飲み会の幹事を頼まれたら「なにをやればいい？」「自分にできるの？」「なぜ自分なの？」などと悩みが尽きないかもしれません。
飲み会の幹事は「仕事の一環」として任されるような側面もあるため、初めて幹事をやる場合はわからないこともプレッシャーもあることでしょう。
そこで本記事では、飲み会幹事さんの仕事をサポートできるよう、以下の内容をまとめてます。
- ●飲み会を成功させるために必要な幹事の能力
- ●飲み会幹事の当日までの準備から翌日以降の仕事
- ●飲み会で「新人幹事」が失敗しないためのポイント
飲み会幹事に抜擢されがちな新入社員や若手社員など幹事未経験の新人幹事さんでも失敗なく務められるようマニュアル化しましたので、ぜひ参考にしてください。
飲み会を成功させたい！幹事に必要な能力は？
飲み会の幹事を務めるにあたり、ここでは幹事に必要な能力を把握しておきましょう。
| 調整能力 | 例：役職者の予定を先に押さえてから最も参加人数の多い日時を設定する。 |
| 段取り力 | 例：飲み会を盛り上げるための会場、プログラム、挨拶ほか登壇者などを決定する。 |
| コミュニケーション能力 | 例：幹事のフォローを依頼する、出欠確認の連絡をする、会費の徴収をする。 |
飲み会幹事は、顧客とのアポイントやイベントの企画・運営、取引先との打ち合わせ・商談など本来の仕事に置き換えられる要素がたくさんあります。
しがたって、本来の仕事でのスキルアップにつながるようにと新入社員や若手社員に白羽の矢が立つこともめずらしくありません。
よほど自信がない場合は相談するのが得策ですが、少しでも「仕事の一環として経験値を上げたい」と思えるなら試行錯誤しながらでも取り組む価値はあるでしょう。
飲み会幹事のやること「当日まで」の準備
ここでは、飲み会幹事のやることとして「当日まで」の準備を挙げています。
- ●日程調整
- ●お店選び
- ●お店の下見
- ●案内と出欠確認
- ●お店の予約
- ●会費の事前徴収
- ●席次決め
- ●二次会の場所選び
- ●飲食以外の準備
飲み会幹事が当日までにやること｜日程調整
飲み会の日時を決めるため、まずは日程調整から始めましょう。
飲み会幹事が当日までにやること｜お店選び
日程が決まり次第、すぐに会場を押さえられるよう、お店の候補を選んでいきましょう。いくつかのジャンルに分けてピックアップしておくと予約前にアンケートを取ることもできます。
・どの席スタイルで最大何人まで可能か。
・個室や貸切など利用可能人数はどうか。
・マイクやスクリーンなど必要な機材はあるか。
・一般的な相場の3000円～5000円で利用できるか。
飲み会幹事が当日までにやること｜お店の下見
スマホやパソコンの画面上では確認できないこともあるため、できれば下見をしておきましょう。接待会食や重役が同席する飲み会などは可能な限り料理が出てくる時間や味まで確認しておくと万全です。
・お店の外観や内観でガッカリさせないか。
・テーブルの間隔や個室の広さはどうか。
・個室は半個室なのか完全個室なのか。
・禁煙、喫煙の対応はどうなっているか。
・照明は明るすぎたり暗すぎたりしないか。
・BGMの音量は大すぎないか。
飲み会幹事が当日までにやること｜案内と出欠確認
お店や日時などの詳細が決まったら案内メールを送りましょう。
・キャンセル料が発生する場合は内容を添えておく。
・出欠管理はツールを活用する。例：Google Play｜出欠集金管理 / App Store｜ポンポン出席簿
案内メールについては参考になる関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
飲み会幹事が当日までにやること｜お店の予約
参加人数が確定したら予算や条件に合うお店を早めに予約をしましょう。大人数の場合、忘新年会や歓送迎会といった集中シーズンは2～3か月前を目安に、少人数でも2～3週間前には押さえておくようにします。
・飲み放題のドリンクはノンアル含めジャンルが豊富か確認。
・取り分けなしのコースメニューだと気を遣わない。
・予算を抑えるには早期割引や幹事無料などお得なプランを活用。
・会費（予算）とのズレがないよう消費税抜きかどうか価格に注意。
