参加者同士が交流することで、活発な名刺交換や情報共有などが可能になります。
また、懇親会を通じて新しい関係性が生まれたり、懇親会で出会えなかった人ともつながったりなど、参加者の人的ネットワーク拡大につながることもあるでしょう。
セミナー後に懇親会を開催するメリット
ここでは、セミナー後に開催される懇親会のメリットを主催者と参加者にわけて確認しておきましょう。
主催者のメリット
セミナーでは、講師からのレクチャーやアドバイスなどに多くの時間があてられます。
したがって、参加者の意見や感想を聞いたり、参加者と主催者が交流したりする場として設けられるのが懇親会です。
アンケートや体験レポートだけではつかめない参加者の率直な「声」を聞くことで、今後の事業改善や新規サービスのヒントがつかめるメリットもあるでしょう。
参加者のメリット
セミナー中でも質問やディスカッションの時間は設けられるかもしれませんが、あくまでもセミナー内のプログラムですから緊張があります。
しかし、懇親会はセミナーと違ってカジュアルな雰囲気になりますので、参加者が講師や主催者、ほかの参加者と交流しやすいのが大きなメリットです。
また、同じ分野に関心のある参加者とネットワークを築けるため、ビジネス上の新しいつながりや協業のきっかけにもなります。
セミナー後に開催される懇親会の流れ
ここでは、セミナー後に開催される懇親会の一般的な流れを確認しておきましょう。
- 開会宣言
- 開会の挨拶
- 乾杯
- 食事・歓談
- 余興
- 参加者の挨拶
- 中締めの挨拶
- 閉会宣言
懇親会のプログラムはセミナーのテーマや参加者層などに合わせて変わりますので、ひとつの参考にしてください。
セミナー懇親会を開催するための準備
これからセミナー懇親会を開催される主催者の方には、当日までの事前準備について解説します。
- ●会場を手配する
- ●プログラムを決める
- ●参加者に案内する
- ●進行表を作成する
- ●挨拶をお願いする
それぞれの準備項目についてポイントを確認していきましょう。
会場を手配する
セミナー後の懇親会は、参加者の負担を考慮して移動の少ない会場がおすすめ。
たとえば、セミナー会場と同じ場所、あるいは同じ施設内の飲食店や宴会場など。
場合によっては、ケータリング形式で食事を提供してもよいでしょう。
プログラムを決める
セミナーのテーマや参加者に合わせ、懇親会のプログラムを決めましょう。
一般的には名刺交換や座談会などが行われますが、参加者を盛り上げるコンテンツを企画するのもおすすめ。
たとえば、参加者同士の交流が活発になるようなゲームやチームビルディングのためのグループワークなど。
懇親会の企画についてまとめた関連記事もありますので、よければ合わせてご参照ください。
参加者に案内する
セミナーの参加者へは、セミナー後に懇親会が開催されることも案内しておきましょう。
セミナーの詳細とともに、会場や開始時間、会費などを通知した上で出欠管理をすることもポイント。
案内は、参加者の立場や参加者との関係に合わせ、ビジネスマナーに沿った案内状か案内メールで送ります。
懇親会の案内については、詳しく書かれた関連記事がありますので、合わせてご参照ください。
進行表を作成する
懇親会がスムーズに運ぶよう、当日の進行表を作成しましょう。
プログラムを時系列でまとめたタイムテーブルのほか、タイムテーブルに沿って作業フローと役割分担をまとめたタイムスケジュールや司会の台本などがあると便利です。
進行表の作成に役立つ関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
挨拶をお願いする
懇親会では、要所要所で挨拶の場面があります。
一般的な挨拶の場面
○乾杯の挨拶（立場が3番目の人）
○締めの挨拶（立場が2番目の人）
○来賓の挨拶（複数の場合は代表者）
懇親会のテーマや規模などによって適任者は調整してかまいませんので、挨拶をする人同士の立場のバランスも考えながら検討しましょう。
尚、懇親会の挨拶シーンに役立つ司会のセリフや適任者に挨拶をお願いするときの依頼メールについては、別の関連記事をご参照ください。
セミナー懇親会におけるビジネスマナー
セミナー後の懇親会とはいえ、ビジネスにまつわるテーマであればマナーにも配慮したいものです。
