大学謝恩会の会費相場・会費の決め方・会計報告など予算まとめ

大学謝恩会の開催が決まって悩むのが、会費や必要経費などの「予算」ではないでしょうか。

「謝恩会の会費はいくらくらい？」
「会費の予算は飲食代だけでいい？」
「会費はどうやって集めればいい？」

このような、大学謝恩会の予算にまつわる疑問や課題を本記事で解決しましょう！

◆この記事でわかること

1. 大学謝恩会の会費相場や会費の内訳について
2. 会費金額の決め方や会費の徴収方法について
3. 会費の抑え方や参加者への会計報告について

会費設定だけでなく、会費徴収や会計報告、会費予算の抑え方についてもまとめています。

ぜひ、本記事を参考にしながら、これからの準備や参加者への周知にお役立てください。

大学謝恩会｜会費の金額相場

大学謝恩会の平均的な会費相場は10,000円〜15,000円です。

どのような会場で開催するかによって幅がありますので、一例を紹介しましょう。

また、立食や着席、ビュッフェ、コース、ケータリングなど食事スタイルによっても差があります。

いくらの会費が妥当なのかは謝恩会の規模によって異なるため、運営メンバーで話し合いながら決定しましょう。

大学謝恩会｜会費に含まれる予算

大学謝恩会の会費に含まれる予算には以下のものがあります。

1. 飲食代（先生分を追加する場合あり）
2. 会場費（プランに含まれる場合あり）
3. 先生へのプレゼント代（花、記念品）
4. 予備費（備品や直前キャンセルなど）

まずは会費設定のイメージがわくよう、いくつか先生の飲食代を含まないパターンでシュミレーションしてみましょう。

あくまでもシュミレーションですので、参加人数に応じて調整したり、予算配分を変更したりして妥当な会費や内訳を検討しましょう。

景品を用意する場合は？

もし、謝恩会でゲームやビンゴの景品を用意するなら、参加人数の3割～4割ほどの数を手配します。

また、景品のグレードを「豪華」「標準」「安価」の3段階にわけてバランスよく揃えるのもポイントです。

それぞれの内訳ごとに予算の立て方ポイントも解説しますので、会費設定の参考にしてください。

飲食代

飲食代は提供スタイルによって幅があるため、大学謝恩会の定番会場であるホテルを例に見ていきましょう。

提供スタイルの例

立食にはビュッフェのほかにトレイサービスやワゴンサービスなどがあり、メニューのグレードによっても差が出ます。

ビュッフェは着席でも利用できますし、卓盛り料理や個別のコース料理なども対象となりますので、いずれにしても予算に合うプランから選びましょう。

また、ドリンクの種類や飲み放題の有無などについても考えながら飲食代の予算を立てるのがポイントです。

もし、先生を招待制にする場合は、先生の分の飲食代も会費に含まれますので、予算を組むときは漏れなく計上しましょう。

会場費

会場費は、飲食代や宴会プランに含まれている場合もありますが、会場によっては別途発生する場合がありますので事前に確認しておきましょう。

また、会場側が最低保証料金を設定している場合は、参加人数に関わらず一定の金額を支払わなければ利用できませんので、合わせて利用規約を確認したり、お店の人にたずねたりしましょう。

会場費の例

先生へのプレゼント代

たとえば花束や記念品など、先生へのお礼や感謝のしるしとしてプレゼントを贈る場合に必要な予算です。

先生へのプレゼント代の相場は先生1人につき5,000円～10,000円ですが、謝恩会の規模や先生の人数に合わせて調整してかまいません。

記念品の例

予備費

謝恩会に必要な備品や謝恩会当日のハプニングに備え、いくらか予備費を確保しておきましょう。

予備費の例

ただし、会費が高くならないよう、予備費の予算を膨らませすぎないのもポイントです。

大学謝恩会｜会費の徴収について

大学謝恩会の会費が決定したら、参加者からの徴収について確認していきましょう。

• ●会費徴収は事前に案内して当日に行う
• ●会費の徴収方法も参加者に案内しておく
• ●先生を招待制にするか会費制にするか決める
• ●謝恩会に参加しない人への扱いに注意する
• ●当日に予算が余ったときの対処を考えておく

