歓迎会を任された幹事さんにとって、メールは必須業務かつ重要な業務のひとつです。
案内や日程調整、お礼などの目的や、送る相手によってもさまざまな文面を考慮しなくてはなりません。
ただ、初めて幹事をやる方やあまりやったことがない方はどのようなメールを送れば良いかわからないでしょう。
そこで本記事では、歓迎会で使える案内メールの例文とフレーズを目的別にご紹介いたします。
ぜひ、本記事を参考にして歓迎会の準備などに活用してくださいね。
歓迎会の案内メール例文集（社内の人向け）
新入社員歓迎会の社内メール
社内各位
お疲れ様です。
この度、当社では〇名の新入社員を迎えることとなりました。
つきましては、新入社員〇名の今後の活躍を期待するとともに、歓迎の意を込めて下記のとおり歓迎会を開催いたします。
尚、ご多用のことお手数をおかけしますが、会場の準備の都合上、3月25日（金）までに幹事スズキ宛に出欠のお返事をご返信くださいますよう、重ねてお願いいたします。
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日時：平成〇年〇月〇日（金）午後●時●分より
場所：居酒屋■■（電話03-****-****）
会費：3,000円（会費は〇月〇日までに徴収いたします）
幹事連絡先：電話080‐****-****
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・会費の目安や、事前徴収であることを明確にしておく。
同僚の異動歓迎会の社内メール
社内各位
お疲れ様です。
さて、この度■■支店から異動となった〇〇さんをお迎えすることとなりました。
つきましては、新しい仲間を歓迎して社内の親睦をはかるため、下記のとおり歓迎会を開催いたします。
尚、会場の準備の都合上、〇月〇日（金）までに幹事スズキ宛に出欠のお返事をいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
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日時：平成〇年〇月〇日（金）午後●時●分より
場所：居酒屋■■（電話03-****-****）
会費：3,000円（会費は〇月〇日までに徴収いたします）
幹事連絡先：電話080‐****-****
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・会費の目安や、事前徴収であることを明確にしておく。
上司の就任歓迎会の社内メール
社内各位
お疲れ様です。
さて、この度の組織改編によりご就任なさいました〇〇部長の歓迎会を下記のとおりに開催いたします。
尚、会場の準備の都合上、〇月〇日（金）までに幹事スズキ宛に出欠のお返事をいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
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日時：平成〇年〇月〇日（金）午後●時●分より
場所：居酒屋■■（電話03-****-****）
会費：3,000円（会費は〇月〇日までに徴収いたします）
幹事連絡先：電話080‐****-****
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参加者のみへの社内メール
社内各位
お疲れ様です。
先日お話しておりました新入社員歓迎会の日程など、詳細が決定しましたので下記のとおりご案内いたします。
尚、本メールは参加される方のみに送付しております。
もし、急用などでご欠席される際は、事前に幹事スズキまでお申し付けください。
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日時：平成〇年〇月〇日（金）午後●時●分より
場所：居酒屋■■（電話03-****-****）
会費：3,000円（会費は〇月〇日までに徴収いたします）
幹事連絡先：電話080‐****-****
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・会費の目安や、事前徴収であることを明確にしておく。
日程調整のためのメール
社内各位
お疲れさまです。
本年も4月上旬に新入社員歓迎会を開催する運びとなりました。
お忙しい中お手数をおかけしますが、下記ご確認の上、日程のご回答をお願いいたします。
回答〆切：3/25（金）13:00
参加可能日程のご回答は、〇〇部スズキ宛にご返信くださいますようお願いいたします。
※参加費は4,000円の予定です。
日程と会場、参加費につきましては、皆様からのご回答を踏まえ決定いたします。
詳細が決まり次第、改めてご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
・日程調整のためのメールなので、必要事項だけを端的に示す。
日程調整には便利なツールを使おう
日程調整を返信メールによっておこなう方法もありますが、便利なツールを使うとよりスムーズです。
まず、メールを送る前に日程の候補を選んでおき、メールに所定のURLを貼ります。
あとはメールを受信した人がそれぞれ個別にアクセスし、日程をリクエストします。ツールが自動で全員の日程をはかったものを、幹事が最終的に確定するだけです。
業務と並行しておこなう返信メールによる日程調整は大変なので、ぜひ活用してみてください。
歓迎会の案内メール例文集（社外・就任者向け）
社外向けの案内メール
皆様におかれましては、ますます御清栄のこととお慶び申し上げます。
平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度、弊社の組織改編により営業部長としてサトウが就任いたしました。
つきましては、お世話になっております皆様をお招きし、心ばかりの会食を開催したく存じます。
尚、会場の準備の都合上、〇月〇日（金）までに事務局スズキ宛に出欠のお返事をいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
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日時：平成〇年〇月〇日（金）午後●時●分より
場所：居酒屋■■（電話03-****-****）
幹事連絡先：電話080‐****-****
