忘年会の幹事になったら、気になるのは具体的な仕事ですよね。幹事の仕事には、開催が決まってから忘年会の翌日以降までたくさんあります。
忘年会を成功させるためにも、やるべき仕事を最初にまとめておきましょう。そこで本記事では、下記の流れで幹事の仕事をご紹介します。
忘年会の幹事がやることまとめ【事前準備】
忘年会の幹事がやることまとめ【開催当日】
忘年会の幹事がやることまとめ【翌日以降】
最後まで読んでいただければ、きっと忘年会幹事の仕事が整理できます。ぜひ、最後までお読みいただき、来る忘年会に備えてくださいね！
忘年会の幹事がやることまとめ【事前準備】
ここでは、忘年会の開催が決まってから前日までに事前に準備しておくべきことをまとめています。まとめを参考に、具体的なプランを立てましょう。
段取りを組む
段取りとは、忘年会の幹事がやるべき仕事の手順です。「いつ・誰が・何を」やるのか工程表を作成して段取りを組みましょう。
たくさんある幹事の仕事も、工程表通りに進めればスムーズにこなせます。ぜひ、本記事から必要な項目をピックアップし、工程表の作成に活用してください。
チームを作る
幹事を任されたら、忘年会の規模に応じて2～3人のチームを作りましょう。
1人でこなすのは大変ですし、逆に人数が多すぎると情報をまとめるのに余分な時間がかかるため、適切な人数で編成します。
また、男性目線と女性目線、どちらも考慮しながら忘年会の企画を進めていった方が良いので、可能であれば男女混合のチーム編成にされることをおすすめします。
チームができたら役割分担を決め、定期的に連絡を取り合ったり、打ち合わせをしたりなどして情報を共有しながら進めて行きましょう。
情報共有には以下のような方法が便利です。
・グループLINEを作って情報共有を行う
・Googleスプレッドシートでチェックリストを作って全員で確認出来るようにする
また、チームを活性化するために、相手のミスなどを指摘するのではなく、お互いにフォローし合うよう心がけるとよいです。
日程を調整する
忘年会の開催日を決めるには、社内での日程調整が必要です。社内メールに使える例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
件名：【日程調整 11/15〆切】忘年会について
社内各位
お仕事お疲れさまです。
今年も、恒例の忘年会を開催したいと思います。
つきましては、お忙しいところ恐縮ですが下記ご確認の上、
日程のご回答をお願いいたします。
今回の幹事は●●（ご自分の名前）が行いますので
よろしくお願いいたします。
———————————-
◆回答〆切：11/15（金）18:00迄
参加可能な日程をこちらのURLからご回答ください。
https://chouseisan.com/s?h=xxx～
※参加費は男性4,500円 女性3,500円の予定です。
———————————-
日程や開催会場など詳細が決まりましたら改めてご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。
もし、LINEグループがあるならLINEスケジュールを、社内メールでの連絡が基本なら調整さんがおすすめです。
会場を選ぶ
忘年会の会場は、ポイントを押さえて選びましょう。ポイントごとに会場選びのコツを紹介します。
◆アクセスで選ぶ
・就業後に開催するなら会社の近くにする。
・通勤に電車やバスを利用する人が多いなら最寄駅の近くにする。
・遠方で候補にしたい会場があれば、送迎サービスがあるか確認する。
◆人数で選ぶ
・少人数におすすめなのは居酒屋やレストラン。
・大人数におすすめなのはホテルや結婚式場、大型のレストラン。
◆予定に合わせる
・忘年会だけを開催するなら居酒屋やレストランがおすすめ。
・年末の会議などの後、2部制で開催するならホテルや結婚式場がおすすめ。
・社内旅行も兼ねるならホテルや旅館がおすすめ。
◆料理で選ぶ（フレンチ・和食・中華など）
・前年とジャンルがかぶらない会場を選ぶ。
・複数回答OKなアンケートをとり、希望数の多いジャンルで選ぶ。
◆予算で選ぶ
・過去数年の参加費や会場費を参考にして忘年会予算を決める。
・社内アンケートをとって忘年会予算を決める。
※社内アンケートをとる時には
Googleフォームが便利です！
会場に直接問い合わせをして、会場担当者から提案をもらうのもありです！
会場の確認をする
ある程度候補となる会場がまとまってきたら、席次や当日の進行イメージを把握するためにも、会場を実際に下見して、場所や外観、店内の動線、借りられる備品などを確認しましょう。
