社内イベントを企画するときに悩むのが「会場選び」ではありませんか？
「会場選びで失敗したくない」
「どんな会場があるのか気になる」
「会場ごとのキャパや用途が知りたい」
このような、社内イベントにまつわる課題を本記事で解決しましょう。
◆この記事でわかること
- 社内イベントの会場を選ぶときのポイント
- 社内イベントの開催におすすめな会場ジャンル
- 社内イベントの会場選びで注意したいポイント
ぜひ、本記事をご活用いただき、社内イベントの検索や会場準備にお役立てください！
社内イベントに使う会場の選び方は？
社内イベントの会場を選ぶにあたって悩ましいポイントはありますが、まず、押さえておきたいポイントは5つです。
- テーマ
- キャパ
- レイアウト
- アクセス
- 予算
それぞれのポイントを確認しておきましょう。
テーマ
どのような社内イベントを行うかによって、ふさわしい会場が変わります。たとえば、「式典のような厳粛なもの」なのか、または「パーティーを兼ねた華やかなもの」なのか、あるいは「レクリエーション重視のアクティブなもの」なのか。
まずは社内イベントのテーマを決め、ニーズに合った会場を選びましょう。
キャパ
社内イベントの会場は参加人数に合わせた規模で選びましょう。会場が広すぎると空席や余白が増えて盛り上がりに欠けますし、会場が狭すぎると動線や快適さが損なわれます。
また、同じ会場でもレイアウトやセッティング、着席スタイルによって収容可能人数が変わることも着目すべきポイントです。
レイアウト
社内イベントのテーマに合わせたレイアウトが可能か確認しましょう。
会場レイアウトの一例には以下のものがあります。
●シアター形式：テーブルなしで椅子だけを映画館のように並べるスタイル
●アイランド形式：テーブルと椅子のセットを島型にして配置するスタイル
●フレキシブル形式：テーブルや椅子をイベントに合わせて自在に変化させるスタイル
会場によって対応可能なレイアウトが異なりますから、収容人数だけで選ばないことが大切です。
アクセス
社内イベントのテーマや会場タイプによってアクセスのポイントは異なります。
アクセスを考える上で大切なポイントを一例として挙げておきましょう。
●最寄り駅や主要駅からの距離はどうか。
●現地集合にするか、集合してから移動するか。
●悪天候の場合の移動に問題はないか。
会場までの距離や所要時間だけでなく、会場の見つけやすさ、来場のしやすさ、移動手段なども踏まえて選ぶようにしましょう。
予算
社内イベントの会場を手配するにあたり、予算内で収めることも重要です。
会場利用に必要な予算の一例には以下のものがあります。
・機材の利用や搬入にかかる費用
・利用設備に応じたオプション料金
また、同じ会場でも時期や曜日、時間帯などによって料金が変動する場合もありますので注意しましょう。
社内イベントにおすすめな会場｜社内スペース
社内イベントの会場としておすすめな「社内スペース」には以下のものがあります。
- ●会議室
- ●共有スペース
- ●社員食堂
- ●社内ホール
社内スペースをイベント会場にするメリット・デメリット
| メリット | ・参加者の移動負担が少ない。 ・会場使用料がかからない。 ・社内の機材や備品を使える。 |
| デメリット | ・参加人数によっては収容不可。 ・イベントの演出内容が限られる。 ・特別感や非日常感が味わえない。 |
社内スペースをイベント会場にする場合は、メリット・デメリットも参考にしながら検討しましょう。
会議室
| ふさわしい規模 | 10人程度～50人程度 |
| おすすめイベント | 歓送迎会、納会、決起会、グループワークなど |
会議室はビジネスライクなスペースですから、日常業務との関連性が高いイベントにおすすめ。また、ホワイトボードやスクリーンなどの備品がそろっているため、会場のセッティングがしやすいのもメリットです。
共有スペース
| ふさわしい規模 | 10人程度～数十人程度 |
| おすすめイベント | 懇親会、歓迎送会、忘新年会、キックオフ、ブレスト、ファミリーデーなど |
多目的スペースやリラックススペース、チルアウトエリアなどの共有スペースは、カジュアルな雰囲気で楽しみたいイベントにおすすめ。イベントのテーマに合わせた会場装飾でムード満点にしてもよいでしょう。
社員食堂
| ふさわしい規模 | 数十人程度～（自社のキャパに合わせて） |
| おすすめイベント | 懇親会、歓迎送会、忘新年会、体験教室、季節イベントなど |
社員食堂なら、イベントでの飲食がしやすいというメリットがあります。たとえば、ファミリーデーや内定者フォローなどでの体験会を実施するのもおすすめです。