飲み会幹事が当日までにやること｜会費の事前徴収
飲み会当日は忙しいので会費は事前に徴収しておきましょう。
・チェックリストを作成して徴収漏れを防ぐ。
・もし余剰金が出たら翌日以降に返金するか二次会費用にあてる。
飲み会幹事が当日までにやること｜席次決め
当日の着席をスムーズにうながすため、どこに誰を配席するか席次を決めておきましょう。
席を決める基準となるのが「上座」「下座」の位置です。出入口から遠い席が「上座」、近い席が「下座」となりますが、3人以上が横に並ぶ場合は中央が最上位の上座になります。
また、眺めのいい窓がある場合などは「上座」の位置が変わりますので、どこが最も快適に過ごせるかどうかも「上座」の判断基準としましょう。
・一般の参加者は立場順で「上座」→「下座」へと配席していく。
・幹事は最も出入口に近い「下座」に座って飲み会のサポートに徹する。
・場合によっては喫煙者と禁煙者で席や個室を分けて座る。
・大人数の場合は席次表を作っておくと着席しやすい。
飲み会幹事が当日までにやること｜二次会の場所選び
二次会に流れることを想定し、いくつか候補のお店をピックアップしておきます。一次会後でないと参加人数が決まらないため、当日でもすぐに予約できるようにしておきましょう。
・夜遅くまで営業しているか。
・カラオケ、カフェバーなどジャンルは当日のニーズに合わせる。
飲み会幹事が当日までにやること｜飲食以外の準備
飲み会によっては、飲食以外に必要な準備も発生します。
・「余興」をする場合は企画や演出、メンバーを決める。
・「景品」を用意する場合は予算に組み込んで手配する。
余興や景品については参考になる関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
飲み会幹事のやること「当日」の仕事
ここでは、飲み会幹事のやることとして「当日」の仕事を挙げています。
- ●ファーストドリンクの注文
- ●司会進行
- ●挨拶
- ●写真撮影
- ●二次会をする場合の案内
- ●帰宅者にタクシーを手配
飲み会幹事が当日やること｜ファーストドリンクの注文
参加者がそろったら、すみやかに乾杯に移れるようファーストドリンクの注文をメモしておきましょう。とりあえず乾杯は原則ビールにしておき、お酒が飲めない人のためビール以外の希望だけを聞くようにすると時短になります
飲み会幹事が当日やること｜司会進行
幹事、あるいは主催者側の誰かを司会者にして飲み会を進行していきましょう。タイムスケジュールに沿った進行表を作成しておくと便利です。
◆進行表の例
- 開会宣言……参加へのお礼、自己紹介、盛り上げのひとことなど。
- 開会の挨拶……最も立場の高い人から会の趣旨に沿った挨拶。
- 乾杯の挨拶……3番目に立場の高い人から乾杯の発声。
- 食事・歓談……料理や飲み物がスムーズに渡っているか気配り。
- 余興・出し物……食事開始から30～40分ほどしてからスタート。
- 食事・歓談……ラストオーダーの時間や注文取りに配慮する。
- 会場への支払い……ラストオーダーの後、支払いを済ませ領収書をもらう。
- 中締めの挨拶……会場を落ち着かせ2番目に立場の高い人から挨拶。
- 閉会宣言……参加へのお礼、振り返りのひとことを添えてお開き。
- 二次会の案内……参加者を募って会場を手配したらアナウンスと誘導。
- 退店……忘れ物がないか確認し、お店の方にお礼を述べ、すみやかに退店する。
飲み会幹事が当日やること｜挨拶
幹事からの挨拶は開会宣言と閉会宣言だけなのが一般的ですが、飲み会の規模や内容によっては乾杯や中締めの挨拶を幹事が兼ねる場合もあります。
・歓送迎会など主役がいる場合は事前にお願いしておく。
・歓迎会など初対面の参加者がいる場合は自己紹介の時間を設ける。
挨拶については参考になる関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
飲み会幹事が当日やること｜写真撮影
公式ホームページや社内報に掲載するなどの目的があるなら記念撮影をします。参加者の了解を得ず、勝手に撮影をしてSNSに投稿するようなことは控えましょう。
飲み会幹事が当日やること｜二次会をする場合の案内
