同窓会の案内状を受け取ってから返送する返信はがき、同窓会の案内状とともに送付する返信用はがき。
どちらの「返信はがき」も、「書き方」や「作り方」がわからないと投函できませんよね。
本記事では、どちらの「返信はがき」にも対応できるよう図解や例文とともに解説しますので、ぜひ、お役立てくださいね！
同窓会の「返信はがき」はどう書くの？
同窓会の返信はがきは「案内を受けたので出欠の返事をするために書く」or「案内状とともに先方の出欠を確認するために作る」と、立場によって必要な作業が違います。
本記事では返信はがきを「返送する方」にも返信用はがきを「作成する方」にも役立つよう、図解や例文と合わせて詳しく紹介していますので、あてはまる項目を参考にしてくださいね！
■案内を受けた方は【例文付き】同窓会の返信はがきの「書き方」
■案内状を送る方は【例文付き】同窓会の返信はがきの「作り方」
【例文付き】同窓会の返信はがきの「書き方」
同窓会の案内状を受け取り、「出席」か「欠席」を伝えるための返信はがきを書くのであれば図解も参考にしながらご作成ください。
返信はがきの書き方
・「出席」か「欠席」の欄は、どちらかを選び「ご」や「御」を外して〇で囲みます。
・「出席」「欠席」の選ばなかった方と「ご」や「御」を2重線で消します。
・「お名前」「ご住所」「御名前」「御芳名」は「ご」「御」「お」「御芳」を2重線で消します。
※1文字の場合は「斜線」で、2文字以上の場合は「横線」で消しましょう。
・出席の場合、「いたします」「させていただきます」と添えると、より丁寧です。
・欠席の場合、「いたします」「させていただきます」に加え、欠席理由を添えると、より丁寧です。
出欠の返信に使える例文
同窓会案内への返信を丁寧な印象にするため、ここでは「出席」と「欠席」にわけて例文を紹介します。
たとえ交流のなかった相手でも同窓生への「返信」ですから、ふさわしいマナーはもちろん、余白にメッセージを添えるなど、あたたかい心づかいも忘れないようにしましょう。
出席の場合
欠席の場合
【例文付き】同窓会の返信はがきの「作り方」
同窓会の案内状に「出席」か「欠席」を確認するための返信はがきを作成するのであれば図解も参考にしながらご作成ください。
返信はがきの作り方
ここからは同窓会の案内を「案内状+返信用はがき」か「案内状を含めた往復はがき」で送付するときの作り方を解説します。
案内状に「返信用はがき」を同封する場合
書面の案内状に返信用はがきを同封する場合は、普通の郵便はがきを用意します。
・宛名に「様」の敬称は入れず、「行」または「宛」と書き添えます。
・返信の文面には出欠や連絡先などを先方が記載できるようにします。
・先方の名前欄に「旧姓」も書けるようにしておけば管理に便利です。
・文面は先方に手間をかけないようシンプルなものにしておきましょう。
案内状を「往復はがき」にして送付する場合（表面）
往復はがきの「表面」は往信の宛名面と返信の文面で構成されます。
・返信の文面には出欠や連絡先などを先方が記載できるようにします。
・先方の名前欄に「旧姓」も書けるようにしておけば管理に便利です。
・文面は先方に手間をかけないようシンプルなものにしておきましょう。
案内状を「往復はがき」にして送付する場合（裏面）
往復はがきの「裏面」は返信の宛名面と往信の文面で構成されます。
・宛名に「様」の敬称は入れず、「行」または「宛」と書き添えます。
・往信の文面には「挨拶文」「案内文」「詳細」「返信期日」「送り主の連絡先」を記載します。
・いつの同窓会の案内なのかわかるよう「学校名」や「卒業年度」をタイトルにしましょう。
「はがき」で出欠返信を依頼するとき、個人情報を隠すための保護シールがあると安心です。ただ、保護シールが対応できる用紙には厳密な規定がありますので、郵便局やラベル業者などに確認するようにしましょう。
同窓会の案内に役立つ例文
同窓会の案内状がスムーズに作れるよう、ここでは3つのパターンで例文を紹介します。
- ●基本的な例文
- ●カジュアルな例文
- ●かしこまった例文
同窓会の案内には以下のような項目で構成しながらまとめましょう。
・卒業年度、第◯期生
・挨拶文
・案内文
・詳細（日時・会場・会費・支払い方法など）
・先生の名前（案内時に出席が決まっている場合）
・出欠の返信期限
・出欠の返信方法（期日、宛先、方法など）
