【永久保存版】祝賀会の案内状を正しく書く方法！メール用例文集付き

祝賀会ノウハウ

祝賀会ノウハウ

祝賀会の開催が決まったら参加してほしい関係者に案内状を出します。
しかし、こういった案内状はいつものビジネスメールとは勝手が違い、書き方や文章に悩みますよね。

「文書とメールで書き方は違うの？」「正しい祝賀会の案内状の書き方を知りたい」「例文を真似して簡単に書き上げたい！」

今から招待状を書こうとしている皆さんはこんな疑問を持っていると思います。

本記事では、祝賀会の案内状ついて解説いたします。
読み終わる頃には、スムーズに祝賀会の案内状を作成できるようになっているはずです。

1 祝賀会案内状の正しい書き方
2 祝賀会案内状のメール用例文集
3 祝賀会の案内状を出すときの注意点
4 案内状の準備ができたら司会進行もチェックしよう

祝賀会案内状の正しい書き方

祝賀会の案内状を文書で出す場合と、メールで出す場合で正しい書き方が違います。自分が出す予定の方法に合わせて参考にしてください！

文書で出す場合

案内状を文書で出す場合は、ややかしこまったビジネス文書で作成します。それぞれのポイントを見ていきましょう。
まずは案内状のサンプル写真を御覧ください！

文書での案内に必要な項目

日付･･･和暦で発信年月日を明記します。上記のような横書きの場合は、1、2、3と算用数字を使用しましょう。
宛名･･･祝賀会に招待する相手を記載します。複数人に宛てて出す場合は「関係者各位」「取引先各位」などし、担当者に個別で出す場合は「会社名、役職名（肩書き）、担当者名、敬称」の順に記載しましょう。
差出人･･･案内状を出す側（主催者）の会社名や役職名、名前などを記載します。
タイトル･･･「○周年記念祝賀会のご案内」など、祝賀会のテーマを大きめの字で記載します。
前文･･･前文は「頭語（拝啓）」「時候の挨拶」「相手を気遣う挨拶」などを書き添えます。
主文･･･祝賀会開催について案内します。
末文･･･結びの挨拶で締めくくり、本文の最後に「結語（謹白・敬具など）」を記載します。
別記･･･祝賀会の開催日時、場所、会費などの詳細を記載します。
メールでの案内に必要な項目出欠の回答･･･いつまでに、どこ宛に回答をするのかを記載します。

メールで送る場合

案内状をメールで送る場合は、文書に比べてやわらかく端的なものにします。例文を参考に見ていきましょう。

①件名：創立○周年記念祝賀会のご案内

②株式会社□□□□代表取締役□□□□様

③連日厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。
④さて、おかげさまで本年○月○日を持ちまして、弊社は創立○周年を迎えることとなりました。これもひとえに、皆様方のご支援・ご厚情の賜と心より感謝申し上げます。
つきましては、平素よりのご厚誼に感謝を致し、下記の通り、心ばかりの祝宴を催したいと存じます。

➄●祝賀会の詳細

日時　令和○年○月○日（○曜日）午後○時～○時
場所　ホテル○○○5階　鳳凰の間　※地図やリンクを貼る
住所　東京都○○区○○ ○丁目○番地
電話　03-○○○○-○○○○
会費　○○○○円

⑥お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、総務部□□までお知らせください。

⑦ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

⑧
……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

メールでの案内に必要な項目

件名･･･「○周年記念祝賀会のご案内」「【〇月〇日】祝賀会開催のお知らせ」「【重要】祝賀会のご案内」など、タイトルを記載します。
宛名･･･祝賀会に招待する相手を記載します。複数人に宛てて出す場合は「関係者各位」「取引先各位」などし、担当者に個別で出す場合は「会社名、役職名（肩書き）、担当者名、敬称」の順に記載しましょう。
前文･･･前文は「季節の挨拶」や「相手を気遣う挨拶」などを簡潔に書き添えます。
主文･･･祝賀会開催について案内します。
詳細･･･祝賀会の開催日時、場所、会費などを記載します。
出欠の回答･･･いつまでに、どこ宛に回答をするのかを記載します。
末文･･･出席をお願いする文章で締めくくります。
差出人･･･案内状を出す側（主催者）の会社名や役職名、名前などを署名で記載します。

祝賀会案内状のメール用例文集

祝賀会の案内をメールで送る場合、必要箇所をカスタマイズして使える例文集が便利です。ここでは、よくある祝賀会のテーマをピックアップし、すぐ使える例文集を紹介します。

