「謝恩会で招待状を送らないといけないけど、書き方も何を送れば良いのかもわからない」
謝恩会の幹事が初めての場合、招待状はどう書けば良いのか、一緒に何を入れれば良いのかわからないでしょう。
そこでこの記事では、謝恩会の招待状の書き方について解説いたします。
謝恩会の招待状・案内状を書く時に注意すべき4つのポイント
謝恩会の開催が決まったら、招待状や案内状を作成します。招待状も案内状も、送る目的は同じです。ただ「招待状」の方がより丁寧な印象を与えます。
相手の立場や相手との関係に応じて、「招待状」とするか「案内状」とするか分けるとよいでしょう。マナーとして大きな差はないので、ここでは基本的なポイントを解説します。
基本的なビジネス文書の構成を意識する
招待状も案内状も、送る相手が誰であれ基本的なビジネス文書をもとに構成しましょう。いわゆるテンプレートに沿って作成すると、伝えるべきことがわかりやすく伝えられます。
ビジネスシーンで用いられる文書を、謝恩会の季節に合わせた表現に変えたり、別れを惜しむ文言を加えたりなどしてカスタマイズするとよいです。
礼儀正しい文章を心がける
招待状や案内状は、礼儀正しい文章で作成しましょう。「招待」「案内」とはいうものの、相手に出席をお願いするためのものだからです。
ただし、案内状は少しカジュアルでもかまいません。相手が出席したくなるよう、親しみを込めた表現にすることは許容範囲です。
開催日時や場所は招待文と別で書く
招待状を作成する場合、開催日時や場所は同封別紙で案内するのが望ましいです。同じ書面の中で案内する場合は、招待文と分けて記載します。
あくまでも招待状は「謝恩会開催のお知らせ」と「来賓への出席のお願い」だからです。案内状の場合は積極的な参加を促す要素が強いため、開催日時や場所の伝え方に厳密にこだわる必要はありません。
先生から会費をもらう場合は「卒業を祝う会」にする
先生方から会費をもらうなら、謝恩会ではなく「卒業を祝う会」もしくは「卒業祝賀会」としましょう。「謝恩会」と称して先生方を招待しながら会費を徴収するのは、失礼にあたるからです。
また、保護者全員で負担するとなると、出席者が減る可能性がありますし、先生方の「服務規定」にも関わります。「卒業を祝う会」にする利点は、全員が会費制で出席できることです。
謝恩会の招待状の例文サンプル
ここでは、招待文と開催日時・場所などを同じ書面で記載する場合の例文サンプルを紹介します。ジャンル別にしていますので、違いも見ながらぜひ参考にしてください。
保育園・幼稚園の例文
〇〇園
謝恩会のご案内
拝啓
春の便りをあちらこちらで聞く今日この頃。
先生方におかれましては、ご健勝のこととお慶びを申し上げます。
さて、こども達もいよいよこの三月に卒園を迎えることになりました。
これもひとえに、お世話になった先生方のお蔭と感謝しております。
つきましては、年長組父母会一同にて謝恩会を開催する運びとなりましたので、先生方のご出席を心よりお待ち申し上げます。
敬具（右揃え）
日時：平成〇〇年〇月〇日（〇）午後〇時より
場所：○○幼稚園 〇〇ルームにて
幼い園児に代わってのものなので、全体的に柔らかな印象にしましょう。
小学校・中学校・高校の例文
〇〇学校
謝恩会のご案内
拝啓
梅のつぼみがほころぶ季節、先生方におかれましては、ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、子供たちも3月〇日をもって卒業することとなりました。
これもひとえに、これまでご指導くださった先生方のお蔭と心より感謝申し上げます。
つきましては、先生方をお招きして謝恩会を開催したいと存じます。
お忙しい中恐縮ではございますが、何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます。
敬具（右揃え）
日時：平成〇〇年〇月〇日（〇）午後〇時より
場所：〇〇
硬くなり過ぎない程度に丁寧な印象にしましょう。
短大・大学・専門学校の例文
〇〇大学〇〇学部
謝恩会のご案内
拝啓
春暖の候、先生におかれましては益々ご壮健のこととお慶び申し上げます。
さて、私たちも〇月〇日をもって卒業する運びとなりました。
これもひとえにご指導いただいた先生のお蔭と心より感謝申し上げます。
つきましては先生をお招きして謝恩会を開催したく存じます。
時節柄ご多忙のことと存じますが、ぜひご出席賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具（右揃え）
日時：平成〇〇年〇月〇日（〇）午後〇時より
場所：〇〇ホテル◇◇の間
直接的に感謝を伝え、全体的に格式高い文章でつづりましょう。
保護者宛の例文
謝恩会のご案内
拝啓
梅花の候、皆様におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、子ども達の卒園（卒業）を目前に控え、慌ただしくなってまいりました。
長いようで短かった〇〇生活も間もなく終わろうとしています。
つきましては、お世話になった先生方をお招きし謝恩会の開催を予定しております。
お忙しい中とは存じますが、ぜひご参加下さいますようご案内申し上げます。
敬具（右揃え）
日時：平成〇〇年〇月〇日（〇）午後〇時より
場所：〇〇〇〇
共感を誘うような表現で、1人でも多く参加してもらえるよう促しましょう。
ビジネスタイプの例文
平成〇〇年〇月〇日（右上）
お得意様各位（左やや上）
株式会社〇〇（右やや上）
代表取締役社長〇〇〇〇
