会議案内メールの作成にあたっては、内容や書き方、マナーなどで悩むもの。
「どのような文面や構成がいい？」
「社内外の相手によって分けるべき？」
「失敗しないよう気をつけることは？」
このように、会議案内メールにまつわる疑問を本記事で解決してから作成しましょう。
◆この記事でわかること
- 会議案内メールを作成するときのコツとポイント
- 会議案内メール作成に役立つ「相手別」での例文
- 会議案内メールを送信するときの注意点と事前チェック
ぜひ、本記事を参考にしながら、会議案内メールの作成にご活用ください。
会議案内メールを作成するときのコツ
会議案内メールをスムーズかつビジネスライクに作成するコツはメール作成のポイントを押さえること。ここでは、会議案内メールの作成に外せない大切なポイントを紹介します。
- ●件名をわかりやすく目立たせる
- ●会議の目的や詳細を簡潔に伝える
- ●基本的な構成に沿ってまとめる
- ●相手に配慮しながら出席依頼をする
- ●社内外の相手別にして作成する
- ●資料や会場地図などを添付する
- ●読みやすいレイアウトを心がける
- ●出欠の返信方法や期限を明記する
それぞれのポイントを見ていきましょう。
件名をわかりやすく目立たせる
できるだけ早く確実にメールを読んでもらうため、件名はわかりやすく目立たせましょう。たとえば「【】隅付き括弧（すみつきかっこ）」を使ったり、会議日程や「要返信」などを加えたりするのも重要度を伝える方法のひとつです。
【○月度】営業会議の開催
【○月○日】○○報告会の件
【要返信】定例ミーティングのお知らせ
会議の目的や詳細を簡潔に伝える
メール内容をどれだけ時間をかけずに相手に伝えられるかはビジネスメールの基本。いわゆる「5W1H」に沿って会議の目的や詳細を簡潔にまとめましょう。
When：いつ
Where：どこで
Who：だれが
What：なにを
Why：なぜ
How：どのように
会議名や会議の目的は出席すべき対象者がわかるよう明確にしましょう。日程などの詳細については箇条書きで読みやすくし、時間については「13:30」「15:00」などと24時間制で記載するのもポイントです。
基本的な構成に沿ってまとめる
会議案内メールは基本構成に沿ってまとめると読み手の負担が減らせますし、こちらが伝えたいことを率直に理解してもらえます。よくある会議案内メールの基本的な構成を一例として紹介しましょう。
・宛名
・冒頭の挨拶
・会議の告知
・会議の詳細
・出欠の確認
・末尾の挨拶
・問い合わせ先
冒頭の挨拶や会議の告知はそれぞれ一文程度ですませ、すぐに会議の詳細が目に入るようにしましょう。また、出欠の確認をする場合は期限や返信方法を明記することもポイント。会議についての質問が受け付けられるよう問い合わせ先も明記しましょう。
相手に配慮しながら出席依頼をする
目上の人への案内や自由参加の会議への案内には出席依頼の一文を入れることが必須。たとえ業務時間内であっても相手に時間を割いてもらうわけですから、できるだけ丁寧な言い回しで出席をうながしましょう。
・ご多用の中、大変恐縮ですが、ご出席のほどよろしくお願いいたします。
・お忙しいこととは存じますが、○○様にもご出席いただけますと幸いです。
・ご足労をいただくことになり大変申し訳ございませんが何卒よろしくお願いいたします。
このように相手の立場に立った謙虚な表現を用いながら、必要に応じて相手の個人名を明記してもいいでしょう。
社内外の相手別にして作成する
会議案内メールは送る相手に合わせた文面で作成しましょう。社内であっても同僚と上司では立場が違うので敬語表現などに注意。
また、取引先や得意客といった社外向けには会議室の場所や会社の所在地、担当者の連絡先など社内メールでは省略されがちな項目の案内も充実させる必要があります。
資料や会場地図などを添付する
会議用の資料がある場合はメールに添付します。さらに「資料は本メールに添付しております」「資料を本メールに添付しておりますので、当日までに印刷またはPCファイルなどにてご準備ください」などと添えておきましょう。
また、社屋以外の場所での開催や社外向けの案内であれば会場の地図を添付しておくと当日のアクセスがスムーズです。
読みやすいレイアウトを心がける
メールを読みやすくするため会議の詳細は「：（コロン）」や「【】隅付き括弧（すみつきかっこ）」の位置は可能な限り揃えましょう。
日時：○月○日（○曜日）13:30～15:30
場所：本社○階会議室A
議題：○月度の業務報告と課題
資料：本メールに添付しております
準備：会議用レポートをご用意ください
また、メール全体のまとまりがよくなるよう「改行」や「空白」を使ってレイアウトを整えるのもポイントです。
【相手別】会議案内メールの作成に役立つ例文
ここでは、会議案内メールの作成に役立つ例文を社内外の相手別で紹介します。
会議案内メール例文｜社内（同僚・部下）
○○部各位
お疲れさまです。○○部の山田です。
下記の通り○月度の定例会議を開催いたします。
◆詳細
日時：〇月〇日（○曜日）13:30～15:30
場所：本社○階会議室A
議題：以下の内容
（1）先月の業績報告
（2）今月の目標と課題
（3）現状共有
準備：会議用レポートをご用意ください。
資料：本メールに添付しておりますので内容をご確認の上、
当日参照できるよう印刷またはPCファイルなどにてご準備ください。
尚、会場準備や資料作成の都合により出席の可否につきましては
○月○日（○曜日）までに件名はそのままでご返信ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【 】←出席の場合：〇 / 欠席の場合：×
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
※上記【】内に〇×を記入の上、ご返信ください。
よろしくお願いいたします。
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○○株式会社 ○○部 山田
東京都○○部区○○部1-1-1
