新入社員研修を実施しようと考えると「そもそも新入社員研修の目的って何？」「何をすればよいの？」と疑問が出てくるものです。
無計画に新入社員研修を実施しても研修の効果が半減してしまいます。 ここでは新入社員研修を成功させるポイントについてわかりやすく解説していきます。
新入社員研修の大体の流れ・内容
研修期間は会社によって違います。 1日～数週間の短期間で研修を行う会社もあれば、フォローアップ研修を含めて3年という長期間で行う会社まで様々です。研修を行う目的や身に付けるべきスキルなどを考慮して研修期間を設定してください。
新入社員には「新卒入社」と「中途入社」の２パターンが存在しますが、ここでは新卒入社にスポットを当てて解説していきたいと思います。 ちなみに、第二新卒者にも新入社員研修を受けてもらうことが大切です。
新入社員研修をする目的
研修は何のために実施するのか目的を理解しなくてはいけません。
すでに新入社員研修を導入している会社は、過去に実施したカリキュラムが新入社員に適しているかどうかの確認を行い、実施目的に応じて内容の変更も必要になってきます。
これから新入社員研修を導入しようと検討している会社は、研修を実施する目的をしっかり理解して研修内容を決めましょう。
次は、それぞれの目的について詳しく解説しています。
社会人としての自覚を持たせる
新入社員にまず理解させるのが、社会人としての自覚を持たせることです。社会人が持つべき自覚として最も重要となるのが、責任感と当事者意識ではないでしょうか。
学費を払って通う学校とは違い、会社は給料をもらって与えられた仕事の責任を果たす場です。この事が理解できないと、いつまでたっても「学生気分が抜けない社員」になってしまいます。
そして、当事者意識とは、仕事に対して自分が主体的に関わっているという意識を指します。当事者意識に欠ける社員は「誰かがやってくれる」「自分には関係ない」という思考が働き、仕事への興味が希薄になる傾向にあります。
その結果、業務を途中で投げ出し仕事に対する充実感、達成感を得ることなく退職の道を選択する最悪のパターンも想定されます。
そうなる前に、新入社員には、社会人としての自覚を持たせるようにしましょう。
社会人のルール、マナーを身に付けさせる
自覚を持たせるのと同時に、社会人としてのルール、マナーを身に付けさせることも重要です。ここで言う社会人としてのルール、マナーとは、仕事上で最低限守らなくてはならない基本的なルール。そして言葉遣い、挨拶、身だしなみ、電話対応、名刺交換など、一般的なビジネスマナーを指します。
新卒入社の社員達は、学生時代にも校則や家庭内・仲間内での様々なルールやマナーのもとで生活してきたと思いますが、それは限られたコミュニティの中だけです。
社会人のルールやマナーは会社内だけでなく、取引先の担当者やその上司、関連会社など、業務上関わるすべての人に対して必要となってきます。 新入社員には守らなくてはならない最低限のルールと、ビジネスマナーを研修で身につけさせるようにしましょう。
業界・自社の慣習、ルールを理解して早期離職を防止する
新卒新入社員だけではなく、第二新卒者、中途入社にも共通することですが、それぞれの業界で慣習・常識が違います。
新卒は「働いた経験がある」といってもアルバイトです。第二新卒者や中途入社にしても前の職場とルールや常識が違えば戸惑いもあると思います。戸惑うくらいであればそのうち慣れてきますが、不満となると話は別です。最初は些細な不満でも会社に対して不信感が募ると、離職につながる可能性があります。
社内の雰囲気などを伝えるアイデアの一つとして、会社紹介ムービーを制作してみるのもいいかもしれません。事前に作成できるからこそ、配属先の情報や会社のルールなども分かりやすく、正確に伝えることができます。
研修で事前に業界・自社の慣習、ルールを理解してもらい、配属してからのギャップを少なくすることで離職の防止につなげましょう。
配属先で即戦力となるように育てる
