「デキる幹事」が送別会で必ずやっている46の仕事と成功させるポイント

上司から急に”送別会の幹事”を任され、「はじめて幹事をするから正解がわからなくて心配」「上司にがっかりされたらどうしよう…」とお悩みではないでしょうか?

それらの不安は、デキる幹事が必ず押さえている事前準備や当日進行のポイントを知れば、すっきり解決できます。

この記事では、年間30万人の幹事様をサポートする会場検索サイト『会場ベストサーチ』が送別会幹事の仕事”を網羅的に解説。

その経験をもとにまとめた46項目のチェックリストと共に、デキる幹事が実践している事前準備と当日進行例について説明します。

この記事をもとにすれば、「今年の幹事はデキるヤツだった」と上司に一目置かれる会をつくれるでしょう。

それではさっそく、送別会のためにやるべきことを『前日』・『当日』・『翌日』の3段階で紹介していきます。

送別会幹事がやるべき前日までの準備

チェックリストで準備を始める前に、送別会の準備の全体像について確認しておきましょう。絶対に欠かせない準備項目の一覧はこちら。

この全体像を頭に入れつつ、各項目の準備を進めていきましょう。

今すぐ使える46項目のチェックリスト

 

▼送別会幹事のための46項目のチェックリスト

46項目を網羅したチェックリストです。「日程調整」「会場候補リストの作成」「挨拶の依頼」などタスクごとに進捗状況がチェックできます。
担当者やステータス状況も書き込めるので、チームの共有進行表としてもお使いください。

ダウンロードはコチラ

この記事を読んでから準備に取り掛かる際は、これを参考にしてみてください。それでは以下から、各項目の詳細について1つずつ説明していきます。

段取りの把握

一番最初に、幹事がやるべき準備は何なのかを把握するところから始めましょう。

送別会の幹事はやることが意外とたくさんあります。


抜け漏れがないよう上記のチェックリストなどを利用して準備を進めていきましょう。

チームをつくる

幹事を任されたら、送別会の規模に応じて2~3人のチームを作りましょう。

人数が多すぎると情報をまとめるのに余分な時間がかかるため、適切な人数で編成します。

チームができたら役割分担を決め、打ち合わせをしたりなど、情報を共有しながら進めて行きましょう。

情報共有には以下のような方法が便利です。

グループLINEを作って情報共有を行う

Googleスプレッドシートでチェックリストを作って全員で確認出来るようにする

上でダウンロードできる46項目のチェックリストを、Googleスプレッドシートに貼ると便利です。共有で観覧・編集できるよう設定すれば、各タスクの進捗状況などをリアルタイムで共有できますよ。

会場選び

会の成功のために、大きく関わってくるのがお店選び。

せっかく他の準備を頑張っても、雰囲気や趣旨に合ってない会場では盛り上がるものも盛り上がりません。

当日の成功のために、以下のポイントを意識しながら、会場を絞り込みましょう。

■アクセス

・就業後に開催するなら会社の最寄り駅の近くにする。

・遠方で候補にしたい会場があれば、送迎サービスがあるか確認する。

■参加人数

・少人数におすすめなのは居酒屋やレストラン。

・大人数におすすめなのはホテルや結婚式場、大型のレストラン。

■予算

・予算に余裕がある場合は、ホテルや結婚式場の一室で格式高くリッチに。

・予算を押さえたい場合は、レストランや居酒屋の団体割引が利くお店を選ぶ。

■料理のメニュー(フレンチ・和食・中華など)

・前年とジャンルがかぶらない会場を選ぶ。

・複数回答OKなアンケートをとり、希望数の多いジャンルで選ぶ。

※社内アンケートをとる時にはGoogleフォームが便利です!

