同窓会の幹事になった際、案内状を送る必要がありますが、幹事初心者の方は案内状の作成方法やおすすめの例文等、わからないことがたくさんあるのではないでしょうか。
本記事では、同窓会の案内状の作成方法から文面の例文、おすすめのデザインテンプレートサイトまでご紹介いたします。
ぜひ最後までお読みいただき、素敵な案内状作りの参考にしてくださいね。
同窓会の案内状を作る際のポイント6つ
同窓会の案内状を作る際は、ポイントを押さえて作業をすすめるとスムーズです。ここでは、特に役立つポイントを6つ紹介しますので、ご参考ください。
リストを用意する
同窓会の案内状に必要なのは、「発送先リスト」と「逝去者リスト」です。発送先リストは、同窓会名簿などをもとに作成します。
個人情報保護の問題から、同窓会名簿の発行や開示をしていない学校もあるため、現住所がわからない同窓生については、母校に問い合わせるかSNSを活用してみましょう。
逝去者リストは、亡くなった同窓生に案内状を出さないために必要です。ただ、確実な情報が得られるわけではないため、過去に届いた訃報などをさかのぼってリストアップをします。
案内状のタイプを選ぶ
案内状のタイプには、「往復ハガキ」「カード」「封書」などがあります。往復ハガキなら封筒は不要ですが、ポストカードや封書には封筒が必要です。
ただし、往復ハガキの場合は個人情報保護シールを用意しましょう。また、カードの場合は単カードか2つ折りかを選びます。
案内状に書く内容をまとめる
・学校名
・卒業年度や第◯期生など
・挨拶文と案内文
・差出人の幹事名
・幹事一同の名前
・お招きする先生の名前(作成時に分かっている場合)
・日時や会場などの詳細(下記として案内文と分けて記載)
・出欠の申請方法(いつまでに・誰に・どの方法でかを明記)
・問い合わせ先(幹事の携帯電話番号など)
同窓会に関する情報を詳しくわかりやすく記載することで、出席率を高める効果があります。ぜひ、上手くまとめて案内状を充実させてください。
デザインを考える
案内状のデザインは、文章だけのシンプルなものからイラストや画像入りのオシャレなものまでいろいろあります。また、完全オリジナルなものから、テンプレートをダウンロードしてカスタマイズするだけの便利なものまでさまざまです。
たとえば数百名規模の案内状を作成するなら、往復ハガキを使ったシンプルなものがいいでしょう。印刷業者に依頼すれば枚数が多いほど割安になることもあるので、見積りだけでも取るといいでしょう。
もし卒業〇年記念や〇歳の節目に同窓会をする場合は、イラストや画像を使って楽しげに仕上げるのもひとつ。テンプレートサイトなどを活用し、安価で個性的な案内状をつくるのもおすすめです。
先生の会費について決める
同窓会に先生を招く場合、会費の徴収に悩みますが、先生にもお願いするのが一般的です。先生は寸志を用意することが多く、事前に会費制を伝えておけば会費だけの出費ですみます。
ただ、先生の退職祝いを兼ねる場合は、対象となる先生だけ招待制にするのもひとつです。もし、招待制にしていて寸志を渡された場合は、丁重に受け取りましょう。
たとえば当日、ちょっとしたお土産を参加者に用意してもいいですし、先生に後日お返しとして寸志の半額程度のお菓子やお酒を贈ってもいいですよ。
先生宛は分けて作る
案内状は、同窓生宛と先生宛を別に作ります。先生宛の文面は、同窓生宛のものよりも丁寧にしましょう。
また、先生の退職祝いを兼ねた同窓会の場合、先生からは会費をいただかず招待という形にすることもありますので、その場合は詳細の案内も分けましょう。
同窓会の案内状に書く文面の例文9パターン
同窓会の案内状は、相手との関係性や同窓会の趣旨によって文面が変わります。ここでは、9つのパターンで使える例文を紹介しますので、ご参考ください。
基本的な例文
拝啓
〇〇の候
皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび〇〇大学〇年度卒業生同窓会を開催する運びとなりました。
お忙しことと存じますが、多数のご参加を心よりお待ちしております。
敬具
親しみのある例文
〇〇中学校〇年〇組の皆様、お久しぶりです。
卒業以来、早〇年が過ぎましたが、いかがお過ごしでしょうか？
このたび、◯歳の節目に、学年同窓会を開催することとなりました。
当日は、学生時代の思い出話に花を咲かせたり、お互いの近況を語り合ったりなどしましょう。
もちろん、お世話になった先生方にもご案内しています。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
それでは、1人でも多くの同窓生に会えることを楽しみにしています！
礼儀的で丁寧な例文
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
早いもので◯◯高等学校を卒業してから、ちょうど◯年の歳月が過ぎようとしています。
皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この節目を機に、同窓会を開催する運びとなりました。
下記にて詳細をご案内いたします。
お世話になった〇〇先生もご臨席いただけるとのことです。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
懐かしい学友と語らい、日常を忘れて楽しい時間を過ごしましょう。
敬具
成人式を記念にした例文
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯◯年に◯◯中学校を卒業した私達も、早いもので成人式を迎えました。
皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、成人となった記念として、下記の通り同窓会を開催する運びとなりました。
卒業後の積もる話や、近況などを語り合い、皆様と楽しいひと時を過ごしたいと思います。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
卒業〇周年を記念にした例文
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯◯年に◯◯学校を卒業し、私達はちょうど◯年の齢を重ねました。
