パーティの受付を任されたら、ちゃんと務まるかと不安になるかもしれません。
パーティの主催者としてはマナーよくゲストに対応したいですよね。
本記事では、初めてのパーティ受付でも失敗しないよう、以下の内容を解説します。
- 一般的なパーティ受付の流れ
- パーティ受付での対応ポイント
- パーティ受付にふさわしい服装
- パーティ受付で気をつけること
ぜひ、本記事を参考にしてパーティ受付の準備に役立ててください。
一般的なパーティ受付の流れ
まず、一般的なパーティ受付の流れを確認しておきましょう。
- ゲストを迎える。例：「ご来場ありがとうございます」「こちらで受付させていただきます」
- ご祝儀や会費を受け取り、会費の場合はおつりを渡す。
- 受付名簿にチェックを入れ、ゲストに芳名帳への記帳をうながす。
- ゲストの記帳を確認し「ありがとうございます」とお礼する。
- ゲストに必要なものを渡す。例：プログラム、パンフレット、席次表など
- 待ち合いや開場についてアナウンスする。
パーティの規模が大きくなれば受付が混み合いますので、受付スペースを広く取ったり、数名の受付スタッフで役割を分担したりなどゲスト数に応じた対策も講じましょう。
パーティ受付での対応ポイント
パーティ受付をスマートに進めるため、ここではマナーに沿った対応ポイントを解説します。
- しっかりと事前準備しておく
- ゲストを好ましい挨拶で迎える
- 私語やスタッフ同士の会話をつつしむ
- ご祝儀や名刺などは両手で受け取る
それぞれ詳しく見ていきましょう。
しっかりと事前準備しておく
パーティでの受付でゲストに迷惑をかけないためには万全の事前準備が必要です。
●ゲストの名前を確認する方法は？
- 芳名帳に記帳してもらう
- 名刺を受け取る
- チケットで確認する
- 口頭で確認しリストと照合する
●ゲストに渡しておくべきものは？
- プログラム
- パンフレット
- 席次表
- パスホルダー
- 商品サンプル
- カタログ
●ゲスト別に対応するための受付方法は？
- 事前の申し込みや決済が完了しているゲスト
- 当日に申し込みや支払いの必要があるゲスト
- 主賓、スポンサー、メディアなど一般ゲストでない方々
●ゲストからの質問に答えられるか？
- トイレ、喫煙コーナー、自動販売機、Wi-Fi接続など設備について
- 宿泊、最寄り駅、コンビニ、シャトルバスなど施設について
パーティの内容や会場に応じた事前準備を整えておきましょう。
ゲストを好ましい挨拶で迎える
パーティでの受付は挨拶から始まりますので、ゲストに好印象を与える挨拶を心がけましょう。
ゲストとは軽くアイコンタクトし、相手の顔を見ながら「おはようございます」「いらっしゃいませ」「お待ちしておりました」とにこやかに挨拶します。
もし、ゲストの名前を知っているなら「○○様」と相手の名前も添えると丁寧です。
ご祝儀や会費、チケットなどを受け取るときも「ありがとうございます」「恐れ入ります」「お預かりいたします」と丁重に対応しましょう。
私語やスタッフ同士の会話をつつしむ
もし、ゲストと親しい関係であっても「久しぶり！」「元気そうだね！」など私語で迎えてはいけません。もちろんスタッフ同士が普段通りの言葉遣いで会話するのも厳禁です。
あくまでも主催側の「顔」としてのフォーマルな立場でゲストを迎え、常にゲストから見られているということを意識した言葉遣いや会話に徹しましょう。
ご祝儀や名刺などは両手で受け取る
受付では、ご祝儀や会費、名刺、チケットを受け取るほか、電子チケットの確認でスマホを手渡されるケースもあります。
いずれの場合も必ず両手で受け取り、「頂戴します」「ありがとうございます」「お受け取りいたします」「確認させていただきます」などと丁寧に対応しましょう。
また、受け取ったものを紛失したり散らかしたりしないよう、受付盆を用意しておくのもポイントです。
パーティ受付にふさわしい服装
パーティの受付では服装マナーにも気を配りましょう。
- 受賞式や祝賀会ならスーツが基本
- 社外との交流ならドレッシーに
- 結婚パーティは華やかなフォーマルで
- イベント系なら上品かつカジュアルに
- 退職祝いや送別会は落ち着いた装いで
それぞれのポイントを解説します。
社内のお祝いならスーツが基本
お祝いのためのパーティであっても、主催者側はゲストより控えめに装うのが基本です。
