楽しく過ごすはずだった同窓会でトラブルが発生したら、悲しい思い出になってしまいます。
同窓会幹事を任されたら、できる限りの対策でトラブルを回避したいですよね。
「よくある同窓会トラブルとは？」
「同窓会でのトラブルは防げる？」
「幹事にできるトラブル対策は？」
このような同窓会のトラブルにまつわる疑問や課題を本記事で解決しましょう！
◆この記事でわかること
- 同窓会におけるトラブルの実例
- 同窓会で失敗しないためのトラブル対策
ぜひ、本記事をご活用いただき、これからの準備や当日の進行にお役立てください！
同窓会でのトラブルにはどんなものが？
旧友との再会で盛り上がるはずの同窓会が、思わぬトラブルで台無しになることがあります。
また、旧友との再会をきっかけに、同窓会後に思いがけないトラブルが発生したというケースもあります。
同窓会でのトラブルは、お店との揉め事から金銭トラブルまで幅広くありますので、しっかり対策していきましょう。
同窓会で失敗しないためのトラブル対策
同窓会でのトラブルは、幹事であっても参加者であっても無関係とはいえません。
ここでは、よくある同窓会のトラブルと対策をまとめていますので、企画の段階から参考にしていきましょう。
- ●お店とのトラブル対策
- ●キャンセルへのトラブル対策
- ●参加費のトラブル対策
- ●人間関係のトラブル対策
- ●飲み過ぎでのトラブル対策
- ●事前共有のトラブル対策
- ●当日運営のトラブル対策
- ●事後対応のトラブル対策
- ●幹事負担のトラブル対策
それぞれの具体例やトラブル対策について解説します。
お店とのトラブル対策
ここでは、お店とのトラブル事例と対策を挙げていきます。
予約内容と実際のサービス内容の不一致
料理の内容や提供方法、飲み放題のメニュー、ラストオーダーのタイミング、座席のレイアウト、部屋タイプなどが予約時に認識していた内容と違っていた。
予約サイトや公式HPの情報だけを見て会場を選ばず、お店の人と直接会うか電話をかけて詳細を確認しましょう。
予約時に把握していなかった追加料金の請求
参加人数の変更や会場利用時間の超過、コース以外の注文などによって会計のときに予定外の追加料金を請求された。
お店のキャンセルポリシーをチェックしたり、お店の人に予算の内訳やコースの内容を確認したりしておきましょう。
スタッフの接客態度や会計時の対応への不満
お店のスタッフの接客態度が横柄だった。また、会計のときに明細や領収書を発行してもらえなかった。
お店の評判はSNSや口コミサイトを参考にしましょう。会計時に必要なものがもらえるよう、予約前に要望を伝えておくとよいでしょう。
キャンセルへのトラブル対策
ここでは、キャンセルへのトラブル事例と対策を挙げていきます。
前日までの直前キャンセル
参加者からの直前キャンセルで、お店との調整やキャンセル料金が発生した。
・キャンセル料の有無を案内状に明記しておく。
・キャンセル対応の期限を事前に周知しておく。
・徴収済みの会費の扱い（返金の可否）を周知しておく。
当日のドタキャン
参加者からの当日キャンセルで、飲食代が無駄になり不足金の負担が発生した。
・料理の調整が可能なお店を選ぶ。
・当日キャンセルでも費用が発生する旨を事前に案内しておく。
・キャンセルがあった場合の予備費を会費に含めるなどのルールを決めておく。
参加費のトラブル対策
ここでは、参加費にまつわるトラブル事例と対策を挙げていきます。
支払い方法の不備
参加者の一部がキャッシュレス決済を予定していたため、現地での現金回収ができず、会費の徴収が翌日以降になってしまった。
・事前の銀行振込制にする。
・当日徴収は現金のみと案内しておく。
会費の内訳が不明瞭
参加者から「飲食代以外の費用がわからない」「パーティーの質が会費に見合っていない」などの不満が出た。
案内状に会費の内訳を記載した上で、参加者から理解を得るようにしましょう。
人間関係のトラブル対策
ここでは、人間関係にまつわるトラブル事例と対策を挙げていきます。
お金の貸し借り
同窓会の後、旧友からの連絡で「お金を貸してと頼まれた」「お金を貸したら連絡がつかなくなった」などのトラブルが発生。
あえて同窓会の締めくくりの挨拶で「お金を貸したり借りたりしちゃいけませんよ。金の切れ目が縁の切れ目になりますからね。」などと冗談めかしてインフォメーションしておきましょう。完全に防げないとしても、ある程度の抑止や注意喚起にはなるでしょう。
ビジネスの勧誘
同窓会で、旧友から「いい儲け話がある」「投資に興味はあるか」「一緒に○○しないか」などと勧誘を受けた。
あえて同窓会の開会の挨拶で「同窓会は旧交を温める場ですから、仕事のことは忘れて楽しみましょう。ビジネスの話や投資話を持ちかけないようにしてくださいね。」などと冗談めかしてインフォメーションしておきましょう。完全に防げるわけではありませんが、抑止や注意喚起にはなるでしょう。
既婚者の恋愛