■その他こだわり条件
・ムービーを流したい場合は、プロジェクターありの会場を選ぶ。

・出し物として楽器演奏などしたい場合は、音出しOKの会場を選ぶ。

 

▼会場ジャンル別のおすすめ検索サイト

ホテル・結婚式場などの格式高い会場・・・会場ベストサーチ

レストラン・居酒屋などのカジュアルな会場・・・ぐるなび

レンタルスペース・・・スペースマーケット


※各業界でトップの実績を誇るサイトのみ選出しております

会場の下見

予約したい会場に目星がついたら、実際に会場を確認します。

「イメージとちがった…」ということを避けるためにも、1回は自分の目で会場を確認しておきましょう。

実際に会場を訪れた際は、以下の点をチェックしましょう。

■外観……会の雰囲気に合っているか?

■内装……店員さんや他の客層はどうか?

■席の広さ、テーブルの個数……全員で固まって座れるか?窮屈ではないか?

■行き帰りの道のり……遠すぎないか?場所はわかりづらくないか?

■禁煙室・喫煙所の有無……煙草が苦手な人でも大丈夫か?喫煙者が多い場合、吸える場所があるか?

会場の予約

開催会場が決まったら予約を入れます。

しかしその前に、思わぬトラブルを避けるためにも事前に注意すべき点があります。

ポイントを以下にまとめましたのでご確認ください。

・利用可能時間について

・開始時間の変更や延長について

・食べ放題・飲み放題はあるのか

・コースの場合の内容はどうか

・イスやテーブルは移動させられるのか

・キャンセルはいつまで可能か

・キャンセル料金についてのルールはどうか(最低保証金など)