ほかにも、最寄り駅・会社から会場まで実際に歩いてみて、
急な坂道やアップダウンがないか？
もし喫煙者が多く参加するなら、喫煙所の有無や空調設備はどうなっているか？
鞄などを置けるスペースがあるか？
トイレの個数や場所は？など。
会場に足を運ばないと確認できないこともあるので、可能な限り下見を行うようにしましょう。
会場を予約する
さて、開催会場が決まったら予約を入れましょう。
しかしその前に、思わぬトラブルを避けるためにも事前に注意すべき点があります。
ポイントを以下にまとめましたのでご確認ください。
・開始時間の変更や延長について
・食べ放題・飲み放題はあるのか
・コースの場合の内容はどうか
・イスやテーブルは移動させられるのか
・キャンセルはいつまで可能か
・キャンセル料金についてのルールはどうか（最低保証金など）
・人数の変更はいつまで可能か
二次会の候補を探す
二次会の参加者は当日でないと確定しづらいため、当日予約できる候補店をいくつか探しておきましょう。可能であれば店側と交渉して仮予約までもっていけるとベストです。
二次会の会場を選ぶ際のポイントをいくつか紹介しますので、参考にしてください。
・忘年会の会場に近い場所が望ましい。
・夜遅くまで営業している場所がよい。
・カラオケやダーツなど、アミューズメント性のある場所もおすすめ。
二次会会場を選定する際のコツは、参加者が二次会に何をもとめているのかを考えることです。参加者が『食べたい』のか『飲みたい』のか。それとも『騒ぎたい』のか『ゆっくり語り合いたい』のか見極めることが重要です。
完璧に見極めることは難しいですが、社内の雰囲気や業績、一次会で出てくる料理のメニューやボリューム、参加者の年齢層などを加味して考えると、どんな会場が二次会に適しているのか見えてきます。
ゆっくり語り合いたいと思っている参加者が多い中で、二次会でカラオケやボーリングなどのお店をチョイスをしてしまうと社内から反感を買う恐れがあるので絶対にNGです。
参加費の集め方を確定する
参加費は、事前に集金するか当日の受付で徴収するかどちらかです。案内状や案内メールでは参加費の集め方も記載しますので、金額が決まったら合わせて確定させましょう。
挨拶を依頼する
社内行事として大規模な忘年会を開催する場合、重役などに挨拶を依頼します。部署内でのカジュアルな忘年会でも何人かに挨拶をしてもらうと会が締まるので、一般的な適任者を参考にご検討ください。
・開会宣言……幹事か司会者
・開会の挨拶……参加者の中で最も立場が上の人
・乾杯の挨拶……参加者の中で立場が3番目の人
・中締めの挨拶……参加者の中で立場が2番目の人
・閉会宣言……幹事か司会者
挨拶の適任者が決まったら、スピーチ内容を考える時間も必要になるので、可能であれば忘年会の１～２週間前までには依頼をして余裕を持ったスケジュールで動きましょう。
ちなみに、相手が忙しい時は無理ですが挨拶の依頼は直接伺って口頭でお願いをするのがマナーです。依頼する際は、「２～３分程度で〇〇の挨拶をお願いします」と、持ち時間の目安も伝えましょう。
余興などを企画する
忘年会は、1年の締めくくりとなるイベントです。余興やゲーム、ビンゴ大会などを企画して大いに盛り上げましょう。
豪華な景品を用意したり、チーム対抗で競ったり、テレビで流行っている話題のネタを披露したりなど、幹事チームでアイデアを出し合ってください。
ムード―メーカー的存在の社員やスタッフがいるなら、白羽の矢を立てて協力してもらうのも盛り上がるポイントです。
関係者に案内を出す
忘年会の日程や会場、参加費などを確定したら、書面やメールで案内を出しましょう。社内向けと社外向けでは文面が変わりますので、それぞれ適切なアナウンスをします。
忘年会の前に出す案内状や案内メールについては、下記の記事に詳しく書かれています。ぜひ、合わせてお読みください。
忘年会の開催が決まると必要なのが対象者への案内です。1人でも多くの参加者を募るためにも、書面やメールで適切にアナウンスしましょう。 本記事では、下記のように忘年会の案内状や案内メールについて例文を紹介します。社内向け・社外向けだけでな[…]
参加者リストを作成する
案内を出して参加者が決まったら、リストを作成しましょう。当日の受付がスムーズですし、参加費の徴収を漏れなくチェックできるからです。
また、会場で会計をする際も正確な金額を算出でき、確実に対象者へ会計報告もできます。
司会の進行表を作成する
忘年会を成功させるには、司会の進行も大切なポイントです。進行表を作成し、忘年会がスムーズに運ぶようにしましょう。
進行表を作成するにあたり、必要なポイントをいくつか紹介します。
・当日のタイムスケジュール
・挨拶や紹介、盛り上げトークなどの各セリフ
・スケジュールごとの担当者
・お知らせや注意事項などの備考
ちなみに進行表を作成する時は『進行表さん』という無料ツールが便利です。
進行表さんの良い所はスマホで簡単に進行表が作れて、URLをチームで共有しておけば誰でも編集が出来るという点です。
さらにPDFで出力して印刷も出来るというすぐれもの。ぜひ活用してみてください。
最終確認をして会場へ報告する
料理内容や参加人数、開始時間などを確定させ、会場へ報告しましょう。報告は遅くとも忘年会の数日前、あるいは事前に取り決めていた期日までに行います。
もし、送迎サービスを利用するのであれば、待ち合わせの時間と場所も要確認。参加者に漏れなく伝え、当日を迎えましょう。
報告の際は、「お世話になります」「よろしくお願いします」など挨拶を添えるのが丁寧です。
流れをリハーサルする
忘年会が近づいたら、リハーサルの実施をおすすめします。スケジュールが時間内で収まるか、司会のセリフは問題ないかなど、チームでチェックし合うと当日の進行がスムーズです。
作成した進行表をもとにリハーサルを実施してみて、気づいたことを修正しておけば当日のハプニングも防げます。場所は会場でなくてもかまいませんので、ぜひ、本番さながらに実践しましょう。
忘年会の幹事がやることまとめ【開催当日】
ここでは、忘年会当日にやるべき幹事の仕事をまとめています。まとめを活用して、忘年会がスムーズに運ぶよう段取りを組んでみてください。
準備と受付をする
忘年会の当日は、受付より30分ほど早く会場に向かいましょう。席次の最終確認をしたり、余興などで使う備品の準備をするためです。
また、予定時間になったら受付担当は参加者の入場チェックや参加費の徴収を行いましょう。受付では参加者を笑顔で明るく迎え、忘年会への期待感も高めてあげてください。
開会宣言をする
開催予定の時間になったら、会場を落ち着かせて開会宣言をします。よくある例文を紹介しますので、司会もされる場合はご活用ください。
本日はお忙しい中お集まりいただきまして誠にありがとうございます。
これより、株式会社○○の忘年会をとり行います。
本日は私、幹事の〇〇が司会進行を務めさせていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします！
開会宣言は手短に、参加へのお礼と趣旨、自己紹介などをして進めましょう。
司会として進行する
幹事さんによっては、司会を務めることもあります。司会をする際は、進行表に沿って忘年会を盛り上げながら運びましょう。
タイムスケジュール通りに運ぶのは大切ですが、アドリブや参加者とのコミュニケーションも重要。バラエティー番組の司会者などを参考に、場面場面で明るく元気よく自由に振る舞いましょう。
会場に細かく気を配る
参加者に忘年会を楽しんでもらうためには、こまかな気配りが必要です。たとえば、料理や飲み物が全員に行き渡っているか、テーブルに汚れた食器がたまっていないかを入念にチェックしましょう。
空いているグラスを見つけたらすぐにお店のスタッフに依頼して飲み物のオーダーを取るのも重要です。
また、挨拶を依頼している上司の準備が整っているか、体調が悪そうな人がいないか、誰とも会話が弾まずつまらなさそうにしている若手がいないかなど、常に状況を把握します。
余興などを盛り上げる
余興を盛り上げるのも幹事さんの大切な仕事。司会であってもなくても、掛け声を発したり、合いの手を入れたりなどして、参加者のテンションが上がるように盛り上げましょう。
会場に支払いをする
ラストオーダーが届いたら、会場に支払いをします。忘年会がお開きになった後は、慌ただしいため、締めの挨拶までに済ませましょう。
会計報告に必要な領収書を受け取り、追加オーダーで立て替えが発生した場合は明細も控えます。立て替えがあれば、参加者に通知したうえで改めて追加徴収をしてください。
閉会宣言をして二次会を案内する
忘年会の最後は、閉会宣言で締めくくります。二次会を開催するなら、同時にアナウンスしましょう。
一般的な例文を紹介しますので、当日の参考にしてください。
皆様、本日はお忙しい中ご参加いただき、誠にありがとうございました。
お忘れ物がないかご確認のうえ、どうぞ気をつけてお帰りください。
合わせて、二次会のご案内をいたします。
会場近くのカラオケバー〇〇を予約しておりますので、参加される方はこのままご移動ください。
会場の外でお待ちいただきますと、幹事の〇〇がご案内いたします。