即戦力となる人材は会社にとって非常に魅力的です。しかしながら、新入社員を限られた研修期間の中で「即戦力」に育てるのは難しい話です。とはいえ、学生気分のままの新人を現場に送り出すわけにはいきません。
新入社員研修では、現場で必要となるベースを身に付けてもらい、送り出した配属先で経験を積みながら即戦力となるよう育ってもらいましょう。
横のつながりを広げる
同じ立場の人間がいると心強いものです。新入社員はほとんどが同世代です。研修中はスタートラインも同じですし、学ぶことも同じです。
クラスメートのような仲間意識が生まれやすい為、仕事で悩んだ時など上司や先輩社員には相談しにくい事も、同期メンバーには相談できるものです。その為、同期との関係は早期離職の防止にもつながります。
また、同期メンバーがそれぞれ異なる部署に配属されると、他部署との情報交換や連携がしやすくなります。新入社員研修は、同期同士の横のつながりを作る場でもあるのです。
新入社員研修で新人に身に付けさせるスキル
新入社員研修で身に付けてもらうスキルにはどのようなものがあるのでしょうか。以下にまとめた4つのスキルについて解説していきます。
業界・自社の専門用語（知識）
どの職場でも業務上、日常的に使う専門用語は数多くあると思います。 わからない単語が羅列されると話の内容が全く理解出来ず、仕事についていけない社員が出てきてします。
研修で全てを覚えさせることは難しくても、業界用語や専門知識を自分で調べて学んでいく為の基礎知識を教えてあげましょう。
ビジネスマナー
社員の印象で会社の印象が決まるといっても過言ではありません。入社したばかりの新人であろうとなかろうと、ビジネスパーソンとして常識ある立ち居振舞いが重要になってきます。
社会人としての挨拶や身だしなみ、名刺交換や電話の受け取り方など。ビジネスマナーは新人のうちに徹底的に教育すべきです。
コミュニケーションスキル
社会人と学生の違い。その大きなひとつが、コミュニケーションスキルです。学生時代と比べ、社会人はたったひとつのコミュニケーション、一度の会話が、その後の人間関係や仕事に大きな影響を与える場合もあります。
社内、社外問わず、どんな相手でも気をつかえるのが社会人です。 新入社員が配属先や他部署の人達と円滑に業務を進めることが出来るよう、コミュニケーションスキルの重要性を説いて教育していきましょう。
傾聴スキル
コミュニケーションスキルと似ていますが、人の話を注意深く聴いて、相手が本当に話したいことを引き出し理解する能力が「傾聴スキル」です。 社会人経験が長くても傾聴スキルに乏しい人はたくさんいます。
相手が求めている事の本質を理解する能力は、営業職、技術職、管理職など、様々な分野で役立つ重要なスキルとなります。新人のうちに「傾聴スキル」を身につけさせる事が出来れば、会社の主戦力となる可能性が大いに高まることでしょう。
実際によくある研修内容例
ビジネスマナー研修
あなたの近くにいる、仕事ができるビジネスマンを思い出してください。きっと、挨拶、名刺交換、電話応対などのビジネスの基本ができていてスマートな印象だと思います。
ビジネスの世界において信頼される人材とは、仕事が早くて正確なだけでなく、ビジネスマナーも身に付けています。 新入社員を「相手に不快な思いをさせない信頼される」ビジネスパーソンに育成する為、ビジネスマナー研修で学ぶ内容は多岐にわたります。その一例は次の通りです。
ⅰ）社会人としての心構え
- 新入社員の立場と役割の理解
- 社会人のルール・職場のルール
- 会社の仕組み
ⅱ）身だしなみ・挨拶
- TPOに合わせた服装
- 身だしなみ
- お辞儀の違い（会釈・敬礼・最敬礼）
ⅲ）敬語の使い方
- 丁寧語、謙譲語、尊敬語
- 間違いやすい言葉遣い
ⅳ）得意先訪問・名刺交換
- 席次（応接室、車、エレベーターなどの上座、下座）
- 待ち時間
- 同伴者紹介
- 名刺交換
ⅴ）電話応対
- 電話の受け方、かけ方、取次ぎ方
