団体での宴会が決まったらお店の予約をしますが、初めて幹事をする場合は不安ですよね。
予約の時期や方法、確認事項など気になることがたくさんあるのではないでしょうか。
「団体の宴会予約は何日前にするもの？」
「団体の宴会予約の方法や確認すべきことは？」
「団体の宴会予約で気をつけたいことは？」
このような、団体の宴会予約に関する疑問や課題を本記事で解決しましょう！
- 団体の宴会予約のタイミングと必要事項
- 団体宴会の予約方法と確認事項・予約例文
- 団体の宴会予約における会場選びのポイント
ぜひ、本記事をご活用いただき、これからの準備にお役立てください！
団体の宴会予約は何日前に？
団体の宴会予約のタイミングは、人数や時期によっても異なりますので、それぞれの目安を確認しておきましょう。
人数別の目安
└2週間前
└1か月前
└2～3か月前
└3か月前
お店の規模や席レイアウトによっても空き状況は異なりますが、大人数になるほど早めに予約するのが得策です。
団体の場合、お店の選択肢もしぼられてくるため、20名以上での宴会であれば2～3か月前には予約しておきましょう。
時期別の目安
└2週間～1か月前
└1～2か月前
└遅くても1～2か月前
└遅くても3か月前
宴会の日程によっても予約しておきたい時期は異なります。
たとえば忘新年会や歓送迎会といった宴会シーズンは予約が埋まりやすくなるため、できるだけ3か月前までの早いタイミングで予約をするようにしましょう。
団体宴会予約の方法は3つ
ここでは、団体で宴会予約をするときの方法を紹介します。
- 電話予約
- ネット予約
- お店予約
それぞれのポイントを確認していきましょう。
電話予約
電話予約は、お店の人と直接話せるため、いろいろと質問したいときにおすすめです。
メリット
- ◎気になることが質問できる
- ◎メニューの詳細が確認できる
- ◎サプライズ対応などを相談できる
デメリット
- ●営業日時に合わせないといけない
- ●忙しい時間帯はつながりにくい
- ●聞き間違いで予約ミスが起きることも
特に団体のような大人数での宴会では、料理内容や席レイアウト、利用規約などを確認しながらの予約ができるので準備もスムーズです。
お店に電話予約をする場合は、できるだけ忙しい時間帯を避けるためランチタイム終了直前やディナータイム開始直前などの時間帯を狙うようにしましょう。
ネット予約
お店の公式ホームページやレストラン予約サイト、会場検索サイトなどからでも宴会予約はできます。
メリット
- ◎リアルタイムで空き状況がわかる
- ◎予約内容が記録として残される
- ◎お得な特典やポイント付与があることも
デメリット
- ●当日や前日など直前に予約しづらい
- ●わからないことを質問できない
- ●ネットリテラシーが必要となる
ネット予約では、宴会プランのほか、飲み放題や個室確約、○時間滞在可といった条件・特典から選べるのもメリットです。
一般的には予約可能な日時や席しか予約できないようになっていますが、もし予約不可の場合はお店に直接確認してもよいでしょう。
ネット予約では、お店やサイトからの確認メールを受けたり承認したりすることで「完了」となりますので、予約ボタンを押しただけで終了としないよう注意しましょう。
お店予約
お店予約は、店舗に直接出向いて予約をする方法です。
メリット
- ◎気になることが質問できる
- ◎メニューの詳細が確認できる
- ◎サプライズ対応などを相談できる
デメリット
- ●営業日時に合わせないといけない
- ●忙しい時間帯は対応がむずかしい
- ●現地まで出向かなくてはいけない
大人数での団体予約では、会場レイアウトの確認や料金プランの相談などで現地を訪れることがあるためです。
お店のスタッフと直接話をすることで割引や特典、条件の変更などに対応してもらえることがありますので、いくつかの店舗を比較検討している場合は有効な方法といえるでしょう。