二次会に流れる場合は、お店の名前や場所などの詳細を案内します。それぞれがスムーズに移動できるよう、メールやLINEで情報共有してもいいでしょう。
飲み会幹事が当日やること｜帰宅者にタクシーを手配
一次会の終了後はタクシーが必要な帰宅者のために直接手配したり、お店の人に頼んだりしましょう。また、お酒を飲んで運転ができなくなった人には代行運転を手配する必要もあります。
飲み会幹事のやること「翌日以降」の仕事
ここでは、飲み会幹事のやることとして「翌日以降」の仕事を挙げています。
- ●お礼メール
- ●返金や追加徴収
- ●会計報告
飲み会幹事が翌日以降にやること｜お礼メール
飲み会の後、できるだけ翌日の午前中までにお礼メールを送りましょう。翌日に直接会える相手には口頭でお礼をしてもかまいません。
◆お礼メール例文
件名：昨晩のお礼 ○○○○（名前）
おはようございます。○○です。
昨晩はお忙しい中、○○会にご参加いただき、ありがとうございました。
至らないこともあったと思いますが、楽しんでいただけたでしょうか。
また次の機会がありましたら、この経験を生かしてなにかのお役に立てれば幸いです。
略儀ではありますが、メールにてお礼を申し上げます。
お礼メールについては関連記事がありますので、よければ参考にしてください。
飲み会幹事が翌日以降にやること｜返金や追加徴収
飲み会では余剰金が残ったり、逆に未収金が発生したりするため、返金や追加徴収が必要な場合があります。余剰金は次の飲み会までプールしておくこともできますが、追加徴収は飲み会の余韻が冷めないうちに早めにお願いするようにしましょう。
飲み会幹事が翌日以降にやること｜会計報告
参加者から徴収した会費の総額と飲食代ほか諸々の支出を照合して収支を計算したら、参加者へ会計報告をしましょう。経費に透明性をもたせるためだけでなく、次の飲み会で幹事をする人が予算を立てるときの参考にもなるからです。
飲み会で「新人幹事」が失敗しないためのポイント
たとえ失敗しても業務そのものに大きな悪影響はないなどの理由で、新入社員や若手社員が飲み会幹事に抜擢されることはめずらしくありません。
しかしながら、初めて飲み会幹事を務める「新人幹事」にありがちな「失敗」が防げるよう対策しておく必要はあるでしょう。
| 失敗例 | 対策例 |
| 通常業務が終わらず幹事なのに飲み会に遅刻した。 | 開始30分前には会場に到着、開始1時間前には業務終了と逆算しながら当日の予定を立てる。手が回らないことは可能であればサポートをお願いする。 |
| お酌に回ったら飲まされ過ぎて酔っぱらった。 | 毎回のお酌で飲み干さず口を付ける程度にしたり、「今日は幹事に徹するためノンアルで失礼します」と丁重にことわったり。 |
| ハリキリ過ぎて過度に自己アピールしてしまった。 | 飲み会の進行や参加者へのアナウンスを主体とし、あくまでも「裏方」として場を盛り上げる。明るく元気に振る舞うのはOK！ |
| 挨拶でウケを狙い過ぎてスベりまくった。 | 下ネタ、自虐ネタ、ディスリは厳禁。最新ギャグや流行ネタを仕込むなら挨拶の冒頭でだけなど「添える」程度にしておく。 |
| 面白いことやってと無茶ぶりされて困った。 | 簡単なゲーム、一発芸など、いくつか「ネタ」を用意だけしておく。 |
飲み会幹事の仕事は参加者全員を相手にした「接待」のようなものですから、当日は進行以外にも諸々対応しなければなりません。「絶対に失敗してはいけない」と緊張しすぎず、想定できる範囲で可能な準備をしておけば、きっと参加者を盛り上げられることでしょう。
まとめ
飲み会の幹事を頼まれたらプレッシャーもかかりますし、通常業務以外での時間や労力を割かれることにもなります。
特に新入社員や若手社員に任せることには賛否両論ありますが、もし「自分をアップデートするチャンスだ！」と前向きに取り組めたら今後の仕事に生かせることもあることでしょう。
仮に自信がないなら自分一人で完璧にこなそうとせず、主体的に対応しつつ必要に応じて先輩や上司に相談しながら進めていくのも幹事に求められる「手腕」です。
ぜひ、飲み会幹事のやることマニュアルとしてまとめた本記事を参考にして、あなたに与えられた貴重な「任務」をまっとうしてくださいね。