追いコンの運営を任されても、詳しいことがわからなければイメージがわきませんよね。
「そもそも追いコンって？」
「どんな準備が必要なの？」
「どこで開催すればいい？」
このように追いコンについて気になることがあるのではないでしょうか。
本記事では、在学生を応援するべく、追いコン運営のための基礎知識や事前準備、会場選びについて解説します。
ぜひ、本記事を追いコンの運営に役立てていただき、先輩たちを大学生活最後のイベントで華々しく送り出してください！
追いコンって何するイベント？
追いコンについて詳しく知らない場合は、まず基礎知識として目的や時期を確認しておきましょう。
- ●追いコンとは卒業生を感謝の気持ちで送り出すイベント
- ●追いコンは大学の卒業式前後に開催されるイベント
それぞれ具体的に解説します。
追いコンとは卒業生を感謝の気持ちで送り出すイベント
追いコンとは、サークルやゼミの先輩を卒業のタイミングで送り出すイベント。「追い出しコンパ」を略したものですが、お世話になった先輩方への感謝のしるしに開催するものであり、けしてネガティブな意味のものではありません。
追いコン運営の中心は学年で1つ下の在学生ですが、追いコンへの参加自体は全学年が対象です。いつもの飲み会との差別化を図り、先輩たちにとって大学生活最後となるイベントを特別なひとときにしましょう。
追いコンは大学の卒業式前後に開催されるイベント
追いコンが開催されるのは大学の卒業式前後となる2月や3月です。就職活動継続中の卒業生と予定を合わせるのは難しいかもしれませんが、ひとりでも多くの卒業生が参加できそうな時期の開催を検討しましょう。
卒業生を含め参加してほしい対象者へは開催日の1～2か月前に通知するのがベストなので、年明け1月には日程調整を始めると良いでしょう。
追いコン運営のための事前準備と仕事をチェック！
まず、一般的な追いコンの流れを確認し、これからの準備や当日の進行に活用しましょう。
■当日の流れ＜19:00スタートの場合＞
・18:00……会場の飾りつけ、余興の準備、設備の動作確認など。
・18:30……在学生やOBなど卒業生以外の参加者の受付開始。
・18:45……卒業生と会場近くで待ち合わせ、出欠を確認して会場まで案内。
・18:45……会場にいる参加者に向けた詳細についての説明。
・19:00……卒業生が入場、着席。※盛大な拍手でお迎え。
・19:05……卒業生の紹介、乾杯の挨拶で追いコンをスタート。
・19:45……食事が落ち着いたら余興や花束の贈呈などを実施。
・20:15……卒業生からの挨拶、出し物の披露など。
・20:30……参加者全員で記念撮影。
・20:45……締めの挨拶でお開き。
・21:00……後片付けをしてから会場を撤収。
※3時間利用
会場の利用時間はイベントの内容や規模に合わせて設定しましょう。
ここからは、追いコン運営のための事前準備と仕事を具体的に紹介していきます！
開催日を決める
卒業式前後の2月か3月で設定可能な開催日を決めましょう。卒業生を含め、ひとりでも多くの参加者に集まってもらえるよう、開催予定の1～2か月前となる1月中には開催日を決定しておくのがベター。
会場を手配する
追いコンは繁忙期の卒業シーズンに開催されるため、条件に合う会場は早めに押さえるようにしましょう。いくつか候補をしぼり、詳細を確認しながら選別していくと会場選びでの失敗が回避できます。
＊参加予定人数と収容人数のバランスはどうか。
＊席レイアウトや貸切対応など追いコン向きか。
＊料理プランや使用料が予算に見合うか。
＊利用可能時間や延長料金はどうか。
運営を役割分担する
たとえば参加者10名につき1名の運営スタッフという割合を目安に運営チームを編成。多様な仕事を効率よくすすめるため、チームで役割分担しながら取り組みましょう。
＊進行：司会、挨拶、余興、出し物、撮影など。
＊調達：花束やプレゼント、備品、配布物など。
参加費を確定して徴収する
追いコンの参加費は参加率に影響しますから、まずは適切な参加費を確定してから全体の予算を組むのもひとつ。
ここで気になるのは参加費の「相場」です。
もちろん地域や慣例によって差はありますが、あくまでも学生の、学生による、学生のためのイベントであることを考慮しながら設定することが大切。また、いくらか卒業生にも負担してもらうのかどうかは例年の慣習などを参考にするといいでしょう。
＊当日徴収なら管理の負担が減り、徴収漏れも防げる。
＊参加者リストを作成しておき徴収作業に活用する。
案内と出欠管理で人数をまとめる
追いコンの詳細が決まったら卒業生を含む対象者にメールやLINEで案内します。会場への最終報告のため出欠の「返信期日」や「返信方法」も明記しておき、参加者人数をまとめましょう。
出欠管理の負担を減らすため、便利なツールを活用してはどうでしょうか。例：調整さん
余興や出し物などを企画する
卒業生を盛大に送り出そうと余興や出し物で楽しんでもらうのも追いコンらしい企画です。よくある企画を参考にプランを練ってはどうでしょうか。