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・社外の人には招待の意味がつよいため、会費は基本的に徴収しない。
・当日、参加費として寸志をいただいた場合は、お礼のメールや電話をする。
新入社員に向けた案内メール
各位
お疲れ様です。
先日お知らせしたとおり、新入社員の皆さんの歓迎会を下記のとおり開催いたします。
社員一同心よりお待ちしておりますので、ぜひご参加下さい。
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日時：平成〇年〇月〇日（金）午後●時●分より
場所：居酒屋■■（電話03-****-****）
幹事連絡先：電話080‐****-****
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・歓迎会の主役なので会費は原則徴収しない。
就任の上司に向けた案内メール
サトウ営業部長
メールにて失礼いたします。
先日お知らせしたとおり、サトウ部長のご就任をお祝いするため、ささやかではありますが歓迎会を下記のとおり開催いたします。
社員一同心よりお待ちしておりますので、ぜひご出席下さいますようお願いいたします。
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日時：平成〇年〇月〇日（金）午後●時●分より
場所：居酒屋■■（電話03-****-****）
幹事連絡先：電話080‐****-****
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・歓迎会の主役なので会費は原則徴収しない。
歓迎会で使えるお礼メールの例文集
社外参加者へのお礼
〇〇部長
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木です。
先日はお忙しい中、弊社サトウの歓迎会にご出席いただき、誠にありがとうございました。
サトウも、〇〇部長とお話しできたことを大変有意義だったと申しておりました。
今後もサトウはじめ、弊社への変わらぬお力添えをいだだけますようお願い申し上げます。
略儀ながらメールにて、御礼かたがたご挨拶申し上げます。
・お礼を述べ、参加してもらってよかった事例を添えると、丁寧にもなり喜ばれる。
・文書ではないため「拝啓」「敬具」は使わず、「いつもお世話になっております。」で始め、「ご挨拶申し上げます。」で締める。
挨拶をしてくれた上司へのお礼
〇〇部長
お疲れさまです。
先日は新入社員歓迎会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
また、開会に際してご挨拶もいただき、重ねて御礼申し上げます。
新入社員の皆さんも先輩社員と接しやすくなったのか、歓迎会以降は職場でも積極的にコミュニケーションをとってくれています。
今後も新入社員はじめ、我々既存社員への変わらぬご指導をよろしくお願いいたします。
・お礼を述べ、歓迎会を開催したことが社内としてどうよかったのか添えると喜ばれる。
・今後について触れた挨拶で結ぶと、職場での関係も円滑になる。
寸志をくれた上司へのお礼
〇〇部長
先日は新入社員歓迎会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
また、ご厚志まで頂戴し、重ねて御礼申し上げます。
新入社員と既存社員の交流も盛り上がり、今後の社内業務にいい形で反映されることと思います。
今後も新入社員のみならず、我々既存社員へのご指導を何卒よろしくお願いいたします。
・寸志を「ご厚志」と表現した上でお礼を述べる。
・歓迎会を開催してよかった事例を伝えると喜ばれる。
・結びは、組織に一体感がもたらされるような文面にするとよい。
寸志をくれた社外の方へのお礼
〇〇部長
いつもお世話になっております。
先日は、弊社サトウの就任祝いを兼ねた会食にご参加いただき、誠にありがとうございました。
また、過分なご芳志を頂戴いたしましてご懇情のほど重ねてお礼申し上げます。
サトウも、〇〇部長の有意義なお話しに感銘を受けておりました。
今後もサトウはじめ、弊社への変わらぬお力添えをいだだけますようお願い申し上げます。
本来、ご挨拶に伺うべきところではございますが、取り急ぎまずはメールにてお礼申し上げる次第です。
株式会社〇〇 ●●部ヤマモトハナコ
・寸志を「ご厚志」より格式が高い、「ご芳志」と表現した上でお礼を述べる。
・出席してよかったと思わせる、具体的な感想などを伝えると喜ばれる。
・結びは、略儀であることを断った上での丁寧な文面にするとよい。
・文書ではないため「拝啓」「敬具」は使わず、「いつもお世話になっております。」で始め、「ご挨拶申し上げます。」で締める。
歓迎会の参加率を上げる面白いフレーズ集
- 【株式会社○○待望のエンジニア！】〇〇さん歓迎会のご案内（件名）
- 【〇月〇日】一夜限りの歓迎会開催決定！（件名）
- 【新入社員歓迎会】あなたの参加が必要です！（件名）
- 【当選おめでとうございます】歓迎会へのご優待案内（件名）
- 【熱烈歓迎】新入社員の皆さんを囲んで盛り上がろう！（件名）
- 株式会社〇〇の最旬フレッシャーズが勢ぞろい！（新入社員歓迎会の案内）
- ぜひ、新入社員との交流で初々しさを取り戻しましょう！（新入社員歓迎会の案内）
- 乾杯の音頭を務める、〇〇部長のつかみトークに注目！（アイデア企画）
- 司会は、ボケ担当〇〇クンと、ツッコミ担当〇〇クンの漫才風コンビで進行いたします！（アイデア企画）
- 今年は、自己紹介で風船時限爆弾ゲームをします！（アイデア企画）
・事務的な文面だけでなく、端的に会を盛り立てるフレーズを使うと参加意欲を上げる。
・事前に歓迎会を盛り上げる企画をし、楽しい会になりそうな予告をすると期待度が上がる。
まとめ
歓迎会の準備などで使えそうなメールは見つかりましたでしょうか。ぜひ、目的や送る相手に応じて例文を参考にカスタマイズしてください。
会社の重役が多く参加するような堅い歓迎会でなければ、面白いフレーズなども活用して参加率を上げましょう。基本的には、仕事上の付き合いを深めるためのビジネスパーティーですから、ユーモアがあるほうが楽しいですよ。
また、日程調整をスムーズにする便利なツールも活用してくださいね。幹事さんの仕事は大変なので、本記事の例文や便利ツールで少しでも負担を減らしましょう。