イベントの開催に向けてタイムスケジュールの準備をご検討なら、本記事は必見です！
「タイムスケジュールとタイムテーブルの違いは？」
「タイムスケジュールは『流れ』だけをまとめるの？」
「タイムスケジュールの参考になるテンプレがほしい」
このような、イベントのタイムスケジュールにまつわる疑問や課題を本記事で解決しましょう！
◆この記事でわかること
- タイムスケジュールの意味や目的について
- タイムスケジュール作成に役立つテンプレート
- タイムスケジュールを作成するときの注意点
ぜひ、本記事をご活用いただき、これからの企画や当日の進行にお役立てください！
イベントのタイムスケジュールとは？
ここでは、イベントのタイムスケジュールを作成するにあたって、その特徴を確認しておきましょう。
- ●タイムスケジュールは「進行表」のこと
- ●タイムテーブルとの違いは「まとめ方」
それぞれのポイントを簡潔に解説します。
タイムスケジュールは「進行表」のこと
イベントのタイムスケジュールとはイベント全体の進行を時系列でまとめた進行表のことです。
イベントの開始から終了までのプログラムほか、イベント前後の関連事項や各場面での必須事項なども記載されています。
司会者の台本を兼用する場合は、イベントのプログラムに合わせて各場面でのセリフを書き加えておきましょう。
タイムテーブルとの違いは「まとめ方」
タイムスケジュールはタイムテーブルと混同されがちですが、イベントのプログラムを中心に内容と時間だけを簡易にまとめられたものがタイムテーブルです。
タイムテーブルはイベントの来場者や参加者などゲストの閲覧用に配布されるのが一般的ですが、タイムスケジュールとの区別が厳密にあるわけではありません。
イベントのタイムスケジュールを作成する目的
イベントのタイムスケジュールを効率的に作成するため、ここでは作成の目的を確認しておきましょう。
- ●運営スタッフが共通認識のもとで携われるため
- ●司会者や運営スタッフが時間管理しやすいため
- ●役割分担を明確にしてスムーズに運営するため
- ●トラブルが発生したときに迅速に対応するため
- ●外部の業者が関わる場合は円滑に連携するため
それぞれの目的についてポイントを簡潔に解説します。
運営スタッフが共通認識のもとで携われるため
運営に関わる人たちがタイムスケジュールを共有することで、関係者に「いつ」「なにを」「なんのために」といったような共通認識が生まれます。
したがって、各自が当日の準備や進行に対応しやすくなるだけでなく、なにかイレギュラーなことが起きても適切に対処できるメリットがあります。
司会者や運営スタッフが時間管理しやすいため
タイムスケジュールはイベントの時間割のようなものですから、司会者や運営スタッフの時間管理に役立ちます。
各プログラムの進行状況を把握するだけでなく、次のプログラムまでの準備や登壇者へのアナウンス、サプライズやパフォーマンスなどの演出に必要な段取りなど多岐にわたった時間管理が可能です。
役割分担を明確にしてスムーズに運営するため
タイムスケジュールは、イベント内容にもとづいて役割分担がまとめられた作業フローのようなものです。
したがって、イベントの運営に関して「いつ」「だれが」「どこで」「なにを」「どのように」と必要な作業が一目でわかります。
役割分担が明確であれば、重複作業を防いだり、各スタッフが自分の業務や作業のタイミングを理解できたりして運営がスムーズです。
トラブルが発生したときに迅速に対応するため
もし、イベント当日にトラブルが起きたとしても、タイムスケジュールがあればプログラムの変更や短縮の判断がしやすくなります。
また、各プログラムの担当者や役割分担を記載しておくことで、トラブルを解決するための相談先がすぐにわかるのも利点です。
外部の業者が関わる場合は円滑に連携するため
イベントの運営に外部の業者が関わる場合、役割分担を明記したタイムスケジュールを共有しておくと準備や進行、撤収などがスムーズです。
さらに、お互いの協力関係を強化できるだけでなく、なにかあったときは運営スタッフが外部の業者に直接、相談や指示ができます。
イベントのタイムスケジュールに記載する項目
イベントのタイムスケジュールを作成するときは、以下の項目に沿ってまとめましょう。
- ○タイムテーブル
- ○プログラム内容
- ○役割分担
- ○担当者
- ○備考欄
それぞれの項目についてポイントを解説します。
タイムテーブル
タイムテーブルはイベント当日の作業フローやイベントのプログラムを時系列でまとめた一覧表です。
それぞれの開始時間や所要時間のほか、その場面での登壇者や機材オペレーションなども記載します。
プログラム内容
イベントのプログラムについて、内容とともに簡単なポイントをまとめます。
このように、プログラム内容とプログラムの進行に必要な運営側のタスクを簡潔にまとめる形です。
役割分担
イベントにおける役割分担はテーマによって異なりますが、一般的なものは以下の通りです。
・司会
・音響
・映像
・照明
・案内
それぞれの役割分担は、運営側で共有できるようイベントのタイムスケジュールに沿って該当する箇所に記載しておきましょう。
担当者
イベントの役割分担だけでなく、各プログラムや作業フローごとに担当者を明記します。
イベントの準備から撤収までがスムーズに運ぶよう、なにかあったときに担当者に判断をあおぐためです。