謝恩会のご案内
拝啓
〇〇の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素は多岐にわたるお力添えを賜り、誠にありがとうございます。
お蔭様で当社の業績が順調に推移し、経営も安定しております。
これもひとえに、皆様のご尽力の賜物と心より感謝申し上げます。
つきましては日頃のご厚情にお応えするべく、ささやかではございますが謝恩の会を開催する運びとなりました。
ご繁忙中とは存じますが、ぜひご出席賜りますようご案内申し上げます。
敬具（右揃え）
日時：平成〇〇年〇月〇日（〇）午後〇時より
場所：〇〇ホテル◇◇の間
以上
季節の挨拶だけでなく、日頃の感謝や付き合いの深さを示しましょう。謝恩会を開催する目的が明確なほど、出席率も上がります。
謝恩会の招待状を作るときのポイント5つ
招待状の表現
招待状を作成する際、必ず入れておくべき表現があります。主なものをいくつか紹介しますのでご参考ください。
・頭語と結語
招待状や案内状では、文章の最初と最後に「頭語」と「結語」を添えます。一般的に使われるのは「拝啓（頭語）」に対して「敬具（結語）」で締める組み合わせです。
「謹啓（頭語）」と「敬白（結語）」の組み合わせが使われることもあります。招待状に開催日時や場所を書く場合、結語で締めた後に「記」として別記しましょう。
・時候の挨拶
冒頭の挨拶では、時候の挨拶という季節を表す言葉を使います。卒業シーズンの場合、3月であれば「早春の候」「春暖の候」「弥生の候」など、2月であれば「立春の候」「春寒の候」「梅花の候」などが一般的です。
・安否を尋ねる言葉
時候の挨拶とともに、安否を尋ねる言葉で語り掛けます。先生や保護者であれば「ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」「お健やかにお過ごしのことと存じます」がよいでしょう。
会社関係であれば「貴社におかれましては益々ご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます」が適当です。
正しい宛名の書き方
招待状は1人につき1枚ずつ用意し、個々人の宛名を書きます。縦書きでも横書きでも構いませんが、手渡しの場合は名前だけでかまいません。
先生の場合は「園長○○○○先生」でよいです。1枚の招待状を全員の先生方に宛てるなら「先生御一同様」にします。ただ、丁寧なのは先生にも1人ずつ用意することです。
封の仕方と中身の順番
封は、手渡しの場合はシールのみです。郵送の場合は糊（のり）をした後にシールを貼ります。シールは華やかで上品なものがよいでしょう。
封筒の中身は手前から
「付箋メッセージ」→「招待状（案内状）」→「返信用ハガキ」→「会場案内」がスマートです。
卒業年度を間違えないこと
招待状の文章に、「〇年度卒業」の言葉を用いる場合は間違えないようにしましょう。
たとえば「2018年3月」で卒業の場合、「平成29年度卒業式（卒業生）」になります。
メールで招待する場合の注意点
メールでの連絡はおすすめできませんが、極めて関係が近い先生であればマナー違反にはなりません。書式の内容は文書と同じです。
会場がわかるよう公式サイトのアドレスを貼付しておくとよいでしょう。メール送信後、数日してから1度電話を入れると丁寧です。
謝恩会の招待状を素敵に簡単に作る方法
デザイン無料のテンプレートを使う
インターネットでは、デザイン無料のテンプレートをダウンロードできるサイトがたくさんあります。文章だけのものもありますが、背景デザインが入ったものもあります。
ただし、サイトによっては会員登録が必要な場合もありますので、利用する前にシステムをよく確認してください。
100均グッズなどで手作りする
特に保育園や幼稚園の先生には、手作りの招待状が喜ばれます。100均グッズなら低予算で作成できますし、園児たちによる作成も人気です。
マスキングテープやシール、キラキラペンのほか、ドライフラワーやリボンなどを使ってオリジナルの招待状を作りましょう。
筆ペンやサインペンなどで手書きする
筆ペンやサインペンを使った手書きの招待状も魅力的です。字を上手に書こうとせず、絵手紙や絵日記を書くように自由に楽しく作成すると、温かみも出ます。もちろん達筆な人が丁重に書くのであれば、招待状の格も上がります。
謝恩会の招待状を送る最適な時期
招待状を送る最適な時期は謝恩会の2カ月前です。会場の予約も必要なため、1カ月前には出欠の返答が集まるよう早めに届けましょう。
卒業式が3月の中旬なら、1月の初旬から準備が必要です。卒業式が2月の下旬なら、前年の12月中に準備にかかります。
年末から卒業シーズンまでは誰しも多忙なので、準備する人は特に余裕をもったスケジュールを立てましょう。
まとめ：謝恩会の招待状は心を込めて書こう！
謝恩会の招待状は、心を込めて作りたいものです。気をつけなければならない注意点や外せないマナーはありますが、例文サンプルやポイントを参考にすれば簡単に作れます。
招待状の目的は「謝恩会のお知らせ」と「出席のお願い」です。また、「お世話になった方への感謝」を込めるのも大切な要素といえます。
招待状の作り方にはいくつかの方法がありますが、ぜひ感謝の思いを込めて素敵な招待状を作成してください。招待状を受け取る人だけでなく、送る人にとってもきっと思い出深い体験になることでしょう。
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