納涼会の開催が決まって案内を出すとき、書き方がわからないと困りますよね。
案内の相手が仕事関係者か友人かでは文面も違ってくるためマナーにも気をつけたいところ。
本記事では、納涼会の案内状やお知らせメールが簡単に作成できるよう、基本的な書き方や例文を紹介します。
ぜひ、本記事を参考にして納涼会の案内先に応じた案内状やお知らせメールを作成してください。
納涼会の案内状・お知らせメールの書き方
納涼会の案内は書面かメールかで書き方が違ってきますので、それぞれポイントを確認していきましょう。
案内状の書き方
- 日付……書面での案内状には必須。
- 宛名……案内先を明記します（左寄せ）。
- 差出人……納涼会の幹事の名前を記載します（右寄せ）。
- 案内文……挨拶や参加へのお願いを「拝啓」「敬具」でまとめます（中央）。
- 別記……「記」として必要事項（詳細は下記）を記載し「記」で締めます。
- 出欠……返答方法や返信先、締め切り日を記載します。
※必要事項
開催日時、開催場所（アクセス）、会費（金額・集め方）、出欠の締め切り、キャンセル規定、問い合わせ先（担当者の連絡先）
●ポイント
- 挨拶は簡潔かつ手短に。
- 時候の挨拶で季節感を出す。
- 納涼会ということをわかりやすく。
- ハガキの場合は日付・宛名・差出人は案内に書かず往復ハガキで。
お知らせメールの書き方
- 件名……納涼会の案内とわかる内容。
- 宛名……案内先を明記します。
- 差出人……納涼会の幹事の名前を記載します。
- 案内文……挨拶や参加へのお願いをまとめます。
- 概要……必要事項（詳細は下記）を記載します。
- 出欠……返答方法や返信先、締め切り日を記載します。
- 署名……最後に差出人の部署名やメールアドレスなどを記載します。
※必要事項
開催日時、開催場所（公式HP・地図・マップURLなど）、会費（金額・集め方）、出欠の締め切り、キャンセル規定、問い合わせ先（担当者の連絡先）
●ポイント
- 挨拶は簡潔かつ手短に。
- 納涼会ということをわかりやすく。
- すべて左寄せで項目ごとに改行し読みやすく。
- 社内の雰囲気や相手に合わせ親しみある文面で。
納涼会の案内状・お知らせメールの例文テンプレート
ここでは、納涼会の案内状・お知らせメールに使える例文テンプレートを紹介します。
ビジネス向け（社外・社内）、くだけた一般向けを紹介しますので、必要に応じてカスタマイズしながらご活用ください。
ビジネス向け（社外）の案内状
20××年○月○日
■■株式会社
□□□□様
■■株式会社
営業部□□□□
納涼会のお知らせ
拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、梅雨が明け、いよいよ暑さ本番となります。
今年も恒例の納涼会を開催いたしますので、ともに暑気払いのひとときを楽しんでいただければ幸いです。
敬具
～記～
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●●（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
住所 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
3,500円（当日受付にて）
ご出席の回答は〇月〇日（曜日）までに幹事（営業部□□/000‐0000‐0000）まで、ご連絡ください。
尚、ご不明な点やご質問がございましたらお気軽に幹事までご連絡くださいますよう重ねてお願いいたします。
以上
ビジネス向け（社外）の案内メール
納涼会のお知らせ（件名）
取引先各位
いつもお世話になっております。
■■株式会社 営業部□□□□です。
さて、梅雨が明け、いよいよ暑さ本番となります。
今年も恒例の納涼会を開催いたしますので、
ともに暑気払いのひとときを楽しんでいただければ幸いです。
《納涼会概要》
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇 1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 3,500円（当日受付にて）
納涼会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメールの件名を変えず、そのまま返信をお願いいたします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部□□□□（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますよう重ねてお願いいたします。
署名
ビジネス向け（社内）の案内メール
納涼会のお知らせ（件名）
社員各位 ※上司の場合は○○部長など個別に。
営業部です。
皆様、日々の業務お疲れ様です。
さて、梅雨が明け、いよいよ暑さ本番となります。
つきましては、この暑さを営業部一丸となって乗り切るべく、
毎年恒例の納涼会を催したいと思います。
業務にお忙しいこととは思いますが、
冷たいビールとスタミナ料理で鋭気を養い、
暑気払いのひとときを楽しめましたら幸いです。
《概要》
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 3,500円（当日受付にて）
納涼会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメールの件名を変えず、そのまま返信ください。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら営業部□□□□（000‐0000‐0000）までご連絡くださいますようお願いします。
署名
くだけた一般向けの案内状
20××年○月○日
□□□□様
幹事□□□□
納涼会のお知らせ
益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
いよいよ梅雨が明け、暑さはこれからが本番となりますね。
この暑さに負けないように、今年も恒例の納涼会を企画いたしました。
～記～
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●●（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
住所 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
3,500円（当日受付にて）
ご出席の回答は〇月〇日（曜日）までに幹事（営業部□□/000‐0000‐0000）まで、ご連絡ください。
ぜひ、ご家族の方々などお誘い合わせの上ご参加お願い申し上げます。
以上
くだけた一般向けの案内メール
納涼会のお知らせ（件名）
メンバーの皆様（必要に応じて個人名）
お久ぶりです。山田太郎です。
皆様お忙しい毎日をお過ごしのことと存じます。
いよいよ梅雨が明け、暑さはこれからが本番となりますね。
この暑さに負けないように、今年も恒例の納涼会を企画いたしました。
当日は会場近くで花火大会も開催されるらしく、
ビールやスタミナ料理を味わいながら暑気払いを楽しみましょう。
参加ご希望の方は〇月〇日（曜日）までに、
こちらのメールの件名を変えずご返信ください。
ぜひ、お気軽にお誘い合わせの上、
ご参加いただきますようお願い致します。
《概要》
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号 03-〇〇〇-〇〇〇〇
会費 3,500円（当日受付にて）
納涼会への出欠については〇月〇日までに、こちらのメールの件名を変えず、そのまま返信をお願いします。
尚、ご不明な点やご質問がございましたら幹事 山田太郎（000‐0000‐0000）までお気軽にご連絡ください。
幹事名
納涼会の案内状・お知らせメールを送る時期
納涼会の案内状・お知らせメールは夏本番になる時期に送りましょう。
納涼会には夏の暑さに負けないよう暑気払いする意味もありますから、梅雨明けから残暑厳しい8月末までに行われるのが一般的。
お店の予約やイベントの準備などの時間にゆとりをもち、対象者へは開催の2週間前までに案内状・お知らせメールを発送しましょう。
納涼会の案内はマナーに沿って作成しよう
納涼会の案内は相手に応じたふさわしい文面で作成しましょう。また、案内状、お知らせメールは書き方が違うためマナーに沿って作成するのもポイントです。
納涼会の開催時期は梅雨明けから8月末までが一般的ですので、準備や出欠管理に支障がないようベストな発送時期を決めましょう。時期的には暑中見舞いや残暑見舞いと重なるため、季節の挨拶を添えるのもお忘れなく。
ぜひ、本記事で紹介した基本的な書き方や例文テンプレートを参考に、納涼会の案内先に合わせた案内状・お知らせメールを作成してくださいね。