忘年会を控え、会費をいくらにするのか、経費として計上できるのかなど「予算」について悩んでいませんか。
幹事を任されている場合は、どうすれば予算が抑えられるかもテーマになるのではないでしょうか。
本記事では、忘年会にまつまる「予算」についての疑問が解決できるよう以下の項目を解説します。
- ●忘年会の会費の一人当たり相場
- ●忘年会の会費金額の決め方
- ●忘年会の会費を抑える方法
- ●会費が会社負担になるための条件
これからの忘年会準備に活用できる内容でまとめていますので、ぜひ、本記事をお役立てください！
忘年会の予算｜会費相場は4500円～5000円
忘年会の会費相場はホットペッパーグルメ外食総研の調査結果を参考にすると一人当たり4500円～5000円が目安です。昨年度（2023年12月～2024年1月）における忘年会前の平均想定予算は4685円で、その前年度の実際の会費が平均4828円だったことからわかります。
一人当たり4500円～5000円の会費であれば、一般的な2時間飲み放題付きの宴会プランが利用できるでしょう。飲食代以外の予算も会費に含める場合は、次章で内訳や金額の決め方を参考にしてください。
参照：今年度の忘年会・新年会（2023年12月～2024年1月）の動向調査｜ホットペッパーグルメ外食総研
忘年会の予算｜会費金額の決め方
忘年会の会費は主に飲食代に充てられますが、場合によっては飲食代以外の費用も含まれます。
- 飲食代
- 会場費
- 景品
- 予備費
それぞれの予算を決めるときのポイントについて解説します。
飲食代
2023年12月～2024年1月の動向調査でわかった相場を目安にすると、1人当たり「4500円～5000円」の会費が妥当です。飲食代だけを会費とするなら、たとえば「2時間飲み放題」の忘年会プランを相場の範囲で選ぶとよいでしょう。
あとは、同僚だけで行う気軽なものなのか、役職者も同席する全社挙げてのものなのかなど、忘年会の規模や参加者層に合わせて会費を増減させるのもポイント。お店のグレードや料理ジャンルによっても差がありますから、飲食プランの内容で迷ったらアンケートで希望を聞いてみるのもひとつです。
忘年会の飲食代に直結する「お店選び」については、詳しく書かれた別記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
会場費
お店によっては飲食代のほかに会場使用料が別途かかることもあります。たとえばホテル宴会場や結婚式場、料理旅館といった特別な場所を使用するとき、あるいは居酒屋やレストランを貸切にするときなどです。
また、最低保証料金といって、たとえ予約人数より参加人数が少なくなった場合でも、お店に支払うべき費用が発生することもあるので大人数での予約には注意が必要です。お店によって会場費の内訳やシステムが異なるため、予約の前にしっかりと確認しておきましょう。
景品
もし、忘年会で景品を配るなら一人当たりの必要額を決めて会費に含めましょう。たとえばビンゴゲームやクジ引きなどの賞品として準備する場合です。
| ◇ 景品数の目安 | ・参加人数の3割～4割ほどの数を準備する。 ・景品のうちの1割を豪華な目玉賞品にする。 ・景品のうちの3割を高価なサブ景品にする。 ・景品のうちの6割を安価なサブ景品にする。 |
| ◇ 景品予算の立て方の例 | ・参加者50名×景品代500円＝2.5万円 ・景品総数15～20個 ・目玉景品1～2個（予算合計/1万円～1.5万円） ・サブ景品18～19個（予算合計/1万円～1.5万円） |
景品の数や景品ごとの予算は忘年会の規模や景品の目的に合わせて適切に設定しましょう。
忘年会の景品については詳しく書かれた記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
予備費
忘年会予算で予備費を含めるとしたら、当日になって予約プランにないメニューを追加注文したときや、ドタキャンなどによるキャンセル料金を請求されたときへの対策としてです。
もちろん追加料金や不足金が発生したときに追加徴収してもかまいませんので、ケースバイケースで会費に組み込みましょう。もし予備費を含めて徴収した予算が余った場合は、二次会費用の足しにしたり、参加者全員で均等に割って返金したりなどして対応するとよいでしょう。
忘年会の予算｜会費を抑える5つの方法
忘年会の会費を抑えることは参加率アップにつながりますし、なにより参加者の負担が減らせます。
ただ飲食代だけを安くつけようとすると満足度が下がりますので、効果的な方法で予算を抑えながら参加者に楽しんでもらえる忘年会を企画しましょう。
- ●お得な忘年会プランを活用する
- ●早めの予約で早期割引を狙う
- ●社内開催にしてケータリングを利用する
- ●景品を一点豪華主義で目玉賞品だけにする
- ●リモートでのオンライン忘年会を開催する
それぞれのポイントを解説します。
お得な忘年会プランを活用する