お店で直接予約をする場合は、前もってランチタイム終了直前やディナータイム開始直前などの時間帯に電話をかけ、いつ出向いたらいいかを確認してからにしましょう。
団体宴会予約での必要項目
団体での宴会予約をするときは、お店に必要な情報を伝えて予約をスムーズに行いましょう。
○人数
○目的
お店によって席のレイアウトや貸切の可不可といった条件が異なるため、予約が受けられるかの判断基準にしてもらうためです。
どの方法で予約する場合でも、まずは宴会の日時と人数、目的を明確にしてからにしましょう。
団体宴会予約での確認事項
団体の宴会予約で失敗しないよう、ここでは予約前の確認事項をチェックしましょう！
- ●宴会プラン
- ●利用規約
- ●アクセス
- ●施設設備
それぞれのポイントを紹介します。
宴会プラン
宴会で出す料理や飲み物については、お得なプランを利用するのがおすすめ。
予約時に宴会プランをオーダーしておくと当日の段取りがスムーズですし、単品注文するより割安になることがあります。
宴会プランのポイント
- 取り分け「なし」がいいならコースが◎
- 各自が好きなものを選べるのは大皿料理◎
- 鍋料理は1人前サイズの自分専用がよい◎
- 焼肉などの単一料理は参加者の好みに合わせて
- 郷土料理やアジアンフードなどは苦手な人がいないか
- 飲み放題はノンアルの数や種類にも気を配ること
- 早期割引や団体割引などの特典があると嬉しい
- 消費税込みか消費税抜きかで会費とズレないように
利用規約
お店によって利用規約が異なるため、お金のトラブルや当日のハプニングを防ぐためにも、しっかりと確認しておきましょう。
利用規約のポイント
- 最低保証料金（参加人数に関わらず発生する料金）の有無や金額
- 仮予約ができるか、その場合のキャンセル期日はいつか
- キャンセル可能期日やキャンセル料金などのキャンセルポリシー
- 利用時間の延長は可能か、その場合の延長料金はいくらか
- 会場準備や受付による利用時間前の入場や使用は可能か
アクセス
宴会の参加者に負担をかけないよう、お店までのアクセスにも着目しましょう。
アクセスのポイント
- 職場や最寄り駅、集合場所から徒歩で行ける距離か
- 場合によっては送迎バスなどが利用できるか
- 天候が不安定な時期は駅直結・地下直結も◎
施設設備
宴会で参加者が快適に過ごせるよう、また、当日の進行がスムーズになるよう、施設設備も把握しておきましょう。
施設設備のポイント
- 個室や貸切など宴会に合わせた対応はどうか
- マイクやスクリーンなど必要な機材はあるか
- 会場のレイアウトはどうか、変更もできるか
- 禁煙・喫煙への対応はどうなっているのか
- 車椅子の利用者がいる場合の対応は可能なのか
- 子供の同伴がある場合、何歳から入店可能で子供用設備もあるのか
- 個室が座敷の場合、靴の着脱や正座など参加者の負担にならないか
尚、宴会の席次マナーについては関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。
お店や電話で宴会予約をするときの例文
ここでは、お店や電話で団体宴会の予約をするときに役立つ例文を紹介しますので、必要に応じてご活用ください。
基本例文
お店に宴会の日時と人数、幹事の名前と連絡先を伝えるだけの基本的な例文です。
まず、お店に電話がつながったら、予約であることを伝えます。
お店が忙しかったり、予約担当者が別にいたりする場合がありますので、そのまま予約をしてもよいか確認するようにしましょう。
あとは日時や人数、席の希望などを聞かれますので、聞かれたことに答えます。
もし、公式ホームページや予約サイトで事前に確認した上で宴会プランや部屋タイプを指定する場合は、合わせて希望を伝えましょう。
また、お互いの勘違いを防ぐため、日時のほかに曜日を伝え、「いちじ」と「しちじ」など聞き取りにくい時間は「夜」「ななじ」などと伝わりやすくするとよいでしょう。
応用例文
お店への予約の際に、関連した質問をする場合は応用例文もご参照ください。