たとえば、社内の誰かが何かの賞を受賞するとか、周年記念の祝賀会を催すなどの場合はスーツを着用し、女性はコサージュやパールのアクセサリーなど、男性なら光沢のあるネクタイやチーフなどをつけて華やかさを出すのもおすすめ。
社外との交流ならドレッシーに
たとえば、社外の誰かに賞を授与する表彰式、外部からVIPを招いて講演やプロモーションをお願いしているなら女性はパーティードレスを、男性はスーツに明るい色のネクタイやチーフを合わせてドレッシーにさせましょう。
ただし、あくまでも主催者側ですのでゲストより目立ってはいけません。女性の場合は露出を控え、華美なアクセサリーで派手なコーディネートにならないようにしましょう。
結婚パーティは華やかなフォーマルで
結婚披露宴や結婚式二次会などのウェディングパーティでは、受付とはいえ正式なゲストですから華やかさをまとったフォーマルコーデを。
女性は振袖や露出を抑えたパーティドレスを、男性はブラックスーツやディレクターズスーツなどの礼装を着用し、そのままパーティに出席できるようにしておきましょう。
イベント系なら上品かつカジュアルに
たとえば、クリスマスパーティ、忘新年会パーティ、懇親パーティなど、イベント系のパーティなら「大人っぽさ」「きれいめ」「きちんと感」を意識した上品でカジュアルなお呼ばれコーデがおすすめ。
女性はワンピースやツーピース、パンツドレスなどで大人キレイに、男性はジャケパンスタイルで大人シックに、パーティとともにおしゃれも楽しみましょう。
退職祝いや送別会は落ち着いた装いで
退職祝いや送別会では華やかさを抑え、パーティ会場に合わせたフォーマル度で落ち着いた雰囲気を心がけましょう。
ホテルや高級レストランなら女性はエレガントなワンピースやアンサンブルを、男性は上品なダークカラースーツを、カジュアルなレストランや居酒屋なら「きちんと感」を外さず、女性はパンツドレスやジャケット×スカートなど、男性はスーツやジャケパンスタイルなど、いずれも控えめなコーデがおすすめです。
パーティ受付で気をつけること
パーティの受付では予想外のことも起きる可能性がありますから、あらかじめ注意点も確認しておきましょう。
- 受付を勝手に離れない
- ご祝儀と会費は別で管理する
- 判断できないときは相談する
それぞれ具体的に解説します。
受付を勝手に離れない
いざ受付に立ったら、どのような理由でも勝手に離れないようにしましょう。
受付には常に来場ゲストが訪れますし、受付を済ませたゲストが質問にくることもあるからです。
もし、どうしても受付を離れなければいけないときは別のスタッフに伝えてからとし、前もって「誰に」「どのような方法で」連絡するか話し合っておくのも大切なポイントです。
ご祝儀と会費は別で管理する
パーティが会費制であっても、祝賀会や二次会などではゲストが会費と別でご祝儀を用意してくるケースも考えられます。
もし、ご祝儀と会費を一緒に渡されたら別々に管理して贈り主を間違えないようにチェックしておきましょう。
ただし、主催者の意向で「ご祝儀不要」と案内している場合もありますから、受付で受け取るべきでないものを渡されたときの対応については事前に主催者に確認しておく必要があります。
判断できないときは相談する
どれだけ万全の準備をしていても、自己判断では対応できないハプニングが起きるかもしれません。
たとえばゲストからの要望や会場スタッフからの要請などがあって判断に困ったら、安易に引き受けず主催者やイベント責任者に相談しましょう。
受付の流れを停滞させないため、何か起きたときの相談先や連絡方法を事前に確認しておくのも大事なポイントです。
パーティ受付はマナーよくスマートに
パーティでの受付はゲストへの最初のおもてなしとして重要な場面となりますので、主催者側の「顔」としてゲストに好印象を与える挨拶や言葉遣いを心がけましょう。
また、当日の受付をスムーズに進めるため、しっかりと準備を整えておくのもポイント。ゲストの名前の確認方法のほか、ゲストごとの受付方法、ゲストに渡すべきものの用意、ゲストからの質問を想定した適切な案内など入念に準備しておきましょう。
さらに、パーティ内容によってふさわしい服装で受付に立つのもマナーです。スーツやドレスなどパーティに合わせた着こなしを意識しつつ、髪や爪先、足元などゲストから見られる場所についても清潔かつ好ましい身だしなみにもご注意を。