表彰式の開催が決まって悩むのが「会場選び」ではありませんか？
「表彰式のときの会場レイアウトは？」
「表彰式で利用する会場の選び方は？」
「表彰式の会場が決まってからの準備は？」
このような、表彰式の会場にまつわる疑問や課題を本記事で解決しましょう。
◆この記事でわかること
- 表彰式にふさわしい会場レイアウトについて
- 表彰式の会場選びで失敗しないためのポイント
- 表彰式を成功させるための会場準備のポイント
ぜひ、本記事をご活用いただき、表彰式の会場選びや準備にお役立てください！
表彰式にふさわしい会場レイアウト
表彰式の会場を選ぶにあたり、まずは会場レイアウトを確認しておきましょう。
会場レイアウトによって収容人数や動線が変わってくるためです。
また、表彰式のテーマによっても、ふさわしい会場レイアウトが異なるため会場選びと並行しながらご検討ください。
表彰式の会場レイアウト「ステージ」
表彰式のメインステージは客席から見えやすい位置に設置します。イベントホールなど、もともと舞台が備わっている会場ならステージ位置は決まっていますが、会議室やレンタルスペースなどを利用する場合はステージの位置決めも必要です。
ステージは、客席から見て左側が「下手」となり、右側が「上手」となります。通常、司会者は「下手」、受賞者は「上手」に立つのがマナーです。
ステージへの登壇スタイル
| ○ステージ脇で待機しておき、呼ばれてから登壇 | 団体賞など大人数での表彰、同部門での表彰対象が多いときなど。 |
| ○名前を呼ばれてから席を立ち、ステージまで移動 | 全体の規模が少人数でも大人数でもドラマチックな演出になる。 |
このように、受賞者の登壇スタイルは大きく分けて2つあります。それぞれのスタイルによって確保すべき動線や余白が異なるため、どのように登壇してもらうかも考えながら会場レイアウトを決めるとよいでしょう。
表彰式の会場レイアウト「スクール形式」
スクール形式は、学校の教室のようにテーブルと椅子を並べるスタイルです。ステージまでのメイン通路のほか、テーブル間の空間、壁からテーブルまでの空間を確保しなければなりませんので、会場の広さにゆとりが必要。
たとえば50名以上の大人数になると、後方の席からはステージが見えにくいためライブ感が損なわれる可能性があります。その場合はスクリーンを大きくしたり、登壇から表彰までのライブ映像をスクリーンに映したり工夫するとよいでしょう。
例：研修やグループワークの後に。
例：表彰式前に講義や講演を行う場合に。
表彰式の会場レイアウト「シアター形式」
シアター形式は、映画館のようにテーブルなしでセッティングするスタイルです。スクール形式よりも収容人数を増やせますので、50名～100名あるいは数百人規模での利用にも対応できます。
イベントホールなどセッティングが決まっている場合は動線を変更できませんが、イベントスペースなどを借りて最初からセッティングする場合は、ステージまでのメイン通路や壁から客席までの空間を十分に確保しましょう。
例：コンテストやプレゼンを行う場合に。
例：表彰式前に講義や講演を行う場合に。
表彰式の会場レイアウト「正餐形式」
正餐（せいさん）形式は、円形のテーブルを交互に配列したパーティーなどの席では定番の着席スタイルです。100名以上を収容できる大規模な会場が必要になりますが、表彰式と懇親会をセットで開催する場合などに適しています。
もし、200名以上の大人数で利用するのであれば、どこからでもステージが見えるよう、スクリーンを前方中央のほか左右や会場中央の壁側などに設置するとよいでしょう。
例：余興重視でイベント性の高い表彰式に。
例：周年記念など祝賀会を兼ねた表彰式に。
表彰式の会場選びで大切な8つのポイント
表彰式の会場選びで失敗しないため、ここでは大切な8つのポイントを紹介します。
- 参加人数に合った会場キャパ
- 会場までの至便なアクセス
- 予算に応じた料金システム
- 表彰式の開催に必要な設備