プランについて
宴会プランを予約する場合は、プランの内容やグレード、制限時間などを確認しておきましょう。
部屋について
団体での宴会は個室や貸切に対応しているのか、その場合の仕様や利用料金について確認しておきましょう。
席について
団体宴会の場合、席数のほか、必要に応じて席タイプや席レイアウトについても確認しておきましょう。
食材について
もし、参加者の中でアレルギーや宗教などを理由にNG食材がある場合は、対応してもらえるか確認しておきましょう。
日時変更について
お店に予約してから日時変更する場合は、丁重にお詫びをした上で可能かどうかを確認しましょう。
お店とのトラブルを防ぐため、変更可能期日や仮予約可能期日についても事前に確認しておくことが大切です。
キャンセルについて
お店に予約してからキャンセルする場合は、丁重にお詫びをした上で可能かどうかを確認しましょう。
お店とのトラブルを防ぐため、キャンセル可能期日やキャンセル料金についても事前に確認しておくことが大切です。
団体宴会予約における会場選びのポイント
団体宴会といっても、いろいろな目的やテーマがあります。
ここでは、よくある宴会にふさわしい会場を一例として紹介しますので、これからの会場選びにご活用ください。
→カジュアルな宴会なら居酒屋、余興重視のイベントなら中堅ホテルの宴会場も◎
→カジュアルな飲み会なら居酒屋、賀詞交歓会などフォーマルなものはホテル宴会場が◎
→居酒屋やレストラン、ホテルなどフォーマル度に合わせ、挨拶に使うマイクもあると◎
→周囲を気にせず盛り上がれる個室や貸切に対応した会場でプログラムに合わせた設備も必須◎
→やや高級感のあるレストランやホテル、パーティースペースなどで設備はプログラムに合わせて◎
尚、宴会の幹事さんに役立つ関連記事もありますので、よければ合わせてご参照ください。
団体の宴会予約におすすめな会場
ここでは、団体での宴会におすすめな会場を紹介しますので、これからの予約にお役立てください。
- ●居酒屋
- ●レストラン
- ●ホテル
- ●レンタルスペース
- ●結婚式場
- ●クルーズ船
それぞれの特徴やおすすめポイントを確認していきましょう。
居酒屋
カジュアルな宴会におすすめなのが居酒屋。
お店の規模も幅広いため、参加人数に合わせて選べるのも強みです。
～おすすめポイント～
・定番、創作系、チェーン店などのジャンルから選べる。
・料理＆ドリンクがプラン化されている場合は予算が立てやすい。
・お店によっては音響や映像などに必要な機材が完備されている。
・主要駅周辺や繁華街などアクセス至便な店舗が多い。
＊服装やマナーを気にせずカジュアルに楽しみたい。
＊余興よりも飲食やコミュニケーションを中心にしたい。
レストラン
居酒屋よりフォーマルに、ホテルよりカジュアルに過ごすならレストランがおすすめ。
お店によってグレードに差があるため、予算に合わせて選べます。
～おすすめポイント～
・和洋中、アジアンなど好みのジャンルから選べる。
・少人数グループから大人数の団体まで人数に合わせた選択肢がある。
・料理＆ドリンクがプラン化されている場合は予算が立てやすい。
・お店によっては音響や映像などに必要な機材が完備されている。
＊お店に合わせた服装やマナーでフォーマル度を調整したい。
＊余興よりも飲食やコミュニケーションを中心にしたい。
■たとえばこちらの会場｜RISTORANTE E’VOLTA -il cielo- 銀座プレミア店
アクセス：東京メトロ銀座線「銀座駅」より徒歩7分、「新橋駅」より徒歩4分
ホテル
少人数でのグループ宴会から大人数での団体宴会まで対応可能なホテル。
ホテルに併設されたレストランの個室ほか、人数に合わせて予約できる宴会場も完備されています。
～おすすめポイント～
・接客サービスや料理の味が一定は保証される。
・駅に近い場所に多く、駅から離れていれば送迎可の場合もある。
・予算の相談や席レイアウトなど、柔軟に対応してくれる。