・代表者名（幹事、発起人、差出人など）
・運営者一同の名前（幹事、発起人など）
・問い合わせ先（幹事の電話番号・メールアドレスなど）
旧友に連絡するわけですから、手紙のような丁寧な文章でまとめるのも大切なポイント。同窓生の年代、同窓会の頻度やフォーマル度に合わせ、わかりやすく情報を伝えつつ出席につながる呼びかけもしていきましょう。
基本的な例文
拝啓 ○○の候 皆様お変わりなく元気にお過ごしのことと思います。
さて、このたび下記の通り同窓会を開催するはこびとなりました。
何かとご多忙ではありましょうが、お時間の許す限りご出席いただけますと幸いです。
敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（受付：○時より）
会場：○○○ホテル ○○の間
場所：東京都○○区○○1-1-1（電話番号：03-0000-0000）
会費：00,000円（当日受付にて承ります）
幹事：□□/◇◇/△△
幹事連絡先：090－0000－0000（□□）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信用はがきで出欠をお知らせください。
＊出席をうながす文言を添えて締めくくる。
＊返信期日と返信方法を明記して出欠管理につなげる。
カジュアルな例文
暑中お見舞い申し上げます。
皆様、いかがお過ごしでしょうか。
私たち○○期生の卒業から早○年となります。
このたび、有志らの呼びかけで同窓会の開催が決定しました。
○○先生もご出席いただけるとのことですので、久しぶりに集まって旧交を温めましょう。
何かとご多忙かとは思いますが、ぜひ、皆様お誘い合わせの上ご出席ください。
ひとりでも多くの同窓生にお会いできるのを楽しみにしています！
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日時：○月○日（○曜日）○時～（受付：○時より）
会場：○○○ホテル ○○の間
場所：東京都○○区○○1-1-1（電話番号：03-0000-0000）
会費：00,000円（当日受付にて承ります）
幹事：□□/◇◇/△△
幹事連絡先：090－0000－0000（□□）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信用はがきで出欠をお知らせください。
＊出席をうながす文言を添えて締めくくる。
＊返信期日と返信方法を明記して出欠管理につなげる。
かしこまった例文
拝啓 ○○の候 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、○○高校 第○期生の同窓会を下記の通り同窓会を開催するはこびとなりました。
お世話になった○○先生、○○先生もご臨席いただけるとのことです。
つきましては、一人でも多くの方のご出席をお願いしたくご案内申し上げます。
敬具
記
日時：○月○日（○曜日）○時～（受付：○時より）
会場：○○○ホテル ○○の間
場所：東京都○○区○○1-1-1（電話番号：03-0000-0000）
会費：00,000円（当日受付にて承ります）
幹事：□□/◇◇/△△
幹事連絡先：090－0000－0000（□□）
※尚、準備の都合上、お手数ですが○月○日までに返信用はがきで出欠をお知らせくださいますようお願いいたします。
＊出席をうながす文言を添えて締めくくる。
＊返信期日と返信方法を明記して出欠管理につなげる。
予定している同窓会の規模や年齢層などに合わせ、ふさわしい例文をカスタマイズしながら活用してくださいね！
さらに、「ご家族の方へお願い」として、「ご一緒にお住みでない場合は本状の到着をご本人様にお伝えいただけますと幸いです。」と書き添えておくと、同窓生本人が転居している場合でも案内状が届きやすくなりますよ。
まとめ
同窓会の返信はがきは「返送する方」も「作成する方」も、ふさわしい書き方で対応しましょう。本記事では、「出欠の返事をするために書く」or「先方の出欠を確認するために作る」のどちらにも活用できるよう、図解や例文とともにポイントを紹介しました。
どちらの場合でも旧友に宛てて送付するわけですから、心を込めて丁寧に仕上げたいものです。
同窓会の「案内状」については、作成方法や例文をまとめた詳しい記事がありますので、ぜひ、合わせてお読みくださいね！