決起会やキックオフミーティングを開催することになり、幹事の仕事にお悩みなら本記事をご活用ください！
「決起会とキックオフミーティングっておなじもの？」
「決起会・キックオフミーティングに必要な準備は？」
「決起会・キックオフミーティングでは何をすればいい？」
このような、決起会・キックオフミーティングにまつわる疑問や課題を本記事で解決しましょう！
- 決起会・キックオフミーティングの意味や目的について
- 決起会・キックオフミーティングの流れと事前の準備
- 決起会・キックオフミーティングの進行と成功ポイント
ぜひ、本記事を参考にしながら、これからの準備や企画、当日の運営にお役立てください。
決起会・キックオフミーティングとは
決起会・キックオフミーティングの開催が決まったら、まず、その「意味」と「目的」を確認しておきましょう。
決起会・キックオフミーティングの意味
「決起会」と「キックオフミーティング」は、どちらも新しいことを始めるときのスターティングイベントとして開催されるものです。
キックオフミーティングとは「Kick Off Meeting」のことで、「KOM」と頭文字だけで略されることもあります。
決起会・キックオフミーティングの目的
決起会・キックオフミーティングを開催する目的は、新しいプロジェクトや取り組みを始動するにあたり、メンバー全員で方針を確認したり、情報を共有したりするため。
また、プロジェクトの成功や取り組み課題の達成に向け、メンバーのモチベーションを高めることも重要な目的です。
決起会とキックオフミーティングの違い
決起会とキックオフミーティングの意味や目的は同じものですが、やや違いもありますので簡単に比較しておきましょう。
決起会はメンバーを心情的に鼓舞する集会
決起会は、メンバーの意識や心理、感情に働きかけてメンバーを鼓舞することが中心となる集会です。
また、メンバーへの激励や応援、メンバーからの決意表明などが中心で、懇親会的な要素もあります。
└会社の新規事業、スポーツ大会前、選挙活動など、仲間の結束を高めるために集まる。
キックオフミーティングはビジネス寄りの会合
キックオフミーティングはビジネス寄りで、事業計画や情報共有などの実務的なことがテーマになる会合。
また、議題に沿った会議形式で進行されたり、資料や進行表などが用意されるのも特徴です。
└企業プロジェクトや商品開発などで、目標や方向性、スケジュールの共有をする。
決起会・キックオフミーティングの流れ
決起会・キックオフミーティングを企画する前に、それぞれの一般的な流れを確認しておきましょう。
決起会の流れ
- 開会の挨拶
- 主催者・代表者からの挨拶
- メンバーの自己紹介・決意表明
- 来賓・関係者からの激励の言葉
- 乾杯・食事・歓談
- 余興・交流
- 全体でのスローガン・掛け声
- モチベーションアップの演出
- 閉会の挨拶
懇親会を行わない場合は、乾杯や食事、余興が省略されます。
キックオフミーティングの流れ
- 開会の挨拶
- 参加者の自己紹介
- プロジェクト説明（目的・背景・概要）
- 役割分担・スケジュールの共有
- 質疑応答・意見交換
- 参加者への意識づけ（モチベーションアップ要素）
- 総括・情報共有
- 連絡体制の確認
- 締めの挨拶
場合によっては、一部をミーティングにして二部を懇親会にしたり、あるいは懇親会のように飲食をともないながら会合を行ったりします。
どのようなスタイルで決起会・キックオフミーティングを開催するかは、目的やテーマ、参加人数、参加者層などに合わせて検討しましょう。
決起会・キックオフミーティングのための事前準備
決起会・キックオフミーティングの開催に向けて、ここでは事前準備について解説します。
- ●日時を決める
- ●概要を決める
- ●方法を決める
- ●会場を決める
- ●メールで案内する
- ●当日の段取りをする
- ●当日の企画をする
それぞれの事前準備についてポイントを確認していきましょう。
日時を決める
決起会・キックオフミーティングの開催日時は、プロジェクトや活動が始動する1週間前以降を目安に、メンバーが参加しやすい時間帯で設定しましょう。
大人数での日程調整には、日程調整ツールを活用するとメンバーへの連絡がスムーズですし、出欠管理にも便利です。
概要を決める