せっかくの機会で失礼のないよう、ここではセミナー懇親会におけるビジネスマナーについて解説します。
- ●名刺は多めに用意して名刺交換は丁寧に
- ●ふさわしい服装はオフィスカジュアルで
- ●お礼メールを相手の立場に合わせて送る
それぞれのマナーについてポイントを確認していきましょう。
名刺は多めに用意して名刺交換は丁寧に
セミナー後の懇親会では、主催者も参加者も名刺交換を行いますので、途中で切らさないよう多めに用意しましょう。
また、相手の名刺は丁寧に受け取り、すぐに閉まったり、テーブルに置きっぱなしにしたりせず、会話の中で相手の名前を呼ぶようにしましょう。
ふさわしい服装はオフィスカジュアルで
セミナー懇親会での服装は、スーツを基本としたオフィスカジュアルが適しています。
→例：ジャケットありでネクタイの有無を調整。
→例：ノーカラーやノーボタンのジャケット可。
オフィスカジュアルの場合、式典や社員総会に出席するときほどのフォーマルさは要りません。
しかし、ビジネスシーンにふさわしい「品格」や「きちんと感」は心がけましょう。
懇親会の服装については、詳しく書かれた関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
お礼メールを相手の立場に合わせて送る
セミナー懇親会後は、お礼メールを送るのがビジネスにおける好ましいマナーです。
たとえば、参加者から講師や幹事へ、あるいは主催者から参加者へなど、立場に合わせたメールを送りましょう。
お礼メールを送ることで、相手との関係性が強化できたり、次回以降の連絡が取りやすくなったりするため、今後のパートナーシップにおいても大切なマナーです。
懇親会後のお礼メールについては、書き方やマナー、パターン別の例文などをまとめた関連記事がありますので、よければご参照ください。
セミナー懇親会にかかった費用の暫定科目
セミナー懇親会にかかった費用については、「どの科目で計上すればいい？」「会社負担になるの？」など、主催者も参加者も扱いが気になるかもしれません。
セミナー懇親会に充てた費用は「誰が負担するか」「どういう目的か」で勘定科目が変わりますので、「主催者」と「参加者」にわけて確認していきましょう。
主催者の場合
└社内のみは福利厚生費や交際費、飲食費
└社外の人が参加するなら交際費や飲食費
└ 交際費（接待・会食扱い）
└ 福利厚生費（慰労・親睦を目的）
└ 原則 交際費（接待・親睦を目的）
主催者の場合は、社内のみでの開催かどうかも暫定科目の判断基準となります。
参加者の場合
└交際費、飲食費、研修費、会議費など
※場合により福利厚生費
参加者の場合は、参加理由が個人的なものか、あるいは業務の延長なのかによって、暫定科目の判断基準がわかれます。
また、社内行事の一環として社員全員が参加する場合は福利厚生費に充てられる可能性もあります。
ただし、参加理由が個人的なものである場合は単なる個人の飲食費ですので、経費として計上できません。
懇親会の暫定科目については、条件や税制改正などを含めて詳しくまとめた関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
まとめ
セミナー後に懇親会を開催する目的は、「セミナー講師との対話」と「参加者同士の交流」です。
また、主催者にとっては、アンケートや体験レポートだけではつかめない、参加者の率直な「声」が聞けるほか、今後の事業改善や新規サービスのヒントがつかめるメリットがあります。
一方で、参加者にとっては、講師や主催者、ほかの参加者と交流できるだけでなく、同じ分野に関心のある参加者とネットワークが築けてビジネスチャンスにつなげられるきっかけにもなります。
そして、主催者であっても参加者であっても、せっかくの機会を有意義なものにするためビジネスマナーを意識することも大切です。
- ●名刺は多めに用意して名刺交換は丁寧に。
- ●ふさわしい服装はオフィスカジュアルで。
- ●お礼メールを相手の立場に合わせて送る。
さらに、主催者の方に向けては、セミナー懇親会の流れや事前準備についても解説しました。
ぜひ、本記事を参考にしながら、これからの企画や準備、当日のマナーにお役立てください！