そこで、この節目を記念に、下記のご案内にて同窓会を開催いたします。
当日は、学生時代に戻って昔話に花を咲かせようではありませんか。
ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますと幸いです。
敬具
先生の退職祝いを兼ねた例文
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、〇〇中学校でお世話になった〇〇先生が定年退職されることとなりました。
そこで、〇〇先生の退職のお祝いを兼ねた同窓会を開催する運びとなりました。
詳しくは、下記の通りご案内いたしております。
ご多忙中とは存じますが、〇〇先生を囲み、楽しいひと時を過ごしたいと思います。
皆様お誘い合わせの上、ぜひご出席いただけますようお願い申し上げます。
当日、お会いできるのを楽しみにしております。
敬具
先生に出す案内状の例文
拝啓 先生方におかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、私達が◯年に母校を卒業してから、早◯年が経ちました。
そこでこの度、学年同窓会を下記のご案内にて開催する運びとなりました。
ご多忙とは存じますが、私達と懐かしいひとときを過ごしていただければ幸いです。
同窓生一同、先生方のご臨席を心よりお待ちしております。
敬具
先生に会費をお願いする例文
拝啓 〇〇の候、皆様におかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、この度○○年卒業生で同窓会を開催する運びとなりました。
恩師と共に旧交を温め、懐かしいひとときを過ごせたらと思っております。
つきましては、是非とも先生方のご臨席を賜りたく存じます。
ご多忙中のこととは存じますが、ぜひご来会のほどお願い申し上げます
また、先生方に過分なお気を遣わせてしまうのは忍びないため、今回は会費制でのご案内をさせていただきました。
重ねてよろしくお願い申し上げます。
敬具
必要に応じて添えたい例文
「ご家族の皆様へ」
こちらの案内状は、卒業当時の住所をもとに送付させて頂いております。
ご本人が転居されている場合は、お手数ですがご家族様より本状到着の旨をお伝え頂ければ幸いでございます。
どうぞよろしくお願いいたします。
案内状のイラストに使えるテンプレートサイト3選
同窓会の案内状を作る際、イラストで挿絵を入れたり、背景素材の上に文章をのせたりするなら、テンプレートサイトを活用しましょう。
ここでは、無料で使えるサイトを3つご紹介します。
素材ラボ
ワンポイントのイラストから、往復ハガキの文面テンプレートまで使える素材が豊富です。トップ画面の検索窓に「同窓会」と入れると、関連する素材がすぐに見つかります。
素材を利用する場合は、会員登録をしてからダウンロードします。会員登録は無料で、メールアドレスやパスワード、ユーザー名、居住地域を入力すればOKです。
Canva
無料でアカウントを作成すると、スタイリッシュなテンプレートが無料で使えるサイトです。外国のサイトなので、テンプレートの文字は英語になっていますが、文字は自由にカスタマイズできます。
同窓会向けのものとしては、「全てのデザイン」というカテゴリにある「文書」「個人」「イベント」「ソーシャルメディア」などから選んでください。完成した案内状はそのまま印刷できますし、メールやSNSでのシェアもできます。
Officeテンプレート
トップ画面でキーワード検索をすると、季節のイベントなどに使えるテンプレートがヒットします。「同窓会のおしらせ」というテンプレートなら、ハガキだけでなくメールやSNSにも対応が可能。
ほかにも、少人数向けのアットホームなテンプレートや、画像と文章を差し替えるだけの往復ハガキ用テンプレートなどあり便利です。会員登録は不要ですが、Microsoft Officeに対応できるパソコンやソフトのインストールが必要です。
同窓会の案内状を出す際の注意点
同窓会の案内状を出す際は、いくつか注意したいことがあります。ここでは、特に大切な3つの注意点を解説しましょう。
案内状を出す時期
案内状は、同窓会の開催日より2～3カ月前には出しましょう。出欠の返事を遅くとも同窓会の1カ月前にはもらうためです。出席者の確定人数によって、料理の調整や会場の変更などの必要が出ますので、作成後は早めに発送してください。
案内状を封筒に入れるとき
案内状の入れ方に絶対的なルールはありませんが、一般的なマナーを紹介します。特に、郵送と手渡しによる違いや、案内状の形式による向きの違いに注意して入れてください。
◆郵送の場合、封筒の表(宛名を書く面)に案内状の表を合わせる。
◆手渡しの場合、封筒の裏に案内状の表を合わせる。
◆封筒と案内状は天地を揃える。※案内状が横書きの場合、書き始めの左側が天。
◆A4用紙の案内状は下から横3つ折りにし、洋形0号か長形3号の封筒に入れる。
◆切手は、宛名が横書きなら右上に、縦書きなら左上に貼る。
◆郵送の場合は糊付け後にシールを貼って送り、手渡しの場合はシールのみ貼るか貼らないで渡す。
メールで案内するケース
同窓会の案内状をメールで送ること自体はNGではありません。相手の住所がわからない場合や、ごく親しい仲間内だけで開催する場合などのケースです。
学年単位で行うような大規模の同窓会では、文書やハガキで案内するのが丁寧です。出欠についても返信ハガキで受け取る方が、正しく集計できる利点もあります。
もし、住所はわからないけれどメールアドレスはわかるという場合、メールで要件を伝え、住所を確認した上で案内状を郵送するのがいいでしょう。
まとめ
同窓会の案内状を用意する際は、ポイントを押さえ、例文を参考にして作成しましょう。イラストなどでアレンジするなら、無料で使えるテンプレートサイトも活用してください。
案内状が完成したら封筒への入れ方に注意をし、2～3カ月前を目安にして早めに郵送するか手渡しするかしましょう。親しい同級生だけが集まる少人数の会以外は、できるだけメールではなく正式な案内状を出してください。
案内状の準備は大変ですが、同窓会で恩師や友人の顔を見たら、きっと喜びの気持ちが上回るはずです。再会の日を描きながら、1人でも多くの出席者が集まるよう、素敵な案内状をつくってくださいね。