・音響や映像などに必要な機材が基本的に完備されている。
＊大切なゲストを招いて行うフォーマルな宴会。
＊余興や出し物などでプログラムを盛り上げたい。
■たとえばこちらの会場｜品川プリンスホテル
アクセス：新幹線/JR線/京急線「品川駅」より徒歩2分
レンタルスペース
カジュアルかつアットホームな宴会にしたいならレンタルスペースがおすすめ。
キャパやインテリアは店舗によって多種多様なので、人数や参加者層、宴会テーマに合わせて選べます。
～おすすめポイント～
・音響や映像などに必要な機材が完備されている。
・基本的に貸切なのでプライベート性が確保される。
・生演奏や合唱など余興のクオリティにこだわれる。
・お店ごとに飲食をプランやケータリングなどから選べる。
＊余興や出し物などのエンタメ性を重視して楽しみたい。
＊飲食に加え、独自のイベント性にこだわって開催したい。
■たとえばこちらの会場｜ニホンバシ イチノイチノイチ
アクセス：地下鉄「日本橋駅」より徒歩1分
結婚式場
結婚式の繁忙期である「春（3～5月）」「秋（9～11月）」でないなら結婚式場での宴会もおすすめ。
ホテルにない華やかさやプライベート感が楽しめる会場なので、フォーマル度やイベント性にこだわる宴会にもぴったりです。
～おすすめポイント～
・接客サービスや料理の味が一定は保証される。
・外観や施設内から見える景観の美しさが魅力。
・最寄り駅から離れていれば送迎可の場合もある。
・ある程度なら予算に応じた料理や飲み物に対応してくれる。
・音響や映像などに必要な機材が完備されている。
＊交流をメインにしたフォーマルなパーティー。
＊余興や出し物などのプログラムにもこだわりたい。
■たとえばこちらの会場｜バトゥール東京
アクセス：JR各線「新宿駅」東口/西武新宿線「西武新宿駅」より徒歩10分
クルーズ船
たとえば、周年記念や節目の同窓会、祝賀イベントなど特別な宴会におすすめなのが豪華なクルーズ船。
納涼会や暑気払いイベントなど夏の宴会を風情たっぷりに楽しむなら、伝統的な屋形船も選択肢となります。
～おすすめポイント～
・団体利用の場合は条件に見合っていれば貸切にできる。
・場合によっては音響や映像などに必要な機材が完備されている。
・料理＆ドリンクがプラン化されている場合は予算が立てやすい。
＊イベント性にこだわった交流会やパーティー。
＊余興よりも飲食とコミュニケーションを中心にしたい。
■たとえばこちらの会場｜Luxe Cruise
アクセス：ゆりかもめ「竹芝駅」より徒歩2分、JR「浜松町駅」より徒歩8分
まとめ
団体宴会予約のタイミングは、参加人数や時期を目安にしましょう。
人数別の目安
- ○10名程度→2週間前
- ○15名程度→1か月前
- ○20名以上→2～3か月前
- ○30名以上→3か月前
宴会の規模が大人数になるほど早めに予約するのが得策です。
時期別の目安
- ○平日→2週間～1か月前
- ○一般的な週末→1～2か月前
- ○3連休以上の週末→遅くても1～2か月前
- ○繁忙期（年末年始・お盆など）→遅くても3か月前
特に、忘新年会や歓送迎会といった宴会シーズンは予約が埋まりやすくなるため、少人数グループでも大人数の団体でも2～3か月前の早いタイミングで予約をするようにしましょう。
お店に予約するときは「日時」「人数」「目的」を明確に伝えることもポイントです。
また、団体宴会を予約するときは3つの方法がありますので、それぞれの特徴やメリット・デメリットを参考にしながらニーズに合った方法で行いましょう。
- 電話予約
- ネット予約
- お店予約
さらに、団体宴会予約の前は確認事項のチェックもお忘れなく！
- ●宴会プラン
- ●利用規約
- ●アクセス
- ●施設設備
ぜひ、本記事で紹介した宴会場選びのポイントや宴会予約の際の例文、団体宴会におすすめな会場も参考にしながら、これからの準備にお役立てください。
尚、幹事様や主催者様に役立つ宴会での挨拶については関連記事がありますので、よければ合わせてご参照ください。