お店の公式HPや予約サイトなどでは年末が近づくと、お得な忘年会プランが提供されるようになります。ただし「料金」だけにこだわると味やボリューム、満足感などでガッカリすることもあるため、お得なプランを選ぶときのポイントを押さえておきましょう。
| ◇ お得なプランを選ぶときのポイント |
| ・品数、メニューなどの詳細はどうか。例：デザートまで付いているのか、メインの食べごたえはどうか。 |
| ・乾杯ドリンク付き、幹事無料、デザートサービスなど、お得な特典が付いているのか。 |
| ・飲み放題付きの場合は、お酒以外にもノンアルコールやソフトドリンクが充実しているのか。 |
| ・大皿料理を取り分けるのか、一人一皿のコース料理で提供されるのか。 |
早めの予約で早期割引を狙う
忘年会シーズンは繁忙期のため、お店によっては早くから予約を受け付けています。予約サイトでも10月以降になると早期割引になる忘年会プランが続々とリリースされますので、早めに開催日時を決定して早期割引が狙えるようにしましょう。
もし、参加人数が未確定の場合は「仮予約で押さえられるのか」「キャンセルや人数変更のリミットはいつまでか」といったことを事前に相談しておくとよいでしょう。
社内開催にしてケータリングを利用する
お店にこだわらないなら、社内開催×ケータリングのカジュアルな忘年会はいかがでしょうか。すべてのケータリングプランが安いわけではありませんが、オードブルからセットメニューまで予算に合わせて自由に選べる選択肢の多さがあります。
ドリンクに関しても、好みのものを飲める分だけ各自で用意してもらうと不公平感がありませんし、会費への負担や不満も減らせます。
景品を一点豪華主義で目玉賞品だけにする
忘年会を飲食中心で楽しめるようにし、どうしてもゲームの景品を用意したい場合は目玉賞品だけにするのも有効です。仮に参加者を30人予定しているなら一人当たり300円を景品代として会費に含めると9千円が集まります。
参加者の一人に9千円分の賞品を贈るとなると、ちょっとした高級品や贅沢品が選べるのではないでしょうか。たとえば、有名ブランドの高級スイーツ、話題のトレンド家電、旅行券やグルメ券、カタログギフトなど、「自分では買わないけど、もらえると嬉しいもの」は目玉賞品のおすすめです。
リモートでのオンライン忘年会を開催する
リモートワークが一般化してきた中で急増したのがオンライン飲み会。低予算で開催できるほか、忘年会シーズンの寒さや帰宅時の混雑なども回避できるため企業が導入するケースはめずらしくありません。
料理やドリンクは各自でも用意できますし、宅配サービスを利用すれば参加者全員が同じメニューを味わいながら話のネタにできます。会場費や予備費といった予算も必要ないので、部署単位や同期だけでの開催など小規模であれば選択肢のひとつにはなるでしょう。
オンライン忘年会で料理の宅配サービスを利用する場合、参考になる記事がありますので、よければ合わせてご覧ください。
忘年会の予算｜会社負担になる条件
忘年会の予算が会社負担となるかは経理上の福利厚生費に当たるかどうかで「会社が全従業員を対象に主催していること」が条件となります。とはいえ、必ずしも全従業員が参加している必要はなく、全従業員を対象に開催した結果、参加できなかった従業員が一部いたとしても問題ありません。
たとえば「部署だけ」「同期だけ」「チームだけ」など、限られた参加者だけで実施される場合は福利厚生費の対象から除外されます。ただ、どこまでの予算が会社負担になるかは会社によって異なるため、経理担当者などに確認するのがよいでしょう。
| ◇ 会社負担になりうる事例 |
| ・部署単位でも年に数回、全ての部署で一律に行なう場合は福利厚生費として計上できる。 |
| ・一人当たりの福利厚生費を月間で割り当てている会社であれば、限定的な開催でも認められる場合がある。 |
| ・毎月の給与から「組合費」や「社内積立」が天引きされていれば、限定的な開催が認められる場合もある。 |
まとめ
忘年会の会費相場は「1人当たり4500円～5000円」が目安ですので、「飲食代」「景品代」「会場費」「予備費」が収まるように予算を立てましょう。
また、必要に応じて予算を抑えるために会費の設定を工夫するのも幹事さんの大切なお仕事です。
- ●お得な忘年会プランを活用する。
- ●早めの予約で早期割引を狙う。
- ●社内開催にしてケータリングを利用する。
- ●景品を一点豪華主義で目玉賞品だけにする。
- ●リモートでのオンライン忘年会を開催する。
忘年会の規模や参加者層に合わせた方法で予算を抑え、参加率を上げたり、参加者の費用負担を下げたりしましょう。
忘年会の予算を会社負担にできるのかどうかについては条件がありますので、経理担当者などとも相談しながら検討するのが得策です。
尚、ほかにも忘年会の幹事さんに役立つ関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください！