周年パーティや創立記念パーティに招待されたら失礼のない返信で対応したいですよね。
たとえば「出席か欠席か」をシンプルに返せばいいのか、出欠の返事のほかに「メッセージを添えるべきか」など気になることもあるのではないでしょうか。
本記事では、周年・創立記念パーティの招待状に対する好ましいマナーや出席・欠席のケース別で返信メール例文を紹介します。
主催者に返信ハガキを送る場合の書き方マナーや欠席の場合の好ましい対応についても解説しますので、ぜひ、ご活用ください。
周年・創立記念パーティの招待状に返信するときのマナー
ここでは、周年・創立記念パーティの招待状に返信するときの基本的なマナーを紹介します。
- 返信は期日までの早い時期に送る
- 出欠に関わらずお祝いの言葉を添える
- 欠席するならお詫びの気持ちを伝える
- メール返信は「Re:」と宛名を忘れずに
それぞれ詳しく見ていきましょう。
返信は期日までの早い時期に送る
主催者側の準備に配慮し、出欠の返事は可能なら2～3日以内、できれば1週間以内には対応しましょう。
もし、スケジュール調整に時間がかかるとしても期日を守り、とくに期日がなくてもパーティの1か月前には知らせるようにするのがマナーです。
出欠に関わらずお祝いの言葉を添える
周年・創立記念パーティはお祝い事ですから、出欠に関わらず返信にはお祝いメッセージを添えましょう。
また、招待へのお礼、主催者企業の実績を称える文言、ますますの発展を祈念する一文などで構成するとビジネスマナーをふまえた理想的な返信になります。
欠席するならお詫びの気持ちを伝える
もし、欠席の返事をするのであれば、ただ返信メールや返信ハガキを送るだけではなく、事前にお詫びの電話を入れたり、お詫びの言葉を返信に添えたりなどしましょう。
周年・創立記念パーティに出席はできなくても主催者側をお祝いすることはできますから、当日までに準備しておくと丁寧です。
メール返信は「Re:」と宛名を忘れずに
招待状メールにそのままメール返信する場合、先方にメール内容がすぐわかるよう件名の「Re:」を消さずに送ります。
本文では出欠の返事だけするのではなく、宛名から作成しましょう。
◆宛名の正しい書き方
- 会社名 / ○○株式会社 ※（株）と略さない
- 代表者名 / 代表取締役社長 ○○○○様など
- 担当者名 / 担当者の氏名を明記し「○○様」と書く
周年・創立記念パーティに出席する場合の返信メール例文
●出席の場合の基本構成
- 宛名
- 送り主
- お祝いの言葉
- 招待へのお礼
- 出席の意向
- 主催者へのメッセージ
- 今後に向けた挨拶
- 締めくくり
- 署名
【メール例文】
○○○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○様
平素よりお世話になっております。
株式会社○○○○・総務部の○○です。
このたびは貴社創立○○周年、
誠におめでとうございます。
また、創立○○周年記念パーティーへの御招待
誠にありがとうございます。
ぜひ、出席させていただきたいと存じます。
創立より築いてこられた貴社のご実績と
業界全体にもたらされた多大なご尽力に
深い敬意を払うとともに、
貴社の益々のご発展を心より祈念申し上げます。
今後とも末永いお付き合いをいただきますよう、
謹んでお願い申し上げます。
まずは略儀ながらメールにて
ご祝辞申し上げます。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
署名
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
●ポイント
先方に「出席」とわかるよう明確に記載しましょう。
周年・創立記念パーティに欠席する場合の返信メール例文
●欠席の場合の基本構成
- 宛名
- 送り主
- お祝いの言葉
- 招待へのお礼
- 欠席の意向
- お詫びの言葉
- 主催者へのメッセージ
- 今後に向けた挨拶
- 締めくくり
- 署名
【メール例文】
○○○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○様
平素よりお世話になっております。