社内ホール
| ふさわしい規模 | 数十人程度～（自社のキャパに合わせて） |
| おすすめイベント | 入社式、内定式、表彰式、社員総会、決起集会、周年記念イベントなど |
もし社内ホールがあるのであれば、入社式や表彰式といったフォーマルなイベントにおすすめ。スクリーンや音響を使った演出でイベント性を高めることも可能です。
社内イベントにおすすめな会場｜社外スペース
社内イベントの会場としておすすめな「社外スペース」には以下のものがあります。
- ●レンタルスペース
- ●イベントホール
- ●カラオケパーティールーム
- ●体育館
社外スペースをイベント会場にするメリット・デメリット
| メリット | ・参加人数に合わせたキャパで選べる。 ・イベントのテーマに合わせて選べる。 ・イベントに合わせた演出の幅が広がる。 |
| デメリット | ・会場利用料がかかる。 ・用途によっては追加費用がかかる。 ・参加者の移動負担が発生する。 |
社外スペースをイベント会場にする場合は、メリット・デメリットも参考にしながら検討しましょう。
レンタルスペース
| ふさわしい規模 | 数人～数十人程度 |
| おすすめイベント | 懇親会、歓迎送会、忘新年会、打ち上げ、季節イベントなど |
レンタルスペースは、少人数から大人数まで参加人数に合わせたキャパで選べます。インテリアや備品による世界観も多彩ですから、イベントテーマに合わせた「映え」にこだわるのもひとつです。
イベントホール
| ふさわしい規模 | 数百人～数千人程度 |
| おすすめイベント | 入社式、社員総会、展示会、発表会、表彰式、周年イベントなど |
全社挙げての大規模なイベントにおすすめなのがイベントホールです。大規模な会場なら、直営店舗やフランチャイズ店などの事業所まで含めたスケールの大きなイベントも開催できます。
カラオケパーティールーム
| ふさわしい規模 | 数人～数十人程度 |
| おすすめイベント | 歓送迎会、忘新年会、打ち上げ、季節イベント、懇親会、二次会など |
カラオケ付きパーティースペースやカラオケ店のパーティールームなら、プログラム企画の悩みが減ります。飲食サービスありの場合は「食べて」「飲んで」「歌って」の三拍子で盛り上がれるのではないでしょうか。
体育館
| ふさわしい規模 | 数十人～数百人程度 |
| おすすめイベント | 社内運動会、スポーツ大会、壮行会、ファミリーデーなど |
アクティブなイベントの開催におすすめなのが体育館です。自治体や公共団体が運営している施設のほか、一般企業でも所有している体育館を貸し出している場合があります。
社内イベントのおすすめ会場｜バンケットスペース
社内イベントの会場としておすすめな「バンケットスペース」には以下のものがあります。
- ●レストラン
- ●ホテル宴会場
- ●結婚式場
バンケットスペースをイベント会場にするメリット・デメリット
| メリット | ・パーティー向きの華やかさがある。 ・飲食の手配をしなくて済む。 ・特別感や非日常感が味わえる。 |
| デメリット | ・費用が高額になる可能性がある。 ・繁忙期の予約が取りづらい場合がある。 ・イベントの演出に制限がかかる場合がある。 |
バンケットスペースをイベント会場にする場合は、メリット・デメリットも参考にしながら検討しましょう。
レストラン
| ふさわしい規模 | 10人程度～数十人程度 |
| おすすめイベント | 歓送迎会、忘新年会、打ち上げ、季節イベント、懇親会、二次会など |
レストランを貸切にすることで自社専用のイベント会場になります。料理ジャンルから選ぶもよし、会社からのアクセスで選ぶもよし。たとえば、研修会や社員総会などビジネスライクな社内行事との2部制で、雰囲気をガラリと変えたいときにもおすすめです。
ホテル宴会場
| ふさわしい規模 | 数十人～千人程度 |
| おすすめイベント | 歓送迎会、忘新年会、賀詞交換会、祝賀会、周年イベントなど |
フォーマルなイベントを華やかに行いたいときにおすすめなのがホテルの宴会場です。全社挙げてのイベントはもちろん、取引先や講師など社外からの来賓を招く場合でも利用しやすい会場といえます。
結婚式場
| ふさわしい規模 | 数十人～100人程度 |
| おすすめイベント | 歓送迎会、誕生会、就任祝い、季節イベント、周年イベント、社内レセプションなど |
結婚式場によっては、一般的なパーティー利用に対応している場合もあります。ホテルよりも特別感があり、レストランよりも優雅に過ごせるのが魅力。たとえば、「おめでとう」「ありがとう」「よろしく」というメッセージ性を強めたいイベントにおすすめです。