- 会場準備に必要な搬入経路
- 会場を利用する上での規定
- 会場を予約する前の下見や内覧
- ハイシーズンは早めの予約
それぞれのポイントを確認していきましょう。
参加人数に合った会場キャパ
表彰式の会場が広すぎると空席が目立ったり、イベントの熱気やライブ感が損なわれたりします。逆に、会場が狭すぎると十分な動線を確保できず、安全面での危惧が生じますし、出席者が快適に過ごせません。
会場を選ぶときは、会場の収容可能人数を参考にしましょう。収容可能人数が会場のレイアウトやセッティング、着席スタイルによって異なる点に着目することもポイントです。
会場までの至便なアクセス
出席者の負担を減らすため、会場までのアクセスは会場選びにおける重要項目のひとつです。最寄り駅などからの距離だけでなく、見つけやすさや悪天候の場合の歩きやすさなども考慮しながら検討しましょう。
たとえば、「表彰式 ホテル宴会場 東京」というように、「目的」+「会場」+「地域」でキーワード検索すると、希望エリアの候補がしぼりやすくなります。
予算に応じた料金システム
会場によって料金に幅がありますので、予算内に収まるかは重要ポイント。また、会場使用料のほかにも、機材の利用や演出でのオプションなど、「なに」に、「どれくらい」の費用がかかるのかを確認することも大切です。
表彰式の開催に必要な設備
たとえば、音響や映像、照明に関連した設備のほか、演台や司会者台など表彰式に欠かせない設備の有無を確認しましょう。また、控室や待機スペースといった受賞者のための設備が整っているかのチェックも必要です。
会場準備に必要な搬入経路
もし、会場に備品や機材などを持ち込む場合は、搬入経路について確認しておかなければ当日の準備に手間取ります。また、受賞者の登壇やプレゼンターの授与において搬入物が邪魔にならないよう、当日の全体的な動線も検証しましょう。
会場を利用する上での規定
会場によって利用規定が異なりますから、トラブルにならないよう十分に確認しておきましょう。よくある利用規約の一例を紹介しますので、ご参照ください。
・飲食可能か、持ち込み可能か。
・会場装飾の許容範囲はどうか。
・キャンセル可能な期限はいつか。
・最低保証料の有無と金額はどうか。
会場を予約する前の下見や内覧
ホームページやパンフレットなどではわからないこともありますので、実際に下見や内覧をしておきましょう。たとえば外観や周辺の景観のほか、天井の高さや会場内の動線、音響の状態、スクリーンの見やすさなど、出席者目線で確認することが重要です。
ハイシーズンは早めの予約
特に、大規模な会場を押さえるのであれば、年末年始や年度末・年度初めのハイシーズンに注意。やはり繁忙期は表彰式のほかにも需要が増えやすいため、3〜6か月前からの早めの予約がベターです。
表彰式を成功させるための会場準備ポイント
ここでは、表彰式を成功させられるよう、当日までの会場準備ポイントを紹介します。
- ●表彰式のテーマに合った会場を選ぶ
- ●当日までにリハーサルをしておく
- ●表彰状以外の特別な記念品を贈呈する
- ●エンゲージメントが高まるような企画を考える
- ●出席者全員が楽しめるプログラムを企画する
- ●社風や時代に合ったイベントにしてもよい
- ●当日のハプニングにも対応できるようにしておく
それぞれのポイントについて見ていきましょう。
表彰式のテーマに合った会場を選ぶ
表彰式の会場は、人数に合わせたキャパを考えながら、テーマにも合わせて選びましょう。
例：少人数でもアットホームで楽しいひとときにしたいなら「レンタルルーム」
例：大人数でドラマチックにしたいなら「イベントホール」「イベントスペース」
例：周年記念などで特別感を出したいなら「ホテル宴会場」「結婚式場」「パーティールーム」
表彰式といっても経営陣がそろったフォーマルなものから部署単位でのカジュアルなものまでありますので、まずはテーマ設定から始めると会場選びがスムーズです。
当日までにリハーサルをしておく
