歓迎会に参加できないときに悩むのが相手に失礼のない断り方ではないでしょうか。
どのような理由であっても、相手を気遣いながら断るにはどうすればよいのでしょうか。
「どうすれば歓迎会の参加を丁寧に断れる？」
「歓迎会のお断りメールにふさわしい書き方は？」
「歓迎会のお断りメールを送るときの注意点は？」
このような、歓迎会のお断りメールに関する疑問や課題を本記事で解決しましょう！
- 歓迎会をメールで丁寧に断るときのポイント
- 歓迎会のお断りメールを作成するポイント
- 歓迎会のお断りメールに役立つ例文＆マナー
ぜひ、本記事をご活用いただき、参加できない理由に合わせたメール作成にお役立てください！
歓迎会に参加できないとき丁寧に断るべき理由
歓迎会の案内をされたのに参加できないときは、丁寧な断り方を心がけましょう。
歓迎会の主役に対してだけでなく、歓迎会の準備をしてくれている幹事に対してもお詫びをするためです。
どのような理由であっても、相手を気遣う言葉で丁寧に断るようにしましょう。
歓迎会をメールで丁寧に断るときのポイント
歓迎会をメールで断るときは、3つのポイントを意識しましょう。
- 参加できない理由を添える
- 理由の伝え方に注意する
- 相手への気遣いを伝える
それぞれのポイントについて解説します。
参加できない理由を添える
お断りメールには、歓迎会に参加できない明確な理由を添えましょう。
ただ断るだけだと相手に協調性がないと誤解されたり、事実と違う理由を詮索されたりすることがあるためです。
また、具体的な理由を伝えることで、相手に対するお詫びの言葉に誠実さもにじみます。
理由の伝え方に注意する
理由の伝え方によっては、相手に理解してもらえない場合がありますので注意しましょう。
たとえば「禁酒しているから」という理由だと「ソフトドリンクを飲めば？」と参加を促されるかもしれませんし、「ダイエット中だから」という理由は「高カロリーの食事だけ控えればいいのに」と思われるかもしれません。
もし禁酒やダイエットが本当の理由なのであれば、ちょっと断り方を変えてみましょう。
禁酒やダイエットに関連して、どうしても参加を控えたいという理由や気持ちを付け加えます。
そもそも飲み会の参加や飲酒を強要することは法律や風潮としてできないようになっていますので、本来は伝え方に配慮しさえすれば断ること自体は問題ありません。
相手への気遣いを伝える
お断りメールで大切なのは相手への気遣いです。
歓迎会を準備してくれたこと、歓迎会に誘ってくれたことへの感謝が伝わるようにしましょう。
また、歓迎会後も相手との関係は続きますので、相手に合わせた表現を補足することも大切です。
歓迎会のお断りメールを作成するポイント
歓迎会のお断りメールは3つのポイントを踏まえて作成しましょう。
- 基本構成に沿ってまとめる
- メールの趣旨を曖昧にしない
- クッション言葉でやんわりさせる
それぞれのポイントを解説します。
基本構成に沿ってまとめる
お断りメールの基本構成は以下の通りです。
○宛名
○挨拶
○案内へのお礼
○不参加のお詫び
○断る理由
○主役への対応
○署名
それぞれのポイントを紹介しますので、メールの作成にご活用ください。
件名
歓迎会の出欠返信であることがわかるよう、わかりやすい件名にしましょう。
宛名
宛名は「社内」と「社外」とで分けて記載しましょう。
○○課長、○○主任、○○さん
○○株式会社 ○○部 部長 山田太郎 様（会社名+部署名+役職名+氏名+敬称）
挨拶
冒頭では「社内」と「社外」とで分けた挨拶をしましょう。
「お疲れ様です。」「歓迎会のご案内ありがとうございます。」など
「いつも大変お世話になっております。」「平素より大変お世話になっております。」など
案内へのお礼
歓迎会への参加を断る前に、まずは案内へのお礼を述べましょう。
不参加のお詫び
参加できないことを明確な一文でお詫びをしましょう。
断る理由
不参加へのお詫びに断る理由を加えましょう。
主役への対応
歓迎会の主役への対応についても添えておきましょう。
署名
最後は署名を記載します。
○所属
○役職
○名前
○アドレス
もし、社外の人へメールを送る場合は、会社の所在地や電話番号、FAX番号、WebサイトのURLも記載しましょう。
メールの趣旨を曖昧にしない
お断りメールを当たり障りなくしようとすると趣旨が曖昧になりがちなので、明確かつ端的に表現することが大切です。
「できるだけ参加の方向で検討してみるつもりです。」
「その日は別件があり不参加となりますこと、何卒ご容赦ください。」
クッション言葉でやんわりさせる
お断りメールにはクッション言葉を用いて不参加の意向をやんわりさせながら伝えましょう。
○大切な機会であるのに心苦しいのですが
○いろいろご準備いただいたのに大変恐縮ですが
歓迎会のお断りメール例文｜不参加理由のケース別
ここでは、歓迎会を断る場合のメール例文をケース別で紹介します。
ふさわしいケースから例文やポイントをご参照ください。
仕事が理由の場合
出張や研修、取引先との会食といった「仕事」が理由の場合の例文です。
件名：【歓迎会の出欠について】
○○さん
お疲れ様です。○○です。
このたびは歓迎会のご案内ありがとうございます。
あいにく、その日は○○支社へ出張のため、今回は不参加となります。