・人数の変更はいつまで可能か

参加者の日程調整

お店の目星をつけるのと同時に、日程調整を進めていきましょう。

日程をもらう順番は以下の通りです。

主賓(送られる人) → 偉い人(部署やチームのトップ) → 参加者

主賓・トップの方から日程を2~3個押さえ、その日程で参加者たちに希望を取る形がスムーズです。

参加できる人数が最も多い日が最適ですが、場合によっては、主賓の同期や元上司など、関係の深い人たちが参加できる日程を優先してもいいかもしれませんね。

参加人数が多く、メールでのやり取りが大変になってしまう場合は、

無料の日程調整ツールを利用すると便利ですよ

調整さん
調整丸

※初心者でも使いやすいメジャーなものを記載しています。

挨拶の依頼

送別会では、挨拶ごとに人が変わるのが一般的です。

各挨拶を誰に頼めばいいかは下記を参考にし、事前に挨拶の依頼をしておきましょう。

「2~3分程度で」と目安時間も伝えておくと、相手もイメージしやすくていいですよ。

◆乾杯の挨拶……主役の直属の上司

◆贈る言葉……主役が特にお世話になった上司や関わりの強かった同僚など

◆花束・プレゼントの贈呈……主役の部下や関わりが強かった同僚など

◆主役の挨拶……送別会で送られる人

◆締めの挨拶……参加者の中で2番目の役職の人

挨拶の適任者が決まったら、会の1~2週間前までには依頼をしましょう。

挨拶者がスピーチ内容を考える時間も必要になるので、余裕を持ったスケジュールで動きましょう。

花束とプレゼントの準備

労いの意味を込めて、送る人には花束やプレゼントを渡します。

予算が余裕がない場合は花束のみで大丈夫です。

必要に応じて調整しましょう。

■花たば

予算の目安は、3000円~5000円程です。

会の当日にすぐ受け取れるように、会社や会場の近くのお店にで予約を入れておきましょう。

注意したいのは、花束のサイズ電車やバス通勤の方に、大きすぎるお花は持ち帰るのに不向きです。

紙袋に入るくらいの大きさがよいでしょう。

■プレゼント

プレゼントに関しては、「これをあげるべき」「これはあげないほうが良い」というものは特にありません。

主賓の仲の良い人や同僚に、主賓の方の好きそうなものも相談して決めるのも良いでしょう。

誰に対しても無難なものは、次の仕事先でも使える、名刺入れ、手帳、ボールペン、ブックケースなどの品です。

参加費の集め方を確定する

参加費は、事前に集金するか当日の受付で徴収しましょう。

事前徴収と当日徴収のメリット・デメリットは以下の通りです。

■事前徴収
メリット:当日にバタバタしない。

デメリット:一人ひとりから受け取る手間、お金の管理の手間がかかる。

■当日徴収
メリット:一度に集めることができる。

デメリット:当日に、お釣りの受け渡しやチェックに時間がかかる。

集め方にかかわらず、徴収の際にお釣りが出ないよう

「お釣りのないようお金を用意してください」と社内協力のお願いをしておくのもお忘れなく。

二次会の準備

二次会の参加者は当日でないと確定しづらいため、当日予約できる候補店をいくつか探しておきましょう。

目星をつけるためのポイントは以下のようなものがあります。

■移動のしやすさ
一次会の会場から移動しやすい店。

遠い場所なら送迎サービスを頼む必要があります。

■営業時間
23:00~25:00までやっているお店。

ラストオーダー時間も忘れずに確認しましょう。

■アミューズメント性
カラオケやダーツがあるお店。

にぎやかにしたい場合にはGOOD。

二次会会場を選定する際のコツは、参加者が二次会に何をもとめているのかを考えることです。

参加者が『食べたい』のか『飲みたい』のか。

それとも『騒ぎたい』のか『ゆっくり語り合いたい』のか見極めることが重要ですね。

二次会のお店探しに便利なサイトはこちら。

エリア・予算やこだわり条件から検索可能です。お店の空き状況もリアルタイムで確認できますよ。

案内状を出す

日程やお店が決定し次第、参加者に案内メールを送りましょう。

主賓と参加者では、送るメールの内容が異なるので注意です。

■参加者に送るメール

参加者へのメールは、最低でも以下の項目を記載しましょう。

・日時

・会場の場所

・会場へのアクセス方法(最寄り駅や店のGoogleマップの地図)

・参加費

・集金方法

・緊急連絡先

▼実際のメール(主賓が転職の場合)

件名:【要返信】送別会のご案内

〇〇さん

皆様、お疲れ様です。〇〇部の◇◇(幹事名)です。

このたび、〇月〇日付けで〇〇部の〇〇さんが退職されることになりました。

つきましては、〇〇さんの今後のご活躍を祈念して、送別会を開催したいと思います。

ぜひ、皆様ご参加くださいますようお願いいたします。

<詳細>

日時:〇月〇日(〇)19:00~21:00

場所:レストラン○○ (お店のリンク、Googleマップなど)

アクセス方法:〇〇駅徒歩5分

参加費:5,000円(花代・プレゼント代込みの金額です)

集金方法:当日受付の際に徴収します。

※お釣りのないようご準備をお願いします。

緊急連絡先:080-○○○○-○○○○

それでは当日よろしくお願いいたします。

(署名)

■主賓に送るメール

主賓(送別される人)に送るメールは、”招待状”という形で送ります。

送別会を開くことや日程などは、事前に口頭で本人とやり取りをして、

確定した日程や会場をメールで伝えるという形をとりましょう。

参加者に送るメールとは違い、主賓は「招待」という形なので

くれぐれも会費は書かないようご注意ください。

(同期や部下などの場合)

件名:送別会へのご招待

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の◇◇(幹事名)です。

先日お伝えした〇〇さんの送別会について、詳細が決まりました。

以下に詳細をまとめましたので、ご覧ください。

<〇〇さん送別会>

日時:〇月〇日(〇)19:00~21:00

参加予定者:〇〇部のメンバー一同(予定)

場所:レストラン〇〇 (お店のリンクやGoogleマップの地図)

ご多忙とは存じますが、

ぜひともご出席いただきますようお願い申し上げます。

よろしくお願いいたします。

(署名)

送別会の当日の流れ

準備を整えたら、いよいよ当日です。会の成功には当日のスムーズな進行が欠かせません。

主賓や参加者の方に、「今回の送別会は、いい会だったな」と思ってもらうためにも、当日の進行についてしっかり確認していきましょう。

当日のために、全体の流れと具体的な例文を頭に入れておきましょう。それでは順に説明します。

全体の流れ

当日の進行は以下のようになります。

1.開始の挨拶    (19:00~)