TEL:03-0000-0000（内線：○○）
URL:https://～～～
Mail:XXX@XXXXXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
＊資料がある場合は添付の上その旨を伝える。
＊出欠の返信方法と期限について明記する。
会議案内メール例文｜社内（上司・役員）
○○部各位
お疲れさまです。○○部の山田です。
下記の通り○月度 定例会議の開催が決定いたしました。
◆詳細
日時：〇月〇日（○曜日）13:30～15:30
場所：本社○階 会議室A
議題：以下の内容
（1）先月の業績報告
（2）今月の目標と課題
（3）現状共有
ご準備いただくもの：本メールに添付した資料をお持ちください。
以上をご確認の上、大変恐縮ですが確認済みの旨をご返信くださいますと幸いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
【返信欄】上記確認済み、出席予定
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
※メール件名はそのままでご返信ください。
ご多用の中恐れ入りますが、ご出席のほど何卒よろしくお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
○○株式会社 ○○部 山田
東京都○○部区○○部1-1-1
TEL:03-0000-0000（内線：○○）
URL:https://～～～
Mail:XXX@XXXXXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
＊同僚や部下よりも丁寧な言葉遣いで出席依頼をする。
＊案内を確認した旨を返信してもらうようお願いする。
会議案内メール例文｜社外（取引先など）
株式会社○○ ○○部主任 ○○様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社 ○○部の山田でございます。
さて、先日お電話にてご相談させて頂きました通り、
○○についての報告会に関する詳細が決定いたしましたので下記にてお知らせいたします。
◆ご案内詳細
日時：〇月〇日（○曜日）13:30～15:30
場所：弊社○階 会議室A
所在地：東京都○○区○○1-1-1（添付地図をご参照ください）
議題：以下の内容
（1）○○事業の概要説明
（2）システム導入についての決定事項
（3）今後の運用についての課題と方向性
参加者：貴社 課長○○様、主任○○様
弊社 営業部○○、開発部○○
ご準備いただくもの：本メールに添付した資料をお持ちください。
以上をご確認の上、大変恐縮ですが確認済みの旨をご返信くださいますと幸いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
【返信欄】上記確認済み、出席予定
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
※メール件名はそのままでご返信ください。
尚、報告会に際しましてご不明な点やご質問事項があります場合には、
私○○部 山田までお問合せくださいますようお願いいたします。
ご多用の中、当日はご足労おかけいたしますこと誠に恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
○○株式会社 ○○部 山田
東京都○○部区○○部1-1-1
TEL:03-0000-0000（内線：○○）
URL:https://～～～
Mail:XXX@XXXXXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
＊会議の開催予定を事前に伝えてからメールをすると丁寧。
＊案内を確認した旨を返信してもらうようお願いする。
会議案内メールを送信するときの注意点
ここでは、会議案内メールを送信するにあたり気をつけておきたい注意点を確認しておきましょう。
メール送信は会議の2～3週間前に
会議案内メールを送る時期は早すぎても遅すぎても相手が予定を立てづらくなるため、会議の2～3週間前がベスト。また、出欠管理のほか、会場準備や資料作成などに時間が割かれますので、余裕をもったスケジュールで案内するようにしましょう。
メール送信後はアフターフォローを
会議案内メールを一度きりの送りっぱなしにせず、会議の数日～1週間前にリマインドメールを送信したり、期限までに出欠や受取の返信がなかった相手に再確認したりとアフターフォローをするのも大切です。
また、プレゼンターやスピーカーなど会議におけるキーパーソンには案内メール以外にも個別でメールを送りましょう。会議でのサポートについて改めてお礼とお願いをしておくと、ドタキャンや当日の進行トラブルなども防げます。
会議案内メール送信前のチェックリスト
会議案内メールで失敗しないよう送信前のチェックリストを活用しましょう。
□会議の内容や日時、会場などに誤りがないか。
□社内外の相手によって文面が書き分けられているか。
□同時送信では「TO」「CC」「BCC」が使い分けられているか。
□資料や地図など必要なものを添付し忘れていないか。
□社名や個人名を記載する場合は漢字間違いがないか。
□出欠の返信方法や期限を明記しているか。
□会議についての問い合わせ先を明記しているか。
□リモート会議の場合は推奨環境や入室のための手順がわかるか。
まとめ
会議案内メールはポイントを押さえて作成しましょう。
●会議の目的や詳細を簡潔に伝える。
●基本的な構成に沿ってまとめる。
●相手に配慮しながら出席依頼をする。
●社内外の相手別にして作成する。
●資料や会場地図などを添付する。
●読みやすいレイアウトを心がける。
●出欠の返信方法や期限を明記する。
本記事では会議案内メールの作成に役立つ例文も「相手別」で紹介しました。それぞれのポイントや注意点、送信前チェックリストも参考にしながら、相手に合わせた適切な案内メールを作成しましょう。
尚、会議の準備に役立つ関連記事もありますので、よければ合わせてお読みください。