一般的な祝賀会の社内向けメール用例文

件名：○○祝賀会のご案内

社員各位

皆様お疲れ様です。総務部の□□です。

この度、〇月〇日付けで〇〇支社より就任されることになった
〇〇部長の今後の活躍を祈念し、祝賀会を行う運びとなりました。

つきましては心ばかりですが、下記の通り祝賀会を開催したいと存じます。

●○○祝賀会の詳細

お手数ではございますが参加のお返事は○月○日までに各部署で取りまとめ、総務部□□までお知らせください。

ご多用中かと存じますが、ご参加くださいますようお願い申し上げます。

……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

通常の社内メールの要領で、趣旨を簡潔に伝え出欠の管理がしやすいよう協力してもらいましょう。

新年祝賀会のメール用例文

件名：新年祝賀会のご案内

取引先各位

いつもお世話になっております。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。
さて、弊社毎年恒例の「新年祝賀会」を開催する運びとなりました。
つきましては、下記の通り、心ばかりの祝宴を催したいと存じます。

●新年祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、総務部□□までお知らせください。

年始のご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますよう心よりお待ち申し上げております。

……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

末文では、忙しい年始の時期に配慮したひと言を添えるとよいでしょう。

受賞記念祝賀会のメール用例文

件名：受賞祝賀会のご案内

取引先各位

いつもお世話になっております。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

さて、弊社が昨年○○月に発表致しました○○○は○○主催の○○コンテストにおいて最優秀賞を受賞致しました。
これもひとえに皆様の御支援・御指導の賜と深く感謝申し上げます。
この受賞を励みにし、今後も時代のニーズに合った製品づくりに努める所存でございます。

つきましては、下記の通り、心ばかりの祝宴を催したいと存じます。

●受賞記念祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、総務部□□までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

受賞の内容を具体的に伝えると、取引先などの関係者に喜びがより伝わるでしょう。

就任祝賀会のメール用例文

件名：社長祝賀会のご案内

取引先各位

いつもお世話になっております。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

さて、この度、弊社株主総会におきまして○○○○が代表取締役社長に就任致しました。

つきましては、就任のご挨拶も兼ね、心ばかりの祝宴を催したいと存じます。

●社長就任祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、総務部□□までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

主役の立場や名前を明記し、祝賀会のイメージを際立たせましょう。

永年勤続祝賀会のメール用例文

件名：永年勤続祝賀会のご案内

社員各位

いつもお世話になっております。
さて、今年も永年勤続祝賀会を開催できることとなりました。

このたび、勤続〇〇年を迎えた社員の方々の永年にわたるご功労に感謝申し上げるとともに、敬意を表するべく表彰式を兼ねて下記の通り、永年勤続祝賀会を開催いたします。

つきましては、下記の通り、心ばかりの祝宴を催したいと存じます。

●永年勤続祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに各部署で取りまとめ、
総務部□□までお知らせください。

ご多用中かと存じますが、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

主役に対して敬意を払った案内文を添えましょう。

新規オープン記念祝賀会のメール用例文

件名：新規オープン祝賀会のご案内

取引先各位

いつもお世話になっております。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

さて、この度、弊社は令和〇年〇月〇日、〇〇（地域など）にて第〇号店となる新規出店の運びとなりました。ひとえに、お取引様の御支援・御指導の賜と深く感謝申し上げます。

つきましては、日頃の感謝を込め下記の通り、心ばかりの祝宴を催したいと存じます。

●新規オープン記念祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、総務部□□までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

新規オープンの時期や場所などを添え、リアリティを伝えましょう。

新社屋の竣工祝賀会のメール用例文

件名：新社屋竣工式並びに祝賀会のご案内

取引先各位

いつもお世話になっております。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

さて、お蔭様でこのほど、〇〇（所在地）に新社屋の竣工を迎えることができました。これもひとえに、皆様方の御支援・ご協力の賜と深く感謝申し上げます。

つきましては、下記の通り、竣工式並びに祝賀会を催したく、ここにご案内申し上げます。

●新社屋竣工式並びに祝賀会の詳細

1 竣工式

日時　令和○年○月○日（○曜日）午後○時～○時
会場　株式会社〇〇〇〇（東京都○○区○○ ○丁目○番地）　※地図やリンクを貼る

2　祝賀会
日時　令和○年○月○日（○曜日）午後○時～○時
場所　ホテル○○○5階　鳳凰の間　※地図やリンクを貼る
住所　東京都○○区○○ ○丁目○番地
電話　03-○○○○-○○○○
会費　○○○○円

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、総務部□□までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
総務部　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