2.乾杯の挨拶       (19:05~)

3.会食の開始    (19:05~)

4.送る側の挨拶   (20:00~)

5.プレゼントの進呈 (20:10~)

6.送られる側の挨拶 (20:10~)

7.締めの挨拶    (20:55~)

8.閉会の挨拶    (21:00~)

全体の時間の目安は2時間程度です。

実際の進行例として19:00スタートを仮定した各項目の時間配分も記載しています。

参考にしてみてください。

進行の例文とポイント

【1】開始の挨拶

(19:00~)

「本日はお忙しいところお集まりいただきまして、ありがとうございます。

これから◯◯さんの送別会を始めたいと思います。

◯◯さんは××支社に転勤されることとなりました。

今後のご活躍を祈念して、送別会を開催させていただきます。

本日、司会を務めさせていただきます□□です。

どうぞ宜しくお願いいたします」

主賓である送る人の紹介と退職理由を簡潔に述べて、

最後に自己紹介をしましょう。

【2】乾杯の挨拶

(19:05~)

「ここで○○部長より、乾杯の音頭を頂戴したいと思います。

皆さま、グラスにお飲物をご用意ください!

(みんなの準備が整ったのを確認してそれでは○○部長、お願いします。」

乾杯の挨拶は、主役の直属の上司や参加者で最も役職が高い人が乾杯の音頭を取ります。必ず前もってお願いをしておきましょう。

【3】会食を開始する

(19:05~)

「それでは皆さま、○○さん(異動・退職者)を囲んで、しばしご歓談をお楽しみ下さい。」
食事の時間は30分から1時間ほど取りましょう。

皆が歓談している間、幹事は料理が行き渡っているか、飲み物は足りているか、など

会場全体に目を配りましょう。

【4】送る側の挨拶

(20:00~)

「みなさん、お食事の途中ではございますが、

ここで○○さんの上司でもあられる▲▲課長より、ご挨拶をいただきます。」

贈る言葉は、主役がお世話になった上司や関わりの強かった同僚などにお願いしましょう。

 

【5】プレゼントの進呈

(20:10~)

(贈る言葉の後)

「▲▲課長、ありがとうございました。

○○さんへは、〇〇一同(部署名・チーム名など)より、

記念のプレゼントと花束をご用意しました!

それでは代表して、◇◇さん、よろしくお願いします。」

主賓の部下や、関わりの強かった同僚などから贈呈してもらいます。

スムーズな贈呈ができるよう、前の時間などに、

すぐ取り出せる場所に用意しておきましょう。

 

【6】送られる側の挨拶

(20:10~)

(花束やプレゼントの贈呈後すぐ)

○○さん、ぜひ最後にご挨拶をお願いいたします。

(挨拶)

○○さん、ありがとございました!

主賓の気持ちが高まっているタイミングで、

すぐに挨拶を促しましょう。


主賓の方には、一言挨拶をもらう旨を、

あらかじめ伝えておきましょう。

 

【7】締めの挨拶

(20:55~)

「宴もたけなわではございますが、お時間がまいりましたので、

ここで■■専務より、締めのご挨拶をお願いいたします。

それでは、■■専務、よろしくお願いいたします。」

(一本締め・万歳三唱など)

参加者の中で、2番目の役職の方にお願いしましょう。

ラストオーダーの料理やドリンクが届き、

食事や歓談が落ち着いてきたタイミングで行います。

 

【8】閉会の挨拶

(21:00)

「それではみなさま、これにてお開きとさせていただきます。

○○さん(主賓)はじめ、みなさま、本日はありがとうございました。

○○さんが今後もご活躍されること、心よりお祈り申し上げます。

皆さま、お忘れ物などないよう、お気をつけてお帰りください。」

参加者に今日のお礼を述べ、

主賓を送り出すメッセージを添えましょう。


この後二次会を行う場合は、

場所や移動方法をここでアナウンスをしましょう。

▼アナウンス例:「この近くの『レストラン×××』にて二次会をご用意しております。

幹事の□□がご案内いたしますので、

お忘れ物ないようご確認のうえで、ご移動ください。」

 

