上司から急に”送別会の幹事”を任され、「はじめて幹事をするから正解がわからなくて心配」「上司にがっかりされたらどうしよう…」とお悩みではないでしょうか？
それらの不安は、デキる幹事が必ず押さえている事前準備や当日進行のポイントを知れば、すっきり解決できます。
この記事では、年間30万人の幹事様をサポートする会場検索サイト『会場ベストサーチ』が送別会幹事の仕事”を網羅的に解説。
その経験をもとにまとめた４６項目のチェックリストと共に、デキる幹事が実践している事前準備と当日進行例について説明します。
この記事をもとにすれば、「今年の幹事はデキるヤツだった」と上司に一目置かれる会をつくれるでしょう。
それではさっそく、送別会のためにやるべきことを『前日』・『当日』・『翌日』の3段階で紹介していきます。
送別会幹事がやるべき前日までの準備
チェックリストで準備を始める前に、送別会の準備の全体像について確認しておきましょう。絶対に欠かせない準備項目の一覧はこちら。
この全体像を頭に入れつつ、各項目の準備を進めていきましょう。
今すぐ使える４６項目のチェックリスト
▼送別会幹事のための46項目のチェックリスト
46項目を網羅したチェックリストです。「日程調整」「会場候補リストの作成」「挨拶の依頼」などタスクごとに進捗状況がチェックできます。 担当者やステータス状況も書き込めるので、チームの共有進行表としてもお使いください。 
この記事を読んでから準備に取り掛かる際は、これを参考にしてみてください。それでは以下から、各項目の詳細について１つずつ説明していきます。
段取りの把握
一番最初に、幹事がやるべき準備は何なのかを把握するところから始めましょう。 送別会の幹事はやることが意外とたくさんあります。 抜け漏れがないよう上記のチェックリストなどを利用して準備を進めていきましょう。
チームをつくる
幹事を任されたら、送別会の規模に応じて2～3人のチームを作りましょう。 人数が多すぎると情報をまとめるのに余分な時間がかかるため、適切な人数で編成します。
チームができたら役割分担を決め、打ち合わせをしたりなど、情報を共有しながら進めて行きましょう。 情報共有には以下のような方法が便利です。
・グループLINEを作って情報共有を行う ・Googleスプレッドシートでチェックリストを作って全員で確認出来るようにする
上でダウンロードできる46項目のチェックリストを、Googleスプレッドシートに貼ると便利です。共有で観覧・編集できるよう設定すれば、各タスクの進捗状況などをリアルタイムで共有できますよ。
会場選び
会の成功のために、大きく関わってくるのがお店選び。 せっかく他の準備を頑張っても、雰囲気や趣旨に合ってない会場では盛り上がるものも盛り上がりません。
当日の成功のために、以下のポイントを意識しながら、会場を絞り込みましょう。
■アクセス ・就業後に開催するなら会社の最寄り駅の近くにする。 ・遠方で候補にしたい会場があれば、送迎サービスがあるか確認する。 ■参加人数 ・少人数におすすめなのは居酒屋やレストラン。 ・大人数におすすめなのはホテルや結婚式場、大型のレストラン。 ■予算 ・予算に余裕がある場合は、ホテルや結婚式場の一室で格式高くリッチに。 ・予算を押さえたい場合は、レストランや居酒屋の団体割引が利くお店を選ぶ。 ■料理のメニュー（フレンチ・和食・中華など） ・前年とジャンルがかぶらない会場を選ぶ。 ・複数回答OKなアンケートをとり、希望数の多いジャンルで選ぶ。 ※社内アンケートをとる時にはGoogleフォームが便利です！ ■その他こだわり条件 ・ムービーを流したい場合は、プロジェクターありの会場を選ぶ。 ・出し物として楽器演奏などしたい場合は、音出しOKの会場を選ぶ。
会場の下見
予約したい会場に目星がついたら、実際に会場を確認します。
「イメージとちがった…」ということを避けるためにも、１回は自分の目で会場を確認しておきましょう。 実際に会場を訪れた際は、以下の点をチェックしましょう。
会場の予約
開催会場が決まったら予約を入れます。 しかしその前に、思わぬトラブルを避けるためにも事前に注意すべき点があります。
ポイントを以下にまとめましたのでご確認ください。
参加者の日程調整
お店の目星をつけるのと同時に、日程調整を進めていきましょう。
日程をもらう順番は以下の通りです。
主賓(送られる人) → 偉い人(部署やチームのトップ) → 参加者 主賓・トップの方から日程を２～３個押さえ、その日程で参加者たちに希望を取る形がスムーズです。 参加できる人数が最も多い日が最適ですが、場合によっては、主賓の同期や元上司など、関係の深い人たちが参加できる日程を優先してもいいかもしれませんね。 参加人数が多く、メールでのやり取りが大変になってしまう場合は、 無料の日程調整ツールを利用すると便利ですよ
挨拶の依頼
送別会では、挨拶ごとに人が変わるのが一般的です。 各挨拶を誰に頼めばいいかは下記を参考にし、事前に挨拶の依頼をしておきましょう。 「２～３分程度で」と目安時間も伝えておくと、相手もイメージしやすくていいですよ。
挨拶の適任者が決まったら、会の１～２週間前までには依頼をしましょう。 挨拶者がスピーチ内容を考える時間も必要になるので、余裕を持ったスケジュールで動きましょう。