社内イベントにおすすめな会場｜屋外スポット
社内イベントの会場としておすすめな「屋外スポット」には以下のものがあります。
- ●ガーデンテラス
- ●アウトドア施設
- ●クルージング
- ●運動場
屋外スポットをイベント会場にするメリット・デメリット
| メリット | ・イベントのテーマに幅が出せる。 ・写真や動画の撮影が映えて話題性もある。 ・特別感や非日常感が味わえる。 |
| デメリット | ・会社や主要駅から離れている場合がある。 ・繁忙期の予約が取りづらい場合がある。 ・天候に左右されやすいため予定が立てづらい。 |
屋外スポットをイベント会場にする場合は、メリット・デメリットも参考にしながら検討しましょう。
ガーデンテラス
| ふさわしい規模 | 数十人～100人程度 |
| おすすめイベント | 懇親会、歓送迎会、季節イベント、周年イベント、社内レセプションなど |
ガーデンテラスは、ホテルレストランに併設されていたり、邸宅スタイルの結婚式場に完備されていたりします。ホテル宴会場よりもカジュアルに、レストランよりも非日常感を高めたい場合のイベントにおすすめです。
アウトドア施設
| ふさわしい規模 | 10人程度～数十人程度 |
| おすすめイベント | 懇親会、歓送迎会、打ち上げ、ファミリーデー、内定者フォローなど |
バーベキューやグランピングなど、屋外イベントを企画するならアウトドア施設がおすすめ。飲食をともにするほか、食事の準備や後片付けといった「体験」を共有することでコミュニケーションの活性化が図れるため、内定者や社員の家族といった社外の人との交流にも適しています。
クルージング
| ふさわしい規模 | 数十人～100人程度 |
| おすすめイベント | 懇親会、歓送迎会、忘新年会、季節イベント、周年イベントなど |
悠々と海を進む大きなクルーザーや風情たっぷりな屋形船などでのクルージング。非日常感があるだけでなく、乗船プランによっては飲食サービスも受けられます。いつもの社内イベントに変化をもたせたいときや特別な記念行事などにおすすめです。
運動場
| ふさわしい規模 | 数十人～数百人程度 |
| おすすめイベント | 社内運動会、スポーツ大会、壮行会、交流会、ファミリーデーなど |
体育館よりもアグレッシブに楽しみたいときは、屋外の運動場がおすすめ。自治体や公共団体が運営している施設が利用できます。野球やビーチバレーなどの特化したスポーツであれば、専用の競技場を利用しましょう。
社内イベントの会場選びで注意したいポイント
社内イベントの会場選びで失敗しないよう、ここでは注意しておきたいポイントを紹介します。
いくつか会場の候補がしぼれたら、予定している社内イベントを想定しながら各項目について確認していきましょう。
会場選びでの注意ポイント
| 項目 | 内容 |
| 料金システム | ・仮予約やキャンセルが可能な期限。 ・延長時間や延長料金はどうか。 ・最低保証料の有無と金額はどうか。 |
| 会場設備 | ・音響設備 ・映像設備 ・照明設備 ・演台、司会者台 ・マイク、スクリーン |
| 搬入経路 | ・どこから搬入するのか。 ・搬入可能時間の制限について。 |
| 電波状況 | ・会場全体の通信環境は良好か。 ・映像や音響は問題なく動作するか。 |
| 利用規約 | ・飲食可能か、持ち込み可能か。 ・ケータリングの有無や料金は。 ・会場装飾の許容範囲はどうか。 |
| 下見・内覧 | ・トイレ、喫煙所、控室などへの動線はどうか。 ・イベントの実施にそぐわない要素はないか。 ・参加者目線での実際のアクセスはどうか。 |
| ハイシーズン | ・年末年始、年度末、年度初め、卒業シーズンは早めに予約を。 ・週末、大型連休などの繁忙期は料金が割高になる可能性あり。 |
まとめ
社内イベントの会場を選ぶときは5つのポイントに沿って候補をしぼりましょう。
- テーマ
- キャパ
- レイアウト
- アクセス
- 予算
また、料金システムや利用規約、会場設備、電波状況、搬入経路など会場を選ぶ上で注意したいポイントも参考にしてください。ハイシーズンの場合は早めに予約したり、予約を確定する前に下見や内覧をしたりすることも重要です。
本記事では、社内イベントの開催におすすめな会場をジャンル別で紹介しながら、キャパや用途などの目安についてもまとめました。
ぜひ、本記事を活用しながら、これからの会場選びや会場準備にお役立てくださいね。
尚、社内イベントの企画に関連した記事もありますので、よければ合わせてお読みください。