株式会社○○○○・総務部の○○です。
このたびは貴社創立○○周年、
誠におめでとうございます。
また、創立○○周年記念パーティーへの御招待
誠にありがとうございます。
お祝いに駆けつけたいところではありますが、
あいにく海外出張と重なっており出席がかないそうにありません。
せっかく御招待いただいたもかかわらず、大変申し訳ございません。
このたびの創立記念パーティーがご盛会となりますよう、
心より祈念申し上げます。
長い歴史の中に積まれた貴社のご実績と
業界全体への貢献となる多大な成果には
深い敬意を払うとともに、
貴社の益々のご発展を心よりご期待申し上げます。
今後とも末永いお付き合いをいただきますよう、
謹んでお願い申し上げます。
まずは略儀ながらメールにて
ご祝辞申し上げます。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
署名
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
●ポイント
はっきり「欠席」と表現するより、「出席がかないそうにありません」とする方がやわらかい印象になります。
周年・創立記念パーティの招待状に返信ハガキを出すとき
もし、招待状に返信ハガキが同封されていたら出欠の返事として正しい書き方で対応しましょう。
◆表書きの書き方
宛先に「行」とあるものを斜め二重線で訂正し、会社や部署充てなら「御中」を、担当者個人に充てる場合は「様」を左横に書き足します。
◆裏書きの書き方（出席の場合）
「ご出席」の「ご」を斜め二重線で消し、「ご欠席」は縦二重線で消します。
「ご住所」の「ご」も斜め二重線で消し、「ご芳名」の「ご芳」は縦二重線で消します。
余白には「お祝い」「お礼」「参加の意向」をメッセージにして伝えると丁寧です。
◆裏書きの書き方（欠席の場合）
「ご出席」を縦二重線で消し、「ご欠席」の「ご」を斜め二重線で消します。
「ご住所」の「ご」も斜め二重線で消し、「ご芳名」の「ご芳」は縦二重線で消します。
余白には「お祝い」「お礼」「欠席の意向」をメッセージにして伝えると丁寧です。
周年・創立記念パーティに欠席する場合の好ましいマナー
周年・創立記念パーティに欠席する場合は、主催者にお祝いの気持ちを届けるのもマナーです。
一般的には、祝電やお花でお祝いする方法があります。
- パーティ前日までに祝電を送っておく
- パーティ当日お花を会場に贈っておく
それぞれポイントを見ていきましょう。
パーティ前日までに祝電を送っておく
祝電を送っておくとパーティで紹介されますから主催者にとっては喜ばしいお祝いとなります。
パーティ当日に祝電が届くと準備や受付で忙しい主催者側に手間をかけてしまうため、できるだけ前日までに主催者企業に届けておくのがマナーです。
インターネットには祝電を手配してくれる専用サイトがありますので、料金や到着可能日などを確認して選びましょう。
パーティ当日お花を会場に贈っておく
パーティ会場を華やかに彩るお花は周年・創立記念のお祝いとしてもぴったり。
お花はパーティ会場に直接届けてかまいませんが、設置可能なサイズや搬入方法、受け取り可能時間など会場によって異なりますから、必ず事前に確認しておき当日の開場前に届くよう手配しましょう。
お花の種類は受付カウンターに置くならアレンジメントフラワー、会場の入口付近に飾るなら大きめのフラワースタンドなどありますので予算やサイズ感に合わせて選ぶのもポイント。
主催者側に贈り主がわかるよう発注業者や会場スタッフにも伝達をお願いしておきましょう。
周年・創立記念パーティへの返信はマナーに沿って対応を
周年・創立記念パーティの招待状を受け取ったら、返信メールであっても返信ハガキであってもマナーに沿って対応しましょう。
- 返信は期日までの早い時期に送る。
- 出欠に関わらずお祝いの言葉を添える。
- 欠席するならお詫びの気持ちを伝える。
パーティには欠席の場合でもお祝いはできますから、主催者企業に祝電を送ったり、パーティ会場にお花を贈ったりなどして周年・創立記念への祝意を伝えましょう。
返信メールは文例を、返信ハガキは書き方例を参考にして、ぜひ、ふさわしいマナーで招待状への出欠対応に活用してくださいね。