飲み会の開催が決まったら、幹事からはいろいろな連絡メールを送ります。
飲み会の連絡メールには日程調整から事前リマインドまでありますから、内容やタイミングに合わせて適切に送りましょう！
- 飲み会の連絡メールを送るポイント
- 飲み会の連絡メール例文「パターン別」
- 飲み会の連絡メールを送るときの注意点
ぜひ、本記事をご活用いただき、メールの作成や送信にお役立てください！
飲み会の連絡メールを送るポイント
飲み会の連絡メールを送るにあたり、まずはポイントを確認しておきましょう。
- ●連絡メールの内容とタイミング
- ●連絡メールを送る方法や使い分け
- ●連絡メールへの返信のしやすさ
それぞれのポイントについて解説します。
連絡メールの内容とタイミング
飲み会の連絡メールは主に4つのパターンがあります。
○開催案内（開催の1か月～2週間前）
○出欠確認（返信期日の当日）
○事前リマインド（前日か前々日）
まず、飲み会の対象者に開催決定を知らせ、開催日程を調整するためのメールを送ります。
次に、飲み会の日時や場所といった詳細が決まったら、正式に開催案内をして参加を呼びかけます。
そして、期日になっても出欠の返信がない相手には最終案内のメールを送ります。
最後に、飲み会の前日、あるいは前々日にリマインドメールを送って参加忘れやドタキャンを防ぎます。
飲み会への参加率を上げるため、それぞれの連絡メールをベストタイミングで送ることもポイントです。
連絡メールを送る方法や使い分け
飲み会の連絡メールは、基本的に通常の連絡方法でかまいません。
◎連絡方法の一例
○社内メール・個人メール
○社内チャット・個人チャット
○LINE・ショートメッセージ
ただし、相手によっては一斉送信ではなく個別で送った方がいい場合があります。
◎個別送信先の一例
○上司や役職者
○社外の取引先
○歓送迎会の主役
相手に合わせた文面のほか、相手によっては飲み会の会費を伏せたり、挨拶や余興のお願いをしたりするためです。
飲み会の連絡メールを送るときは、内容や相手に合わせて適切な方法を選びましょう。
連絡メールへの返信のしやすさ
連絡メールを受け取った相手の負担にならないよう、出欠の返信は簡潔かつわかりやすいものにしましょう。
◎出欠管理の一例
○返信期日の記載
○返信方法の明記
○返信先の担当者
たとえば、連絡メールの本文に出欠のチェック欄を設けておき、そのままメール返信してもらう方法があります。
○月○日（○曜日）までに件名はそのままでご返信ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【 】←参加の場合：〇 / 不参加の場合：×
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
※上記【】内に〇×を記入の上、ご返信ください。
また、日程調整から出欠管理までに対応した調整さんというツールのほか、LINEでも日程調整できますので、活用してみてはいかがでしょうか。
飲み会の連絡メール例文｜パターン別
ここでは、飲み会の連絡メールに使える例文をパターン別で紹介します。
- ●日程調整をするための連絡メール
- ●開催を案内するための連絡メール
- ●出欠返信を促すための連絡メール
- ●事前リマインドのための連絡メール
それぞれ基本構成のほか、「かためのフォーマルな案内文」と「くだけたカジュアルな案内文」に分けて紹介しますので、ご活用ください。
日程調整をするための連絡メール
飲み会の開催が決まったら、まずは日程調整の連絡メールをしましょう。
基本構成
○挨拶
○趣旨
○日程調整の方法
○締めくくり
日程調整に便利なツール調整さんやLINEの活用もおすすめです。
かためのフォーマルな案内文
件名：【日程調整 ○/○〆切】○○会について
社内各位
お疲れ様です。
このたび、社内での交流を深めるため、懇親会を開催することとなりました。
お忙しいところ恐縮ですが、下記ご確認の上、日程のご回答をお願いいたします。
回答〆切：○/○（金）18:00
回答方法（調整さん・LINEなど）
※参加費は4,000円（飲み放題）を予定しております。
皆様のご回答をもとに最終決定し、改めて詳細をご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
くだけたカジュアルな案内文
件名：【日程調整 ○/○〆切】○○会について
皆様、お疲れ様です！
毎月恒例の懇親会を今月も開催します！
たった1分！日程調整ツールでカンタン回答！
回答〆切：○/○（金）18:00
回答方法（調整さん・LINEなど）
※参加費は4,000円（飲み放題）を予定！
日程が決まったら詳細をご連絡します！
ご協力よろしくお願いします！
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
開催を案内するための連絡メール
日程が決まったら、日時や場所、会費などの詳細を連絡しましょう。
基本構成
○挨拶
○趣旨
○出欠について
○締めくくり
出欠については回答の方法・期日を明記して返信や出欠管理をスムーズにしましょう。
かためのフォーマルな案内文
件名：○月○日（金）○○会のご案内
社内各位
お疲れ様です。
○月○日（金）開催の懇親会について詳細が決まりましたので、下記の通りご案内いたします。
※日程調整メールを省略する場合は、飲み会の趣旨も加える。
日時：○月○日（金） 19:00〜
場所：居酒屋○○（駅徒歩3分）
会費：4,000円（飲み放題）
お忙しいところ恐縮ですが、参加の可否につきましては
○月○日（○曜日）までに件名はそのままでご返信ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【 】←参加の場合：〇 / 不参加の場合：×
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
※上記【】内に〇×を記入の上、ご返信ください。
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○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
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くだけたカジュアルな案内文
件名：○月○日（金）懇親会のご案内
皆様、お疲れ様です！
懇親会の詳細が決まりました！
あとは楽しく盛り上がるだけ！
※日程調整メールを省略する場合は、飲み会の趣旨も加える。
日時：○月○日（金） 19:00〜
場所：居酒屋○○（駅徒歩3分）
会費：4,000円（飲み放題！）
参加の可否は〇月〇日までに、こちらのメール返信にてお願いします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【 】←参加の場合：〇 / 不参加の場合：×
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
※上記【】内に〇×を記入の上、ご返信ください。
