懇親会の案内をするにしても書き方やマナーがわからないと困りますよね。
どのような参加者に向けた懇親会かによって文面も変えたいところです。
本記事では、懇親会の案内状や案内メールがすぐ作成できるよう、書き方や例文を紹介します。
ぜひ、本記事を参考にして予定している懇親会に合った案内状や案内メールを作成してください。
懇親会の案内状・案内メールの書き方
懇親会の案内を書面での案内状にするかメールにするかで書き方が違ってきますので、それぞれポイントを確認していきましょう。
案内状の書き方
- 日付……書面での案内状には必須。
- 宛名……案内の対象者を明記します（左寄せ）。
- 差出人……懇親会の幹事の名前を記載します（右寄せ）。
- 案内文……挨拶や参加へのお願いを「拝啓」「敬具」でまとめます（中央）。
- 別記……「記」として必要事項（詳細は下記）を記載し「記」で締めます。
- 出欠……返答方法や返信先、締め切り日を記載します。
※必要事項
開催日時、開催場所（アクセス）、会費（金額・集め方）、出欠の締め切り、キャンセル規定、問い合わせ先（担当者の連絡先）
案内メールの書き方
- 件名……懇親会の案内とわかる内容。
- 宛名……案内の対象者を明記します。
- 差出人……懇親会の幹事の名前を記載します。
- 案内文……挨拶や参加へのお願いをまとめます。
- 概要……必要事項（詳細は下記）を記載します。
- 出欠……返答方法や返信先、締め切り日を記載します。
- 署名……最後に差出人の部署名やメールアドレスなどを記載します。
すべて左に揃え、書面のような字下げはしません。
※必要事項
開催日時、開催場所（公式HP・地図・マップURLなど）、会費（金額・集め方）、出欠の締め切り、キャンセル規定、問い合わせ先（担当者の連絡先）
懇親会の案内状・案内メールのケース別例文
ここでは、懇親会の案内状や案内メールに使える例文を紹介します。
ビジネス向け（社外・社内）、くだけた一般向けのケース別になっていますので、必要に応じてカスタマイズしながらご活用ください。
ビジネス向け（社外）の案内状
20××年○月○日
■■株式会社
□□□□様
■■株式会社
営業部□□□□
懇親会のご案内
謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではお取引様との親睦を深めるため、恒例の懇親会を下記の通り開催する運びとなりました。つきましては、□□様とのさらなる親交を深めたく、ご多忙中のことと存じますが、是非ともご出席いただけますと幸いです。
敬具
～記～
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●●（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
住所 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては会費のご負担をお願い致します。
ご出席の回答は〇月〇日（曜日）までに幹事（営業部□□/000‐0000‐0000）まで、ご連絡ください。
尚、ご不明な点やご質問がございましたらお気軽に幹事までご連絡くださいますよう重ねてお願いいたします。
以上
ビジネス向け（社外）の案内メール
懇親会のお知らせ（件名）
取引先各位
いつもお世話になっております。
株式会社■■■■総務部 山田花子と申します。
さて、弊社ではお取引様との親睦を深めるため、恒例の懇親会を下記の通り開催する運びとなりました。つきましては、皆様とのさらなる親交を深めたく、ご多忙中のことと存じますが、是非ともご出席いただけますと幸いです。
《概要》
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては会費のご負担をお願い致します。
懇親会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメールの件名を変えず、そのまま返信をお願いいたします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部□□□□（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますよう重ねてお願いいたします。
署名
ビジネス向け（社内）の案内メール
懇親会のお知らせ（件名）
社員各位 ※上司の場合は○○部長など個別に。
総務部の山田花子です。
皆様、日々の業務お疲れ様です。
このたび、社内の交流を深めるべく、開催する運びとなりました。
ご多忙のこととは存じますが、皆様、ぜひ、ご参加いただきますようお願いいたします。
《概要》
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては会費のご負担をお願い致します。
懇親会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメールの件名を変えず、そのまま返信をお願いいたします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部□□□□（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますよう重ねてお願いいたします。
署名
くだけた一般向けの案内状
20××年○月○日
□□□□様
幹事 山田花子
懇親会のお知らせ
益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび○○○○懇親会を開催することとなりました。
皆様のお越しを心よりお待ち申し上げます。
～記～
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●●（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
住所 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては会費のご負担をお願い致します。
ご出席の回答は〇月〇日（曜日）までに幹事 山田花子/000‐0000‐0000まで、ご連絡ください。
以上
くだけた一般向けの案内メール
懇親会のお知らせ（件名）
メンバーの皆様（必要に応じて個人名）
いつもお世話になっています。山田花子です。
さて、来る20××年○月○日（曜日）
メンバー同士での交流を深めるため懇親会を開催します。
参加ご希望の方は〇月〇日（曜日）までに、
こちらのメールの件名を変えずご返信ください。
ぜひ、お気軽にお誘い合わせの上、
ご参加いただきますようお願い致します。
《概要》
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 4,000円（当日受付にて）
キャンセルに関して：3日前以降のキャンセルにつきましては会費のご負担をお願いします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら幹事 山田花子（000‐0000‐0000）までご連絡ください。
幹事名
懇親会の案内状・案内メールを送るときの注意点
懇親会の案内状や案内メールを送るときは注意したいマナーがあります。
- ご案内のタイミングに気をつける
- 懇親会の目的をはっきりと伝える
- 相手が返信しやすいよう配慮する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ご案内のタイミングに気をつける
ご案内は開催1～2か月前には届くようにし、遅くても２～３週間前には必着しておきましょう。相手の都合やスケジュール調整に配慮するほか、当日に向けた準備や会場への報告などをスムーズにするためです。
懇親会の目的をはっきりと伝える
懇親会にも目的がありますので、親睦を深めるものなのか、日頃の労をねぎらうものなのか、情報交換の場にするのかなど、はっきり趣旨を伝えましょう。どのような目的かが曖昧だと参加率を下げたり、参加者を無駄に緊張させたりするからです。
相手が返信しやすいよう配慮する
懇親会の案内で大切なのは出欠管理ですので、相手が返信しやすいよう案内の方法によってわかりやすくしておきましょう。
書面の場合は返信先の電話番号や担当者名を明記するか返信用ハガキを同封し、メールの場合は返信先アドレスを通知し、ハガキの場合は返信用のハガキの付いた往復ハガキで送るなど、できるだけ相手の手間や負担を減らすのがポイントです。
懇親会の案内状や案内メールはマナーに沿って作成を
懇親会の案内は趣旨や参加者によってふさわしい文面で行いましょう。また、案内状、案内メール、ハガキなど案内の方法を使い分け、出欠管理では相手が返信しやすいよう返信先や返信期日を明記して負担なく対応できるような配慮も必要です。
相手の都合やスケジュール調整も考慮して1～2か月前には案内を届けておくのも大切なマナー。どのような懇親会なのか目的をはっきり伝え、相手が参加しやすい案内も心がけましょう。
ぜひ、本記事で紹介した書き方パターンやケース別の例文を参考に、予定している懇親会に合わせた案内を作成してくださいね。