どのような流れやプログラムにするのか、決起会・キックオフミーティングの概要を決定しましょう。
また、会場の利用制限や前後の予定などを考慮しながら、所要時間とタイムスケジュールについても検討します。
方法を決める
どのような方法で会合を行うのか、集会のスタイルについて決めましょう。
よくある集会スタイルと特徴を簡単に紹介します。
└顔合わせや交流を重視する場合、お店や会議室、宴会場などで行うスタイル。
└メンバー同士が遠く離れている場合や、急遽、顔合わせや情報共有だけを行う場合など。
└社内チャットやコミュニケーションツールなどで、情報共有をメインに行う場合など。
決起会・キックオフミーティングの会合スタイルは、目的や参加者層に合わせて決定しましょう。
会場を決める
もし、対面形式で開催するのであれば、どこで行うのか会場を決めましょう。
○多目的ルーム
○共有スペース
○飲食店
○宴会場
どこであっても、空き状況を確認した上で会場を押さえておきます。
また、お店や宴会場、レンタルスペースなどの社外であれば、会場使用料や利用規約のほか、必要な設備が整っているかも確認しておきましょう。
メールで案内する
決起会・キックオフミーティングの詳細が決まったら、関係者にメールで案内しましょう。
メールの項目
○宛名
○差出人
○案内文
○概要
○出欠確認
○署名
もし、服装規定がある場合は「スーツ」「ビジネスカジュアル」などと具体的に記載します。
メール例文
件名：○○プロジェクト決起会（キックオフミーティング）のご案内
○○各位
お疲れさまです。
○○部の○○○○です。
このたび、○○プロジェクトの始動に際し、下記の通り決起会（キックオフミーティング）を開催いたします。
メンバーの顔合わせや交流、○○を目的にしていますので、ぜひ、ご参加くださいますようお願いいたします。
○○プロジェクトの成功に向け、メンバー全員で士気を高め、有意義なひとときにしましょう。
《概要》
日時 20××年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 居酒屋●●● ※地図やリンクを貼る
東京都〇〇区〇〇1-2-3
出欠については〇月〇日までに当アドレス宛でお願いいたします。
ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
署名
社外や組織外の人に案内したい場合は、書面での案内状を送付すると丁寧です。
当日の段取りをする
当日の会合がスムーズかつ有意義なものとなるよう、必要な段取りをしておきましょう。
○チーム構成図
○メンバー席次表
○プロジェクト資料
○プロジェクトスケジュール
○進行表
└名前や所属のほか、顔写真や簡単な自己紹介を記載。
└リーダーほか、メンバーの担当や連絡先などを記載。
└必要に応じて、当日の席配置がわかるよう作成。
└テキストやパンフレットなどの配布物のほか、メールやチャットでの共有物を用意。
└プロジェクト完了までのスケジュールや作業フローなどを作成。
└当日の流れや議題をまとめてメンバーと共有。
※以下別記
○会議名：○○○○プロジェクトキックオフ
○日時：20××年□月□日（月）
○場所：社内 第2会議室
○目的：メンバー紹介、概要説明など
○タイムスケジュール：以下
13:00～13:05 開会の挨拶
13:05～13:15 メンバー自己紹介
13:15～13:30 プロジェクトの背景と目的
13:30～13:45 スケジュール共有
13:45～14:00 体制・役割分担の説明
14:00～14:35 質疑応答・意見交換
14:35～14:50 プロジェクトリーダー挨拶
14:50～15:00 本日のまとめ、閉会の挨拶
当日の企画をする
たとえば、コミュニケーション重視ならメンバー同士で交流が図れるゲームやレクリエーションを取り入れたり、初対面のメンバーが多いなら緊張をほぐすアイスブレイクで始めたり、会合のテーマに合わせた企画をしましょう。
決起会・キックオフミーティングにおける企画は、以下のポイントを踏まえながら取り入れるのがおすすめです。
○大人数でも全員で楽しめる。
○初対面同士にぴったり。
○オンラインでも楽しめる。
もし、懇親会スタイルで決起会・キックオフミーティングを開催するなら、企画に役立つ関連記事もご参照ください。
決起会・キックオフミーティング当日の進行ポイント