それぞれのポイントを解説します。

会費徴収は事前に案内して当日に行う

会費徴収を前日までに行うとなると、お金の管理や徴収漏れなどの懸念があるため、当日の受付で行うのがよいでしょう。

また、参加者が「いつ会費を払うの？」と悩まないよう、謝恩会の案内とともに受付での支払いを通知しておくのもポイントです。

会費徴収の方法も参加者に案内しておく

謝恩会の参加者が「ご祝儀袋に入れるべき？」「封筒で渡すのがいい？」と会費の支払いで困らないよう、徴収方法を事前に案内しておきましょう。

たとえば、「会費は、当日の受付にてお預かりします。ご祝儀袋や封筒は必要ありませんので、そのまま現金をお渡しください。」などと通知しておくとよいでしょう。

また、「会費のお札は新札でなくてもかまいませんので、できるだけお釣りが出ないようにご用意いただけると嬉しいです。」と添えておくと、より丁寧な案内ができます。

先生を招待制にするか会費制にするか決める

大学謝恩会は先生に感謝を伝えるために開催するものですから、先生からの会費徴収をしないのが基本です。

しかし、先生から寸志として会費に相当するお金を渡されることがあります。

もし、先生から寸志を受け取った場合は丁重にお礼を述べるほか、改めてお礼状を出したり、会場への支払いに充てたりしましょう。

ただ、先生を招待制にすると寸志の扱いや会費設定に悩むかもしれませんから、先生に会費制で参加してもらうのも「あり」です。

たとえば、イベント名を「卒業パーティー」「卒業祝賀会」などにすると、先生に余分な気遣いをさせません。

また、先生への案内状や案内メールに「尚、先生方が過分なお気遣いをなさらないよう、先生方にも会費制でご参加いただければと思います。よろしくお願いいたします。」と添えておくと先生に寸志の用意をさせないで済みます。

謝恩会に参加しない人への扱いに注意する

実は、「謝恩会に参加していないのに会費を払わされた」という不満の声は少なくありません。

不参加の人からも会費を徴収するかどうかは学校や運営メンバーによって異なります。

やはりトラブルは避けたいですから、事前に方針を決めておき、事前の周知を徹底しましょう。

参加しない人への対応例

謝恩会の規模や長年の慣習を考慮しながら検討することもポイントです。

直前キャンセルは会場への全額支払いが発生するため、案内とともにキャンセル料やキャンセル期日についても通知しておくようにしましょう。

当日に予算が余ったときの対処を考えておく

もし、集めた会費が支出を上回ったり、先生から寸志を受け取ったりして予算が余った場合は、いくつかの方法で対処しましょう。

余った予算への対処例

当日でもスムーズに対応できるよう、いくつかのパターンを考えておくとよいでしょう。

大学謝恩会｜会費の予算を抑えるには

大学謝恩会の参加者を増やすためにも、予算を抑えて妥当な会費を設定しましょう。

• ●会場選びやプランを工夫する
• ●食事のスタイルやグレードを見直す
• ●先生へのプレゼント代を再検討する

ここでは、会費予算の抑え方のコツを紹介しますので、これからの予算組みにご活用ください。

会場選びやプランを工夫する

同じ会場でも、曜日や参加人数によって料金が変わりますので、キャパやプランだけで決めないようにしましょう。

また、予約時期や予約前の交渉、会場ごとのサービス比較も予算を抑えるときの大切なポイントです。

どんな工夫をする？

食事のスタイルやグレードを見直す

たとえば、「着席×コース」から「着席×ビュッフェ」や「立食×ビュッフェ」と食事のスタイルやグレードを見直します。

また、「立食×ビュッフェ」でも、オードブルやライトフードを中心にしたり、飲み放題をソフトドリンクのみにしたり。

あるいは、大学構内やレンタルスペースなどの会場でケータリングを利用するという方法もあります。

同じ会場でも食事のスタイルやグレードによって予算に幅がありますから、予算に合わせた提案をお願いしてもよいでしょう。

先生へのプレゼント代を再検討する

先生へのプレゼントは豪華でさえあれば喜ばれるというものではありません。

大切なのは「気持ち」ですから、花束だけにしてボリュームを出したり、卒業生で手作りにチャレンジしたり、心温まる寄せ書きを作成したり、先生へのプレゼントそのものを再検討しましょう。

予算を抑えることだけにこだわらず、先生に伝えたいメッセージからプレゼント内容を考えると、金額では計れないアイデアが浮かぶはずです。

大学謝恩会｜参加者への会計報告

大学謝恩会の後は、参加者へのマナーとして会計報告をするようにしましょう。

会計報告のテンプレ例

会計報告を参加者全員に後日届けるのは大変な作業ですから、できれば当日の散会とともに渡せるよう準備しておきましょう。

会計報告の手順

1. 報告書を可能な範囲で作成しておく。
2. 支払い後に領収書をコピーして添付する。
3. 収支が確定したらプリントアウトする。

会場内や周辺でコピーできる場所を調べておき、コピー代を収支に含めておきましょう。

スマホやパソコンでも作成できるツールを活用すれば、当日でもスムーズに配布できます。

まとめ

大学謝恩会の平均的な会費相場は10,000円〜15,000円です。

どのような会場で開催するか、また、食事スタイルによっても幅がありますので、参加人数やイベント内容に合わせて適切な会費を設定しましょう。

また、大学謝恩会の会費に含まれる予算には以下のものがあります。

1. 飲食代（先生分を追加する場合あり）
2. 会場費（プランに含まれる場合あり）
3. 先生へのプレゼント代（花、記念品）
4. 予備費（備品や直前キャンセルなど）

先生の飲食代は招待制にするか会費制にするかで変わる点も考慮しながら検討しましょう。

ほかにも、会費の徴収や扱いについて以下のポイントを解説しました。

• ●会費徴収は事前に案内して当日に行う。
• ●会費の徴収方法も参加者に案内しておく。
• ●謝恩会に参加しない人への扱いに注意する。
• ●当日に予算が余ったときの対処を考えておく。

さらに、本記事では会費予算の抑え方や会計報告の方法も紹介しましたので、これからの準備や参加者への周知にお役立てください。

尚、大学謝恩会についての基礎知識や幹事の仕事については関連記事をご参照ください。

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