送別会後の 二次会

二次会を開くかどうかは、去年の様子を先輩社員に聞いて決定しましょう。

二次会をやる場合は、すぐに二次会のお店へ移動していけるように開会の宣言後、

早めに会計を終えましょう。

会計をだれか別の人にお願いしておくのが理想的です。

二次会の料金をみんなで割り勘する際は、

キャッシュレスでスムーズに割り勘ができるLINE Payを使うと便利ですよ。

送別会幹事がの翌日後にやること

翌日、出席者にメールでお礼をして、幹事の仕事が終了となります。

ひと段落したいところですが、最後のひと仕事を忘れてはなりません!

参加者・関係者にお礼のメールを送る

忘年会の翌日~3日以内に、関係者にお礼のメールを送ります。

お礼メールを送るべき人は下記の通りです。

・参加者

・挨拶をしてくれた上司

・寸志(ご厚志)をくれた上司

・寸志(ご芳志)をくれた取引先

それぞれ送るべき文面が異なりますので、

注意しましょう。以下、具体的な例文になります。

例1:参加者へのお礼メール

件名:△△さんの送別会のお礼

おはようございます。○○部の○○です。

昨日はお忙しい中、△△さんの送別会にお集まりくださいまして、

ありがとうございました。


皆様のおかげで、無事に送別会を終えることが出来ました。

幹事の私が不慣れで至らない点が多々あったにも関わらず、

温かい労いのお言葉を多く頂戴し、感謝いたします。

また機会がありましたら、今回の反省点を活かしていきたいと思います。

今後ともよろしくお願いいたします。

(署名)

 

例2:挨拶を頼んだ上司へのお礼メール

件名:送別会の御礼

〇〇専務

お疲れさまです。

○○部の○○です。

昨日は△△さんの送別会にご参加いただき、誠にありがとうございました。

また、乾杯に際してご挨拶もいただき、重ねて御礼申し上げます。

〇〇専務の挨拶で、皆がなごみ

会が終始、和気あいあいと進行しました。

社員一同、今期の目標達成に向け、一丸となって取り組む所存です。

今後も変わらぬご指導をよろしくお願いいたします。

(署名)

 

例3:寸志をくれた取引先へのお礼メール

件名:送別会の御礼

〇〇課長

いつもお世話になっております。

先日は、弊社の送別会にご参加いただき、誠にありがとうございました。

また、ご芳志まで頂戴し、ご厚誼のほど重ねてお礼申し上げます。

〇〇課長の業界話は大変興味深く勉強になりました。

今後も弊社への変わらぬお力添えを賜りますようお願い申し上げます。

本来、ご挨拶に伺うべきところではございますが、

まずは取り急ぎメールにてお礼を申し上申し上げる次第です。

(署名)

対象者に必要な清算をする

追加の徴収や余剰金の返金、未払いの釣り銭などがあれば対象者に清算します。


お金のやり取りに関しての管理漏れを防ぐため、

参加者リストを活用して正確な情報をチームで共有しましょう。

送別会についてまとめ

以上で送別会でやることについては以上です。


いかがでしたでしょうか。

最後に、重要な要素をまとめて度確認しておきましょう。

『前日』・『当日』・『翌日』に主に必要なタスクは以下となります。

■前日の準備

①会場選び

②日程調整

③挨拶の依頼

④花束とプレゼントの用意

⑤案内状の送付

■当日全体の進行

開始の挨拶→乾杯の挨拶→送る言葉→送られる側の挨拶→締め

■翌日のタスク

①お礼メールの送付

②清算

賢く効率的に会場探しを進め、

他のタスクを漏れなくこなしてスマートに送別会を成功させましょう!