表彰式での進行をスムーズにするため、当日までのリハーサルは必須です。
・映像やBGMなどの演出は問題なくできるか。
・必要な機材や設備は問題なく使いこなせるか。
・受付や誘導、アナウンスに問題はないか。
・プレゼンターからの授与がスマートにできるか。
それぞれの運営スタッフが自分の役割を明確にし、お互いの当日スケジュールを共有しておくことも大切です。
表彰状以外の特別な記念品を贈呈する
表彰式において、表彰状以外の特別な記念品を贈呈するとイベント性が高まるだけでなく、受賞者のエンゲージメントや受賞者でない社員のモチベーションが向上します。
たとえば売上アップに大きくつながるコンペやコンテストなどの場合は豪華な賞品で功労をたたえるのもひとつ。また、社風や表彰式のテーマによってはオリジナルトロフィーや手作りの表彰状などで称賛するのもおすすめです。
エンゲージメントが高まるような企画を考える
表彰式を開催するメリットのひとつに「社員エンゲージメントの向上」があります。社員エンゲージメントとは、社員が会社の企業姿勢などに共感し、「○○のために貢献したい」と感じる主体的な意欲のこと。
表彰対象となる社員はもちろん、表彰者をたたえる社員においても、エンゲージメントを高めることで社内パフォーマンス向上につながります。
例：受賞者を紹介するときにアテンション映像を流す。
例：受賞者の密着映像やインタビュー映像を流す。
このような企画で特別感を出しながら、表彰式を有意義な場にすることがポイントです。
出席者全員が楽しめるプログラムを企画する
表彰式の主役は受賞者ですが、受賞者をたたえる社員にも楽しんでもらえる企画で盛り上げることが重要。表彰式が受賞者を評価するためだけの場であれば、次回以降の表彰式へのモチベーションにつながりません。
たとえば、ステージに登壇するときのBGMを受賞者本人の希望に合わせたり、レッドカーペットやレーザービームでステージまでの花道をドラマチックにしたり、「デスクがきれいで賞」などの数値化できない部門を設けて受賞者をリアルタイム投票で決めたり。
さまざまな工夫で表彰式が盛り上がるプログラムを企画しましょう。
社風や時代に合ったイベントにしてもよい
表彰式だからといって、フォーマルなビジネスライクである必要はありません。もちろん、表彰式の目的にもよりますが、社風や時代のトレンドに合わせてカジュアルであったり、アットホームであったり、ゴージャスであったり、ユニークであったり、受賞者にも受賞者をたたえる社員にも楽しんでもらえるテーマを考えましょう。
当日のハプニングにも対応できるようにしておく
表彰式当日に「まさか」な事態が発生する可能性もあります。大人数であれば受付に時間がかかって開始が遅れたり、機材トラブルや機材のオペレーションミスなどが起きたり、プレゼンターが受賞者の名前を読み間違えたりなど。
このようなハプニングへの対策として、まずは当日のプログラムに沿ったリハーサルを実施しましょう。その中で、リスクヘッジとなる項目を見つけながら運営スタッフ全員で共有するというのもひとつの方法です。
まとめ
表彰式を開催するときは、会場選びのポイントやレイアウトを参考にしながら会場を決めましょう。
表彰式の会場レイアウトにふさわしいスタイルは3つあります。
- ●スクール形式
- ●シアター形式
- ●正餐（せいさん）形式
さらに、表彰式の規模やテーマに合わせ、以下のポイントに沿って選ぶと最適な会場を見つけやすくなります。
- 参加人数に合った会場キャパ
- 会場までの至便なアクセス
- 予算に応じた料金システム
- 表彰式の開催に必要な設備
- 会場準備に必要な搬入経路
- 会場を利用する上での規定
- 会場を予約する前の下見や内覧
- ハイシーズンは早めの予約
本記事では、表彰式を成功させるための会場準備ポイントについても紹介しました。
ぜひ、本記事を活用して、これからの企画や準備にお役立てください。
尚、表彰式の開催に役立つ関連記事もありますので、よければ合わせてお読みください。