- クロージングの方法
ⅵ）報告・連絡・相談
- ”ホウ””レン””ソウ”のポイント
- ロールプレイング
ⅶ）ＰＤＣＡサイクル
- PDCAサイクルとは
- 仕事の進め方
ⅷ）ビジネス文書
- ビジネス文書の種類
- ビジネス文書の書き方
このように学生から社会人になるときに覚えることはたくさんあります。社会人にとっては当たり前のことが多いですが、今まで学生だった新入社員は初めてのことばかりだと思います。 何事も最初が肝心ですのでしっかり身に付けてもらいましょう。
ビジネスシミュレーション研修
ビジネスマナー研修で学んだことを活かして、想定した事例をシミュレーションしてみるというものになります。 シミュレーションなので想定するシチュエーションは無数にありますが、例えば営業職であれば以下のように一連の流れで構成すると良いでしょう。
２．提案資料の作成
３．上長への資料確認依頼
４．得意先への訪問・提案
５．得意先への再提案
６．契約
一連の流れを通しで行う、もしくは抜粋した一部分をロールプレイング形式で行います。研修時間に余裕があれば、想定外の突発的なことを入れるのも良いでしょう。
コミュニケーションスキル研修
コミュニケーションスキル研修にもいろいろな種類がありますが、座学で重要性を理解してもらい、ロールプレイングで実践することが良いでしょう。座学で学ぶ内容の一例は次の通りです。
自分の性格を知る
自分の性格を知ることは、コミュニケーションスキルを高める上での第一歩です。自分自身がどんな人間であるのか理解できていれば、相手とのコミュニケーション方法が見えてきます。
表現方法で相手の印象が変わることを知る
同じ意味でも表現方法が変わるといわれた相手の受け取り方が変わります。
例えば、夜更かしして仕事中に居眠りしていた同僚がいたとします。そのせいで仕事が先に進まず、同僚に注意したいときの一言を2つの例で考えます。
パターン２：「明日も仕事が進まないとまずいから今日は夜更かししないほうがいいよ。」
どちらが相手に不快感や反抗心を持たれないかは一目瞭然ですね。時と場合によって使い分ける必要があることを理解してもらいましょう。
考え方の歪みを知る
人はだれしも今までの経験で物事を考えます。見た目が怖い人は話しかけにくい。相手が社長だと気後れするなど。しかし、見方を変えれば違った一面が見えます。
・社長は横柄な態度でこちらの話を聞かない
見方を変えれば
・社長は会社や従業員を守るために簡単に心を許さないが、会社や従業員のためになるなら心を開く
という解釈もできます。なんでも自分の中の尺度で決めつけるのはよくないということを理解してもらいます。
あいづちを使い分ける
あいづちは教わることなくだれもが無意識のうちに使っているものです。しかし、あいづちはワンパターン化する場合があり注意が必要です。
あいづちは話し手を気持ちよくさせて話を続けてもらう手法の一つですが、ワンパターン化すると話している側もだんだんと「聞いてないんじゃないか？」と思ってしまいます。
コミュニケーションスキルを持っている人はあいづちを使い分けています。
①声にならない声をだす
相手にようやく聞こえるくらいの声で「へぇ～」、「あぁ～」などといいます。そうすることで相手の話をさえぎることなく相手にとっては話しやすい雰囲気になります。
②共感する
話し手にとって共感されると話しやすくなります。「わかる」「そうそう」「たしかに」などの言葉ははっきりと相手に伝えるといいです。
自分：「わかる～！私も！」
相手：「だよね～！特に○○がよかったよね・・・・」
と話が続けやすくなります。
③繰り返す
相手の言葉を繰り返すことで相手の話を続けやすくします。
自分：「へぇ、そうなんだ」
このように答えると、話が終わってしまう可能性が高まりますが、
自分：「やっぱり行くことにしたんだね！」
相手：「うん、だってね・・・」
相手の言葉を繰り返すことで、会話を続けやすくなります。
④一言感想を伝える