～よくある企画例～
感動系：サプライズムービー、スケッチブックリレー
勝負系：クイズ、ビンゴ、ゲーム、グループ対抗戦
披露系：ダンス、歌、コスプレ大会、フラッシュモブ
卒業生にも何か企画があればプログラムに組む必要がありますので、当日のサプライズにするかも含め卒業生の代表者に確認しておきましょう。
花束やプレゼントを用意する
お祝いや感謝のしるしとして、卒業生に花束やプレゼントを用意しましょう。卒業生一人当たり1000円～3000円程度の予算で組むと参加者の負担にならず記念になるものが贈れるのではないでしょうか。
～よくあるプレゼント例～
感動系：寄せ書き、アルバム、手作りムービー
実用系：名刺入れ、パスケース、システム手帳
豪華系：高級ボールペン、ブランドのファッション小物
当日のプログラムを進行をする
いつもの飲み会と差をつけるなら、司会による進行で当日のプログラムを盛り上げましょう。また、司会を立てると限られた時間の中でテンポよく会を進めるための対策にもなります。
＊タイムスケジュールに沿ってリハーサルしておく。
＊司会者に進行役のアシスタントをつける。
支払いや会計をする
追いコン当日は会場に飲食代などを支払ったり、参加者に余剰金を返金したり、必要に応じた会計を行います。また、場合によっては会計処理後に参加者への収支報告も行いましょう。
追いコンはどこでやる？おすすめな会場とは
追いコンは、どのような場所で開催すればいいのでしょうか。
まず、会場を選ぶときのポイントを押さえておきましょう。
追いコンのテーマに合わせた過ごしやすさ。
追いコンの進行に必要な設備の有無。
ここからは、おすすめな会場を具体的に紹介していきますので、ぜひ、参考にしてください！
パーティースペース
たとえば50名以上と大規模な追いコンを予定しているならパーティー向けのイベントスペースがおすすめ。料理や飲み物はプランに含まれる場合や使用者がケータリングなどを手配する場合など、会場によって異なります。
＊貸切が基本なので周囲を気にせず盛大に盛り上がれる。
＊生演奏やフラッシュモブなど余興のクオリティにこだわれる。
結婚式場
おめでたいイベントの開催に特化しているので会場の華やかさがおすすめ。少人数から大人数まで会場ごとに違うキャパを比較しながら条件に合う場所をピックアップしていきましょう。
＊料理やサービス、室内装飾のクオリティが高い。
＊最寄り駅から近かったり、送迎サービスがあったりアクセスしやすい。
カフェ、居酒屋
少人数なら個室を利用したり、大人数なら貸切にしたり、参加人数に合わせればカジュアルな飲食店でも周囲を気にせず楽しめます。たとえば、サークル仲間で通った思い出の店や、大学の近くにある人気店など、なじみのあるお店もおすすめ！
＊和食、中華、イタリアンなど好みのジャンルから選べる。
＊ドレスコードやマナーを気にし過ぎず利用できる。
ホテル、レストラン
パーティーや宴会の対応に慣れたホテル・レストランは料理の質もサービスのきめこまかさも安心でおすすめ。少人数から大人数まで参加人数に合わせたキャパで選ぶこともできます。
＊会場によっては音響や映像などの設備が使用できる。
＊会場や条件によっては送迎サービスが利用できる。
カラオケルーム、シアタールーム
少人数でイベント感が楽しめるカラオケルームやシアタールームといったプライベート空間もおすすめ。せっかくの貸切なら卒業生を感動させるサプライズ演出を企画してはどうでしょうか。
＊飲食が持ち込み可の場合は予算を抑えられる。
＊映像機器・音響機器を使ってダンスや手作りムービーも披露できる。
レンタルスペース
少人数でアットホームに過ごしたり、大人数でイベント感たっぷりに楽しんだり。さまざまなキャパやインテリアの中からニーズに合った会場を選びましょう。
＊飲食が持ち込み可の場合は予算を抑えられる。
＊最寄り駅から徒歩圏内の場所であることが多い。
ライブハウス
たとえば音楽フェスやファッションショーのようなイベント感あふれる追いコンにおすすめ。サークルのテーマに関連した内容を企画して集大成のような場にしてはどうでしょうか。
＊防音対策が万全で周囲を気にせず大音量で盛り上がれる。
＊飲食が持ち込み可の場合は予算を抑えられる。
まとめ
追いコンは在学生が卒業生への感謝のしるしとして送り出すイベント 。お世話になった先輩や仲良くしてくれた先輩を特別なイベントで盛大に送り出しましょう。
追いコンは卒業式前後となる2月や3月に開催されるのが一般的ですので、卒業生の予定を優先しながら適切な日時を設定しましょう。先輩を含めた全学年の対象者への案内は開催日の1～2か月前からが目安ですから、年明け1月には声がけや日程調整から始めるのがベスト。
本記事では、ここまで事前準備や会場選びなど追いコン運営に必要なポイントを紹介しました。ぜひ、本記事を参考にしながら、これからの企画や段取りにお役立てくださいね！