途中参加・途中退場もOKなので、お気軽にご参加ください！
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○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
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出欠返信を促すための連絡メール
出欠返信期日になっても回答がない相手には出欠の返信を促しましょう。
基本構成
○挨拶
○本文
○出欠について
○締めくくり
回答の確認漏れや行き違いに配慮しながら、丁寧な文面でリマインドしましょう。
かためのフォーマルな案内文
件名：懇親会【出欠返信 本日○/○〆切】ご協力お願いいたします。
社内各位
お疲れ様です。
○月○日（金）開催の懇親会について、出欠のご回答期日となりました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答が確定されていましたら
本日○月○日 18:00までに件名はそのままでご返信ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【 】←参加の場合：〇 / 不参加の場合：×
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
※上記【】内に〇×を記入の上、ご返信ください。
すでにご回答の場合は出欠管理をしておりますが、もし行き違いでしたら返信不要です。
何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
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○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
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くだけたカジュアルな案内文
件名：懇親会【出欠返信】本日○/○〆切です！
皆様、お疲れ様です！
○月○日の懇親会について、出欠のご回答期日は本日18:00です。
もし、ご回答がまだのようでしたら
件名はそのままでご返信ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【 】←参加の場合：〇 / 不参加の場合：×
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
※上記【】内に〇×を記入の上、ご返信ください。
途中参加・途中退場もOKなので、お気軽にご参加ください！
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○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
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事前リマインドのための連絡メール
飲み会の前日、あるいは前々日にリマインドメールを送って参加忘れやドタキャンを防ぎましょう。
基本構成
○挨拶
○本文
○詳細
○締めくくり
飲み会の参加を楽しみにしてもらえるような一文を添えるのもポイントです。
かためのフォーマルな案内文
件名：明日の懇親会は19:00開始です。
社内各位
お疲れ様です。
明日19:00より懇親会を開催いたします。
この機会に、社内での交流を深めていただけますと幸いです。
日時：○月○日（金） 19:00〜
場所：居酒屋○○（駅徒歩3分）
会費：4,000円（飲み放題）
懇親会では○○も予定しておりますので、ぜひお楽しみください。
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○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
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くだけたカジュアルな案内文
件名：いよいよ明日は懇親会です！
皆様、お疲れ様です！
お待ちかねの懇親会が明日に迫りました！
せっかくの機会ですから、みんなで楽しく交流を深めましょう！
日時：○月○日（金） 19:00〜
場所：居酒屋○○（駅徒歩3分）
会費：4,000円（飲み放題！）
懇親会では○○も予定していますので、乞うご期待！
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○○部 山田
TEL:080-0000-0000（内線：○○）
Mail:XXX@XXXXXXX
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飲み会の連絡メールを送るときの注意点
飲み会の連絡メールを送るときに失敗しないよう、ここでは3つのポイントを確認しておきましょう。
- ●誤字脱字や誤送信に気をつける
- ●相手が断りづらい表現にしない
- ●不適切なユーモアは避ける
それぞれの注意点について解説します。
誤字脱字や誤送信に気をつける
連絡メールでは、本文はもちろん、相手の名前や役職名、所属先、会社名においても誤字脱字がないよう気をつけましょう。
また、宛先が合っているか、個別送信するべき相手に一斉送信していないかなども要確認。
送信前の入念なチェックや第三者によるチェックによって誤字脱字や誤送信を防ぎましょう。
相手が断りづらい表現にしない
飲み会への連絡では、「全員強制参加で！」「必ずご参加ください！」などといった表現で相手に断りづらくさせないようにしましょう。
あくまでも参加が「自由」であることを前提に、「途中参加OK！」「途中退席OK！」「ご都合がつけば」といった一言を添えて相手の負担にならないようにすることが大切です。
不適切なユーモアは避ける
いくらカジュアルな飲み会であっても、不適切なユーモアで相手を傷つけたり、相手を不快にさせたりしないよう注意しましょう。
×アルハラ系ワード
×差別や偏見など
×宗教的な表現
×強制的な表現
送信先の相手だけでなく、お店の紹介をする場合も誹謗中傷になるようなユーモア表現はつつしみましょう。
まとめ
飲み会の連絡メールを送るときは、3つのポイントに沿って作成しましょう。
- ●連絡メールの内容とタイミング
- ●連絡メールを送る方法や使い分け
- ●連絡メールへの返信のしやすさ
また、飲み会の連絡メールを送るにあたり、相手に失礼のないようマナーにも気をつけましょう。
- ●誤字脱字や誤送信に気をつける。
- ●相手が断りづらい表現にしない。
- ●不適切なユーモアは避ける。
ぜひ、本記事で紹介したパターン別の例文を参考にしながら、連絡メールの作成にお役立てくださいね。
尚、飲み会後のお礼メールについては関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。