いろいろと準備もしていただいているのに誠に申し訳ございません。
入社された○○さんには、私から直接お詫びしたいと思います。
せっかくの機会なのに大変心苦しいですが、何卒よろしくお願いいたします。
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(以下署名)
私事が理由の場合
家庭の事情や子供の学校行事といった「私事」が理由の場合の例文です。
件名：【歓迎会の出欠について】
○○さん
お疲れ様です。○○です。
このたびは歓迎会のご案内ありがとうございます。
あいにく、その日は両親が自宅に訪ねてくるため、今回は不参加とさせてください。
いろいろと準備もしていただいているのに誠に申し訳ございません。
入社された○○さんには、私から直接お詫びしたいと思います。
せっかくの機会なのに大変心苦しいですが、何卒よろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
体調が理由の場合
体調不良や健康管理など「体調」が理由の場合の例文です。
件名：【歓迎会の出欠について】
○○さん
お疲れ様です。○○です。
このたびは歓迎会のご案内ありがとうございます。
ぜひ参加したいのですが、このところ体調が気になっており、夜間は自宅で休むようにしております。
いろいろと準備もしていただいているのに誠に申し訳ございません。
入社された○○さんには、私から直接お詫びしたいと思います。
せっかくの機会なのに大変心苦しいですが、何卒よろしくお願いいたします。
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(以下署名)
直前に欠席の場合
体調不良や急用などで直前に断る場合の例文です。
件名：【歓迎会の参加について】
○○さん
お疲れ様です。○○です。
明後日の歓迎会ですが、昨夜から体調を崩してしまい、大事を取るため欠席させていただけないでしょうか。
いろいろと準備もしていただいているのに、直前のキャンセルとなり誠に申し訳ございません。
入社された○○さんには、私から直接お詫びしたいと思います。
会費の扱いについてはお任せいたしますので、改めてご連絡いただけると幸いです。
このようなお願いとなり大変心苦しいですが、何卒よろしくお願いいたします。
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(以下署名)
相手が社外の場合
メールの相手が社外の場合の例文です。
件名：【歓迎会の件】○○（会社名）○○（名前）
株式会社○○ 営業部長 ○○様
平素より大変お世話になっております。
株式会社○○ 営業部の○○でございます。
このたびは歓迎会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのお誘いにも関わらず大変恐縮ですが、あいにくその日は出張のため、今回は都合がつかず誠に申し訳ございません。
異動してこられた○○様には、改めて私から直接お詫びし、また別の機会に私から会食のお誘いをしたいと思います。
せっかくの機会なのに大変心苦しいですが、今後とも変わらぬお付き合いを何卒よろしくお願いいたします。
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(以下署名)
歓迎会をメールで断るときの大切なマナー
ここでは、歓迎会をメールで断るときのマナーについて確認しておきましょう。
- ●嘘をつかずに本当の理由で断る
- ●断る理由を詳しく語りすぎない
- ●主役と幹事には直接会ってお詫びする
それぞれのマナーについて解説します。
嘘をつかずに本当の理由で断る
歓迎会への参加を断るときは、「嘘」をつかず本当の理由を述べて誠実に断りましょう。
嘘をついて断ると、嘘がバレたときに気まずいですし、相手を不愉快にしたり、相手への印象を悪くしたりします。
飲み会や飲酒は強制されるものではありませんから、本当の理由を率直に伝えて断ることもマナーです。
断る理由を詳しく語りすぎない
歓迎会の参加を断るという後ろめたさから、その理由をダラダラと語らないように気をつけましょう。
相手を気遣うための言い訳であっても、長々と理由を述べて印象がよくなるわけではありません。
主役と幹事には直接会ってお詫びする
歓迎会のお断りはメールを送って終わりではありませんので、必ず電話や対面で改めてお詫びをするようにしましょう。
タイミングとしては相手に不参加を承認された後、なるべく早めに対応することが重要です。
まとめ
歓迎会メールで断るときは、3つのポイントを意識しましょう。
- 参加できない理由を添える
- 理由の伝え方に注意する
- 相手への気遣いを伝える
次に、お断りメールを作成するときのポイントも参考にしましょう。
- 基本構成に沿ってまとめる
- メールの趣旨を曖昧にしない
- クッション言葉でやんわりさせる
本記事では、歓迎会のお断りメール例文を不参加理由のケース別で紹介しました。
歓迎会をメールで断るときのマナーも確認しながら、相手に失礼のないメールを作成しましょう。
- ●嘘をつかずに本当の理由で断る
- ●断る理由を詳しく語りすぎない
- ●主役と幹事には直接会ってお詫びする
ぜひ、本記事を活用して、相手を気遣った丁寧なお断りメールを送ってください。