決起会・キックオフミーティングがスムーズに運ぶよう、当日の準備もしておきましょう。
ここでは、どちらの会合であっても活用できる、当日の進行ポイントを解説します。
- ●役割分担しておく
- ●自己紹介を工夫する
- ●挨拶を決めておく
それぞれのポイントを確認していきましょう。
役割分担しておく
会合の参加人数に関わらず、運営メンバーで役割分担をしておくとミスやトラブルを防げますし、会合にメリハリもつきます。
○挨拶
○受付
○プレゼン
○質疑応答
○議事録
○機材オペレーション
予定している決起会・キックオフミーティングに合わせ、当日までに必要な分担をしておきましょう。
自己紹介を工夫する
アイスブレイクで始めると、メンバーの緊張がほぐれて場の雰囲気が和やかになったり、会合後のコミュニケーションが活発になったりします。
決起会・キックオフミーティングでは初対面や交流機会のないメンバーが参加することもありますので、自己紹介にはできるだけアイスブレイクを取り入れましょう。
自己紹介でのアイスブレイクには以下のようなものがあります。
○今朝食べたもの
○実は苦手なもの
○マイブームとその理由
○漢字1文字で名前を表現
挨拶を決めておく
決起会・キックオフミーティングでは、代表者や参加者、来賓などが挨拶をします。
当日になってバタバタしないよう、自分の挨拶内容のほか、どの挨拶を誰が行うかも決めておきましょう。
○代表の挨拶
○乾杯の挨拶
○来賓の挨拶
○締めの挨拶
○閉会の挨拶
どのような会合をするかによって挨拶の内容や対象者が異なりますので、プログラムに合わせて考えましょう。
また、挨拶をお願いする場合は、挨拶のテーマや持ち時間、タイミングなどを事前に伝えておくことも大切です。
尚、決起会・キックオフミーティングの挨拶に活用できる関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
決起会・キックオフミーティングを成功させるには？
せっかく決起会・キックオフミーティングを開催するのですから、成功させるためのポイントも押さえておきましょう。
- ●目的と内容を明確にしておく
- ●一方通行ではなく参加型にする
- ●モチベーションアップの要素を加える
それぞれのポイントを解説します。
目的と内容を明確にしておく
目的が曖昧だと、いつもの飲み会と差別化できずダラダラと時間だけが過ぎたり、ただ大勢で集まって騒ぐだけの場になったりしてしまいます。
したがって、会合の目的を明確に設定し、目的に沿った具体的なプログラムやゴール（得るもの）を決め、メンバー全員で共有しましょう。
一方通行ではなく参加型にする
リーダーや運営者からの説明だけでは、メンバーの参加意欲が上がりませんし、メンバーの主体性も養われません。
会合では質疑応答や意見交換の時間を十分に設け、メンバーが「自分もプロジェクトの一員なのだ」と実感できるよう参加型で進行しましょう。
モチベーションアップの要素を加える
決起会にしてもキックオフミーティングにしても、メンバーの士気を高めるのが開催目的の根幹ですから、モチベーションアップの要素を加えてメンバーを鼓舞しましょう。
たとえば、目標に向けたスローガンを掲げたり、リーダーから力強いメッセージを述べたり、各メンバーの強みや能力を評価したり。
新しいプロジェクトや取り組みを始動させるのにふさわしい激励や応援、期待をこめてメンバーを盛り上げることが重要です。
まとめ
「決起会」も「キックオフミーティング」も新しいことを始めるときのスターティングとして開催されるイベントです。
いずれも、新しいプロジェクトや取り組みを始動するにあたり、メンバー全員で方針を確認したり、情報を共有したり、メンバーのモチベーションを高めたりすることを目的に開催します。
決起会とキックオフミーティングに大きな違いはありませんが、どちらかといえば、決起会はメンバーの意識や心理、感情に働きかけてメンバーを鼓舞することが中心で、キックオフミーティングは事業計画や情報共有など実務的なことがテーマになるビジネス寄りの会合のです。
本記事では、決起会・キックオフミーティングの一般的な流れや事前準備、当日の進行、成功させるためのポイントについても紹介しました。
ぜひ、本記事を参考にしながら、これからの準備や企画、当日の運営にお役立てください。