相手の話に共感しても、自分の言葉数が多いと相手の話をさえぎることになります。
自分：「やっぱり行くことにしたんだね！」
相手：「うん、だってねあの有名な◯◯が来日するんだ！」
自分：「それはすごいね！」
相手：「そうなんだよ！実は今度の来日で・・・」
このように一言感想を伝えることで相手は話を続けられます。
⑤会話が続く質問を身に付ける
相手の話を注意深く聴いているからこそ質問ができるのです。質問は話を促す効果が高いので積極的に取り入れると良いです。
ただし、質問が多いと相手が話したいことが話せなくなってしまうので注意です。 これらのことを座学で学んでからロールプレイングで実践してみると実感がわきます。
新入社員研修を成功させるために必要なポイント
新入社員研修はたくさんの内容を数日から数か月の期間で組み込んだカリキュラムを作ります。新入社員が研修内容を身に付ける研修にするポイントを解説します。
目的をはっきりさせる
何の目的で新入社員研修を行うのかをはっきりさせておくことが大切です。「毎年やっているから」「会社の決まりだから」などという理由はNGです。
目的は具体的にどの程度、研修を投資手何のスキル、知識を身に付けてもらいたいかをはっきりさせることが肝心です。は学校や就職活動でしか使わない人が増えているようです。常識やトレンドは毎年変わりますので昨年と同じと考えると失敗の原因になりかねません。
会社や部門にあった研修内容
そもそも会社の人材育成方針・事業内容にあった研修内容にしないと意味がありません。各部門の管理職やOJTで指導担当になる先輩社員に研修で身に付けておいてほしいスキル、知識などを確認します。
さらには前年の新入社員にも「新入社員研修で学んで役に立ったこと」「新入社員研修で学んでおきたかったこと」などヒアリングで確認します。
外部機関の活用
ロールプレイングで人数やカリキュラムの準備が大変だったり、研修の経験が不十分で自信がない場合は外部の専門研修会社を活用することも有効です。研修会社を活用してノウハウを参考にすることもできます。また社外で体験研修などをして新たな研修を取り入れることも可能になります。
休憩時間
新入社員は新しい環境で「覚えなければ」と気が張っています。休憩時間はこまめに取りましょう。ワークショップ形式ならともかく座学で長時間やると集中力が持ちませんので1時間半から長くても2時間程度に5分でもよいので休憩を入れましょう。
新入社員研修会場の探し方
新入社員研修はその目的と内容によってスタイルが様々です。そのスタイルによっては会場も検討しなければならないことがあります。会場選びの参考にするため一例を解説します。
| 会議室 | 会社の会議室を使用します。人数と設備に不足がなければ一番コストがかかりません。社員に協力をしてもらう時にも便利です。 |
|---|---|
| レンタルスペース | コストはかかりますが、会社の会議室が使えないとき、人数や設備に不足がある場合に便利です。研修に必要な設備がそろっていますのでこちらの準備の負担も減ります。 |
| 研修施設（宿泊施設） | 研修を泊まり込みで実施する場合は便利です。泊まり込みですので新入社員の団結もできますし、前日飲みすぎて寝不足で出勤ということも防げます。ただし、コストがかかるうえに講師も泊まり込まなければいけない可能性もあります。 |
状況に合わせて使い分けるのも良いでしょう。ただし、新入社員の負担を考えると研修場所はある程度は固定させてあげると良いでしょう。
これから研修会場探しをされる方は全国の会議室・研修会場を検索できる「会場ベストサーチ」をご活用ください！
まとめ
いかがでしたでしょうか？この記事が新入社員の研修担当となった方のお役に立てれば嬉しいです。 新入社員研修に正解はありませんし、完成もありません。
事業内容や方針、社風に合わせて試行錯誤しながら御社に合ったカリキュラムを作成しましょう。
是非、御社の未来を担う人材を育ててくださいね♪