よろしくお願いいたします。
二次会の参加者は受付時や余興の後などタイミングを見て募り、締めの挨拶までに会場へ予約の連絡を入れましょう。
帰りのサポートをする
忘年会の閉会後、そのまま帰宅する人への気配りも大切です。タクシーや運転代行の手配をスタッフに頼んだり、最寄り駅を案内したり、帰宅者をサポートしましょう。
ほかにも、飲み過ぎて帰れそうにない人がいれば確認したうえでホテルを予約したり、送迎バスで帰る人がいれば発車時間や乗車場所も伝えます。
オススメはタクシーが呼べるアプリ GO《ゴー》 （公式サイト）
です。
最短15分後から7日後までの希望日時を指定して注文することができる、「AI予約」という機能がありますので、タクシー利用が決まっている場合は早めに予約を入れておくようにしましょう。
忘年会終了後にタクシーが捕まらず上司を長時間待たせてしまうことがないように、こういったアプリも活用すると便利ですね。
タクシーが呼べるアプリ GO《ゴー》(公式サイト)で配車する。
忘れ物がないかチェックする
参加者が会場から出た後、忘れ物のチェックも重要です。携帯電話や手荷物、ハンカチ、マフラーなどがテーブルの上に残っていないか、テーブルの下に落ちていないか入念に確認してください。
忘年会の幹事がやることまとめ【翌日以降】
ここでは、忘年会の翌日以降にやるべき幹事の仕事をまとめています。最後の最後までスマートに幹事を務められるよう、しっかりとチェックしましょう。
関係者にお礼のメールを送る
忘年会の翌日から3日以内に、関係者にお礼のメールを送ります。お礼メールの対象者は下記の通りです。
・挨拶をしてくれた上司
・寸志（ご厚志）をくれた上司や
・寸志（ご芳志）をくれた取引先
対象者ごとに一般的なメール例文を紹介しますので、参考にしてください。
◆挨拶をしてくれた上司へのお礼メール
〇〇部長
お疲れ様です。
先日は忘年会にご参加いただき、ありがとうございました。
また、乾杯のご挨拶もいただき、重ねて御礼申し上げます。
今年も残りわずかですが、よい状況で1年を締めくくる所存です。
来年も〇〇部を奮い立たせるご指導をよろしくお願いいたします。
◆寸志をくれた上司へのお礼メール
〇〇常務
お疲れ様です。
先日は忘年会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
また、ご厚志まで頂戴し、重ねて御礼申し上げます。
お蔭様で部署の垣根を超えた有意義な親睦の場となりました。
来年も社員の意欲向上のため熱いご指導を何卒よろしくお願いいたします。
◆寸志をくれた取引先へのお礼メール
〇〇課長
いつもお世話になっております。
先日は、弊社の忘年会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
また、ご芳志まで頂戴し、ご厚誼のほど重ねてお礼申し上げます。
〇〇課長の業界話は大変興味深く勉強になりました。
今後も弊社への変わらぬお力添えを賜りますようお願い申し上げます。
本来、ご挨拶に伺うべきところではございますが、まずは取り急ぎメールにてお礼を申し上申し上げる次第です。
株式会社〇〇 □□□□（幹事名）
参加者へ会計報告をする
忘年会の参加者に明朗会計を伝えるため、会計報告をしましょう。一般的な項目を挙げますので、報告書の作成にご活用ください。
◆会計報告の例
・徴収総額……参加費と追加徴収分の内訳など
・支出項目……料理の値段や会場使用料、余興の備品など
・支出総額……会場や買い出し先への支出合計
・差引残高……別の行事への繰り越しや参加者への返金などに充てる
・返金の額……返金する場合の根拠となる計算式など
対象者に必要な清算をする
追加徴収や余剰金の返金、未払いの釣り銭など対象者への清算をします。お金のやり取りで連携ミスや管理漏れを防ぐため、参加者リストを活用して正確な情報をチームで共有しましょう。
ミスの無いようにExcel等で参加者リストを作成して漏れなく管理しておきましょう！
忘年会の幹事になったら『やるべき仕事』をまとめよう
忘年会の幹事になったら、何をすればいいのか不安になったり、仕事の多さに圧倒されたりするかもしれません。ですが、最初にやるべきことをまとめておけば、着々と段取りが進みます。
ひとりですべての仕事をこなそうとせず、何人かでチームを作り、役割分担をして仕事の負担も減らしましょう。本記事のまとめをご活用いただければ、きっと、スムーズに準備が整い、最後まで手抜かりなく幹事の役目をまっとうできるでしょう。
ぜひ、本記事をご活用いただき、来る忘年会を盛り上げて成功させてくださいね！