花束とプレゼントの準備
労いの意味を込めて、送る人には花束やプレゼントを渡します。 予算が余裕がない場合は花束のみで大丈夫です。 必要に応じて調整しましょう。
■花たば
予算の目安は、3000円～5000円程です。
会の当日にすぐ受け取れるように、会社や会場の近くのお店にで予約を入れておきましょう。
注意したいのは、花束のサイズ電車やバス通勤の方に、大きすぎるお花は持ち帰るのに不向きです。
紙袋に入るくらいの大きさがよいでしょう。
■プレゼント
プレゼントに関しては、「これをあげるべき」「これはあげないほうが良い」というものは特にありません。
主賓の仲の良い人や同僚に、主賓の方の好きそうなものも相談して決めるのも良いでしょう。 誰に対しても無難なものは、次の仕事先でも使える、名刺入れ、手帳、ボールペン、ブックケースなどの品です。
参加費の集め方を確定する
参加費は、事前に集金するか当日の受付で徴収しましょう。 事前徴収と当日徴収のメリット・デメリットは以下の通りです。
集め方にかかわらず、徴収の際にお釣りが出ないよう 「お釣りのないようお金を用意してください」と社内協力のお願いをしておくのもお忘れなく。
二次会の準備
二次会の参加者は当日でないと確定しづらいため、当日予約できる候補店をいくつか探しておきましょう。 目星をつけるためのポイントは以下のようなものがあります。
二次会会場を選定する際のコツは、参加者が二次会に何をもとめているのかを考えることです。 参加者が『食べたい』のか『飲みたい』のか。 それとも『騒ぎたい』のか『ゆっくり語り合いたい』のか見極めることが重要ですね。
二次会のお店探しに便利なサイトはこちら。
エリア・予算やこだわり条件から検索可能です。お店の空き状況もリアルタイムで確認できますよ。
案内状を出す
日程やお店が決定し次第、参加者に案内メールを送りましょう。 主賓と参加者では、送るメールの内容が異なるので注意です。
■参加者に送るメール 参加者へのメールは、最低でも以下の項目を記載しましょう。
▼実際のメール（主賓が転職の場合）
■主賓に送るメール 主賓(送別される人)に送るメールは、”招待状”という形で送ります。 送別会を開くことや日程などは、事前に口頭で本人とやり取りをして、 確定した日程や会場をメールで伝えるという形をとりましょう。 参加者に送るメールとは違い、主賓は「招待」という形なので くれぐれも会費は書かないようご注意ください。
（同期や部下などの場合）
送別会の当日の流れ
準備を整えたら、いよいよ当日です。会の成功には当日のスムーズな進行が欠かせません。 主賓や参加者の方に、「今回の送別会は、いい会だったな」と思ってもらうためにも、当日の進行についてしっかり確認していきましょう。
当日のために、全体の流れと具体的な例文を頭に入れておきましょう。それでは順に説明します。
全体の流れ
当日の進行は以下のようになります。
全体の時間の目安は２時間程度です。 実際の進行例として１９：００スタートを仮定した各項目の時間配分も記載しています。 参考にしてみてください。
進行の例文とポイント
【1】開始の挨拶
（１９：００～）
【2】乾杯の挨拶
（１９：０５～）
乾杯の挨拶は、主役の直属の上司や参加者で最も役職が高い人が乾杯の音頭を取ります。必ず前もってお願いをしておきましょう。
【3】会食を開始する
（１９：０５～）
【4】送る側の挨拶
（２０：００～）
【5】プレゼントの進呈
（２０：１０～）
【6】送られる側の挨拶
（２０：１０～）
【7】締めの挨拶
（２０：５５～）
【8】閉会の挨拶
（２１：００）
送別会後の 二次会
二次会を開くかどうかは、去年の様子を先輩社員に聞いて決定しましょう。 二次会をやる場合は、すぐに二次会のお店へ移動していけるように開会の宣言後、 早めに会計を終えましょう。 会計をだれか別の人にお願いしておくのが理想的です。 二次会の料金をみんなで割り勘する際は、 キャッシュレスでスムーズに割り勘ができるLINE Payを使うと便利ですよ。
送別会幹事がの翌日後にやること
翌日、出席者にメールでお礼をして、幹事の仕事が終了となります。 ひと段落したいところですが、最後のひと仕事を忘れてはなりません！
参加者・関係者にお礼のメールを送る
忘年会の翌日～３日以内に、関係者にお礼のメールを送ります。 お礼メールを送るべき人は下記の通りです。 ・参加者 ・挨拶をしてくれた上司 ・寸志（ご厚志）をくれた上司 ・寸志（ご芳志）をくれた取引先 それぞれ送るべき文面が異なりますので、 注意しましょう。以下、具体的な例文になります。 例１：参加者へのお礼メール
例２：挨拶を頼んだ上司へのお礼メール
例３：寸志をくれた取引先へのお礼メール
対象者に必要な清算をする
追加の徴収や余剰金の返金、未払いの釣り銭などがあれば対象者に清算します。 お金のやり取りに関しての管理漏れを防ぐため、 参加者リストを活用して正確な情報をチームで共有しましょう。
送別会についてまとめ
以上で送別会でやることについては以上です。 いかがでしたでしょうか。 最後に、重要な要素をまとめて度確認しておきましょう。 『前日』・『当日』・『翌日』に主に必要なタスクは以下となります。
賢く効率的に会場探しを進め、 他のタスクを漏れなくこなしてスマートに送別会を成功させましょう！