備考欄
イベント当日までに打ち合わせやリハーサルをしておき、各場面で注意したいことや当日でないと対応できないことなどを備考欄に記入しておきます。
また、イベント当日に変更や短縮が発生した場合、備考欄に書き加えたことを運営スタッフ間で迅速に共有するのにも活用するといいでしょう。
イベントのタイムスケジュールテンプレート例
ここでは、イベントのタイムスケジュール作成に役立つテンプレート例を「ゲスト用」と「スタッフ用」にわけて紹介します。
ゲスト用
ゲスト用のタイムスケジュールには、プログラムをメインにシンプルにまとめます。
タイムスケジュールに記載する項目
・プログラムと時間
・メモ欄（必要に応じて）
ゲスト用であれば「タイムスケジュール」ではなく、「タイムテーブル」「プログラム」などと表記してもかまいません。
スタッフ用
スタッフ用のタイムスケジュールには、プログラムのほかに具体的な作業フローをまとめます。
タイムスケジュールに記載する項目
・プログラム内容
・役割分担
・担当者
・備考
外部の業者が関わる場合は、会社名や担当者、連絡先など可能な範囲で明記しておくと、トラブルがあったときの連絡がスムーズです。
イベントのタイムスケジュールテンプレートは、オンラインで利用できる専用ツールでの作成も可能。
「canva」のテンプレートは無料あるいは一部有料で利用できますので、よければご活用ください。
イベント進行に役立つタイムスケジュールの作り方
ここでは、イベントのタイムスケジュールを作成する手順を紹介します。
- イベントのプログラムを決める
- イベントでの役割分担を決める
- イベントの作業フローを決める
- トラブル対応マニュアルを決める
- 必要に応じて司会の台本も兼ねる
それぞれの手順についてポイントを確認していきましょう。
イベントのプログラムを決める
まず、どのようなイベントにするのかプログラムそのものを決めましょう。
プログラムとはイベント本体の開始から終了までの流れを指します。
また、会場の利用可能時間に合わせ、各プログラムの時間配分を考えながら構成するのもポイントです。
イベントでの役割分担を決める
イベントのプログラムが決まったら、プログラムごとに必要な作業をリストアップします。
そして、作業ごとに役割分担を決めていきます。
イベント本体だけでなく、イベント前後の運営タスクについても明確にしておきましょう。
イベントの作業フローを決める
イベントによって運営側の作業内容は異なりますが、たとえば、会場設営やテーブルセッティング、機材チェック、受付、司会、ゲストのアテンド、プレゼンター、撮影など役割分担ごとに決定します。
また、会場の利用可能時間内に準備から撤収までが行えるよう、各作業における所要時間にも気をつけましょう。
トラブル対応マニュアルを決める
イベント当日のトラブルに備え、緊急時の対応マニュアルも決めておきましょう。
特に、機材トラブルやゲストの遅刻、演出上のハプニングなどを想定し、責任者や相談先を共有しておくこともポイントです。
必要に応じて司会の台本も兼ねる
スタッフ用のタイムスケジュールには、必要に応じて司会者のセリフを書き込んだ台本も兼ねておきましょう。
たとえば、開会宣言や登壇者の紹介とレクリエーションの盛り上げではトーンを変えるのが望ましいため、セリフとともに発声のポイントを添えておくと丁寧です。
タイムスケジュールを作成するときの注意点
イベントを成功させるため、ここではタイムスケジュールを作成するときの注意点を確認しておきましょう。
- ●時間の「余白」を確保する
- ●関係者の「動線」を考慮する
それぞれの注意点についてポイントを解説します。
時間の「余白」を確保する
各プログラムから次のプログラムに移るまでの時間は、予期せぬ遅延やトラブルに備えて数分程度の「余白」を確保しておきましょう。
プログラムの所要時間をギリギリで設定すると結果的に全体の遅れを招くため、進行が調整しやすい構成で組むことが重要です。
関係者の「動線」を考慮する
タイムスケジュールだからといって「時間」の管理にばかり気を取られると、当日の現場で予想外のトラブルが起きかねません。
運営スタッフの役割分担に合わせ、どのように対応するのか実際の会場を想定しながら、現場の「動線」を考慮してスケジューリングすることが求められます。
まとめ
イベントにおけるタイムスケジュールは「進行表」のことで、一般的にイベントの運営スタッフ用に作成されるものです。
タイムスケジュールはプログラムのほか、イベントの運営に必要な作業フローや役割分担なども記載します。
一方で、タイムテーブルはプログラムを時系列でまとめただけの簡易なもので、来場者や参加者などゲスト用として作成されるのが一般的ですが、タイムスケジュールとの厳密な区別はありません。
タイムスケジュールに記載する項目には以下のものがあります。
- ○タイムテーブル
- ○プログラム内容
- ○役割分担
- ○担当者
- ○備考欄
また、司会者のセリフを書き込んだ台本を兼ねる場合もありますので、イベントに合わせてカスタマイズしましょう。
ぜひ、本記事で紹介したタイムスケジュールのテンプレートや注意点も参考に、これからの企画や当日の進行にお役立てください！
尚、社内イベントの場合は準備や企画に役立つ関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。