2部制などの場合は、それぞれの詳細を分けてわかりやすく記載しましょう。

出版記念祝賀会のメール用例文

件名：出版記念祝賀会のご案内

関係者各位

いつもお世話になっております。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

この度、○○○○氏におかれましては『■■■■■（出版物名）』を出版されました。本書は○○氏が長年ご研究してこられました□□について集大成したものです。

つきましては、出版記念祝賀会を下記の日程で開催し、○○氏のご業績をたたえ祝意を表したいと存じます。

●出版記念祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、発起人□□までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
発起人　□□□□
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

出版物の名称や出版に至った経緯を簡潔に紹介し、祝福ムードを高めましょう。

結婚祝賀会のメール用例文

件名：結婚祝賀会のご案内

○○部各位

お疲れさまです。

さて、ご存知の方もおられると思いますが、○○部の〇〇〇〇君と〇〇〇〇さんが、この度めでたく結婚することとなりました。

つきましては、私〇〇〇〇が幹事となりまして、お二人の結婚を祝う祝賀会を下記の通り開催致します。一人でも多くご参加いただき、二人を盛大に祝福しましょう。

●結婚祝賀会の詳細

日時　令和○年○月○日（○曜日）午後○時～○時
場所　レストラン○○　※地図やリンクを貼る
住所　東京都○○区○○ ○丁目○番地
電話　03-○○○○-○○○○
会費　○○○○円

なお、お手数をお掛けしますが、出欠のお返事は○月○日までに、○○部□□までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご参加賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
幹事　□□（内線001）
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

新郎や新婦の名前を明記し、参加率を上げるような文言を添えましょう。

受章記念祝賀会のメール用例文

件名：○○章受賞記念祝賀会のご案内

関係者各位

いつもお世話になっております。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

さて、皆様もすでにご高承の通り、弊社○○の□□□□（名前）が、永年にわたる業界への寄与によりまして、○○章を受章されました。

つきましては、これを記念致しまして、下記の通り祝賀会を開催したいと存じます。

●○○章受章祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、□□までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
担当　□□□□
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
携帯　090-0000-0000
……………………………………

受章の詳細を明記し、主役をたたえる文言を添えましょう。

創立記念祝賀会のメール用例文

件名：創立○○周年祝賀会のご案内

関係者各位

春の訪れを日々感じる今日この頃、皆様いかがお過ごしでしょうか。

さて、本校は昭和○○年に開校され、本年、開校○○周年を迎えました。
これもひとえに、皆様方の温かい御支援・御指導によるものと深く感謝致します。

つきましては、下記の通り、心ばかりの祝宴を催したいと存じます。

●創立〇〇周年記念祝賀会の詳細

お手数ではございますが出席のお返事は○月○日までに、同窓会事務局までお知らせください。

ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。

……………………………………
○○高等学校同窓会事務局
E-mail　＊＊＊@＊＊＊＊.＊＊＊.＊＊
電話　000-0000-0000
……………………………………

開校や創立などの時期を明記すると、歴史の重みが出せて祝賀ムードが伝わりやすいでしょう。

祝賀会の案内状を出すときの注意点

祝賀会の案内状は文章の内容だけでなく、送る際に注意すべき点があります。ここでは、見落としがちなポイントを3つ紹介します。

主役への案内状は招待用と別にする

祝賀会の主役には、招待客への案内状とは別のものを用意します。基本的な構成は変わりませんが、挨拶文や案内文を主役に向けた表現にすると丁寧です。

たとえば、受賞記念や就任記念など主役が個人である場合「この度の～、誠におめでとうございます」と祝福のメッセージを添えるのもひとつ。また、メールよりも文書での案内の方が格式が上がります。

会費の記載は対象者によって省く

祝賀会では、主役や取引先、特別なゲストなどから会費を徴収しないケースがあります。祝賀会によって会費の有無を確認し、不要な相手の案内状には記載しないようにしましょう。

案内状はベストタイミングで発送や送信する

祝賀会の案内状は、1ヵ月前を目安に発送や送信をしましょう。10名程度の小規模な祝賀会ですと2週間前でも構いませんが、規模が大きくなるほど細かな準備や変更対応などに時間がかかるからです。

案内状の準備ができたら司会進行もチェックしよう

祝賀会案内状の正しい書き方や使える例文集は参考になりましたでしょうか。
ぜひ、ポイントを押さえてこれから開催する祝賀会のテーマに合わせた適切な案内状を作成してくださいね。

祝賀会に向けて案内状が準備できたら、当日の司会進行についても確認しましょう。