既婚者である旧友との再会で意気投合し、同窓会後も連絡を取り合っていたら不倫に発展してしまった。
あえて同窓会の締めくくりの挨拶で「どんなに素敵な旧友と再会したとしても、既婚者の方は家庭優先で日常に戻ってくださいね。」などと冗談めかしてインフォメーションしておきましょう。完全に防げるわけではありませんが、ちょっとした抑止にはなるでしょう。
飲み過ぎでのトラブル対策
ここでは、お酒の飲み過ぎが招くトラブル事例と対策を紹介します。
泥酔した参加者によるトラブル
たとえば、「グラスや食器を誤って破損してしまった」「酔っぱらった参加者同士がケンカを始めた」「飲み過ぎた参加者の体調が悪くなった」などのトラブルが発生。
・未成年者の飲酒は厳禁（リストバンドを付けるなど）。
・飲み放題のペース配分に注意する（幹事からうながす）。
・泥酔者への対応係を決めておく（移動補助・タクシー手配など）。
・飲み過ぎ傾向の参加者に水を飲ませたり、席移動させたりする。
事前共有のトラブル対策
ここでは、事前共有にまつわるトラブル事例と対策を紹介します。
案内と情報収集の不備
案内状の記載内容が不十分だったため、会場や参加者に迷惑をかけてしまった。
・案内状には開催日時ほか、会費、服装、持ち物など詳細を記載する。
・参加者の遅刻に備えて会場の地図を添付し、緊急連絡先を明記しておく。
・食品アレルギーや持病などがある場合は事前に申告してもらう。
当日運営のトラブル対策
ここでは、当日運営にまつわるトラブル事例と対策を紹介します。
準備と役割分担の不備
当日の流れや役割分担が明確でなかったため、運営がバタバタしてしまった。
・進行表や台本を作成した上でリハーサルをしておく。
・受付、司会、機材スタッフなどの仕事を分担する。
・受付で喫煙所やトイレの位置をアナウンスする。
・機材の動作やオペレーションを確認しておく。
・タイムスケジュールを決めて当日の進行に活用する。
事後対応のトラブル対策
ここでは、事後対応にまつわるトラブル事例と対策を挙げていきます。
不明朗な会計
参加者に「同窓会の収支はどうなの？」「飲食代以外の費用は？」などと会計について不信感があった。
会計時に明細や領収書を受け取り、参加者に収支報告をしましょう。また、予算が余りそうな場合は全員分で割って返金するか、デザートなどを追加注文してシェアするようにしましょう。
欠席者への配慮
同窓会の案内を受けたが参加できなかった、あるいは参加予定だったが欠席してしまったという同窓生への対応が不十分だった。
・参加できなかった人にも報告や写真共有をする。
・会費徴収となった人には収支報告も合わせて行う。
・体調や身内の不幸があった人には丁寧に連絡をする。
幹事負担のトラブル対策
ここでは、幹事負担にまつわるトラブル事例と対策を紹介します。
幹事のミスやハプニング
当日までの準備や当日の進行において、「まさか」「こんなはずじゃ」といったミスやハプニングが発生。
・参加人数に応じて複数人の幹事を立てる。
・幹事の仕事を事前に分担しておく。
・会場の下見や設備の確認などをしておく。
・運営側で打ち合わせやリハーサルをしておく。
同窓会におけるトラブル対策として、幹事代行会社に任せるのもひとつの方法です。
同窓会のトラブルはさまざまですが、幹事の仕事をプロに任せることで減らせるトラブルもあります。
幹事代行会社を利用するメリット・デメリットも紹介しますので、必要に応じてご検討ください。
幹事を代行会社を利用するメリット
◎同窓生同士で揉めない
◎急なトラブルへの対応力
◎トラブルの予測と回避
◎参加費徴収の公平性
◎参加費管理の透明性
◎企画力や演出力の高さ
◎連絡や出欠管理の効率化
幹事代行会社を利用するデメリット
●当事者意識の低下
●企画の自由度が低い
たしかに代行費用がかかるデメリットはありますが、同窓生だけで運営する場合と変わらない会費で依頼できる代行会社もあります。
また、プラン内容が決まっているため企画の自由度が下がるものの、プロによるプロデュースで一定のクオリティが保たれるのは幹事さんの労力や時間的負担の軽減になるのではないでしょうか。
幹事代行会社を選ぶポイント
同窓会のトラブル対策に幹事代行を活用するときのチェックポイントはこちらです。
- 会費やオプションなどの料金システム
- 同窓会を盛り上げる演出やプラン内容
- 開催実績や口コミ評判などの信頼度
以上のポイントを参考に、それぞれの代行会社の特徴や強みを比較しながらご検討ください。
まとめ
同窓会でのトラブルには、お店との揉め事から金銭トラブルまで幅広くありますので、実例を参考にしながら対策していきましょう。
本記事では、同窓会で失敗しないための具体的なトラブル対策について解説しました。
幹事代行会社を利用する場合はメリット・デメリットを参考にしながら、参加人数やニーズに合わせてご検討ください。
尚、同窓会幹事さんの仕事については関連記事がありますので、よければ合わせてお読みください。